对城市园林绿化档案工作有效管理的思考

2016-11-26林绍妹

长江丛刊 2016年9期

林绍妹

对城市园林绿化档案工作有效管理的思考

林绍妹

【摘要】随着社会大众生活品质的提高，人们越来越重视生态环境的保护。而做好城市园林绿化工作，不仅能够优化城市环境，并还可以为社会大众提供一个好的生活区域，通过加强城市绿化档案管理工作，是实现绿色园林城市的关键。本文对园林绿化档案管理的重要性进行探析，对园林绿化档案管理中存在的问题进行阐述，并提出了有效解决措施，以便提高城市园林绿化档案管理水平。

【关键词】城市园林绿化档案管理

一、城市园林绿化档案的重要性

城市园林绿化档案主要详细地记录了城市绿化规划、设计、施工、管理等工作的进行，使其为城市建设、改造、发展提供重要依据。比如在旧城改造的过程中，园林绿化档案有利于在机械挖损管道的过程中，为施工人员提供参考，进而预防不必要的安全事故发生。其次，城市园林档案还有利于在树木与花卉防护的过程中，提供有用的防治措施与方法，这样不仅能够预防城市中的树木与花卉不受害虫的侵袭，并还可保障树木花卉在正常的环境中茁壮成长。再其次，在园林城市建设与规划中，参考园林绿化档案，可有效地提高绿地覆盖率。另外，城市园林绿化档案还能够为新的园林建设提供重要参考资料，进而推进城市园林建设速度。同时，还能为旅游开发提供参考。因此，重视城市园林绿化档案管理工作，才能为园林城市建设奠定坚实的基础。

二、目前城市绿化档案管理工作存在的问题

（一）建设单位缺乏园林绿化档案工作的重视

根据实际调查发现，由于建设单位太过于重视经济效益，导致在城市园林流程档案管理的工作中，没有安全专门的部门进行管理，使其也就无法明确管理人员的职责范围，导致绿化档案管理工作形同虚设。同时，在收集城市园林绿化档案资料的过程中，也无法得到全面的了解与掌握。另外，建设单位欠缺对园林流程档案的重视，还会导致城市园林绿化档案收集人员欠缺档案管理力度，使其造成园林绿化档案管理不规范的行为发生。

（二）城市园林绿化档案管理不符合标准与要求

在城市园林建设的过程中，由于有些材料没有审批与确认，促使在记录相关材料的资料过程中不是原始记录，使其造成在档案立卷填写时出现不规范行为。其次，由于建设单位对档案资料欠缺保护，长久以往就容易造成园林绿化档案资料的破损，这样就无法为后期的城市园林建设与维护提供有力依据。另外，因城市园林绿化项目施工前的建造旧貌、开工仪式、设计文件、施工过程等工作记录不符合标准与要求，使其导致城市园林绿化档案管理工作无法正常开展。

（三）建设单位不清楚园林档案管理要求

由于城市园林建设单位不清楚项目档案管理的要求，导致在编制档案资料的过程中，无法进行完善的记录，这样也就造成园林档案的可操作性不强，并造成管理工作存在松懈的状态。另外，还有部分建设单位存在园林绿化档案管理工作的滞后现象，导致档案工作要求未列入到控制管理内容中，继而也就无法对施工全过程进行合理的控制与管理，使其影响城市园林建设进程。

三、加强城市绿化档案管理的有效措施

（一）提高工程实施前资料收集的及时性

在城市园林工程项目建设之前，建设单位就应该确定分管档案工作的负责人，并协调专门或兼职档案人员与相关部门的关系，这样才能提高园林绿化档案收集的及时性。其次，在收集园林档案资料的过程中，收集人员应严格依照“一书两证一表”制度，按相关程序的进行。另外，在工程项目开工前，工程负责人应对施工流程。档案编制要求进行讲解，并要求施工单位及时收集前期文件，比如设计文件、招投标文件、开工审批文件等，这样才能在出现问题与紧急情况时，及时采取有效措施进行解决。

（二）保证城市园林工程资料的真实性

保证城市园林工程资料的真实性，才能为后期工作提供有效的参考价值。首先通过重视工程材料质量保证资料，如所需苗木、管材、电缆、灯杆、碰头等成品或半成品，都必须具备清单、检疫证明、资质证明书、检验报告、质量合格证等相关资料，这样才能实现资料的真实性与可靠性，继而保障工程施工的安全性。其次，及时完整的收集城市园林绿化工程的施工管理资料，比如设计方案、隐蔽工程记录、设计变更、洽商记录等相关资料都需进行及时的收集，这样才能保障档案的完整性与真实性。另外，加强对隐蔽工程资料的收集与记录，以便对配套绿化工程进行统一的管理，进而加强城市绿化档案管理水平。

（三）严格监督城市园林绿化工程验收关

在城市园林绿化工程竣工验收的过程中，管理人员结合检查制度、竣工验收制度对园林绿化档案进行严格监督，这样不仅有助于施工单位完成建档，并还可保证档案资料的完整性与真实性。且在监督的过程中，档案管理人员应深入现场进行指导检查，并进行调研与考察论证，这样才能为档案工作提供所需服务。