科研院所办公室开展决策支持服务的探讨

2016-11-26中国医学科学院医学生物学研究所郭映秋

办公室业务 2016年17期

文/中国医学科学院医学生物学研究所郭映秋

科研院所办公室开展决策支持服务的探讨

文/中国医学科学院医学生物学研究所郭映秋

在新的发展时期，科研院所办公室工作有了新的特点和要求。决策支持服务对于辅助领导科学决策、推动科研院所跨越式具有重要的作用，也是办公室工作价值和作用的有效体现。笔者通过分析办公室开展决策支持服务的重要性和特点，提出决策支持服务的内容和方式，初步探讨了提升决策支持服务水平的有效途径。

科研院所；办公室；决策支持；途径

作为科研院所一个重要的职能部门，办公室承担着沟通协调、承上启下、内外联系等工作职能。其中，为领导提供决策支持服务的能力和水平成为评价办公室工作的一项重要指标，也是做好新时期办公室工作的重要体现。办公室作为领导的参谋助手，为决策服务质量的优劣，对领导决策的正确性和科学性具有重要的影响。在新的发展形势下，充分认识办公室开展决策支持服务的重要性，积极探索提升服务水平的思路和方法，将有助于科研院所建立科学民主的决策机制，落实创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，提升科技创新能力，积极推动跨越式发展。

一、决策支持服务的重要性和特点

（一）决策支持服务的重要性。科研院所是国家经济发展的重要技术支持，是我国各个领域科技创新和成果转化的主力军。在2016年全国科技创新大会、两院院士大会、中国科协第九次全国代表大会上，习近平总书记强调，“科研院所要根据世界科技发展态势，优化自身科技布局，厚实学科基础，培育新兴交叉学科生长点，重点加强共性、公益、可持续发展相关研究，增加公共科技供给。”目前，我国经济发展进入“新常态”，在科技与经济愈来愈融合的形势下，基础研究、前沿技术研究、社会公益研究和工程技术研究在同一科研机构呈现出融合和局部融合的趋势。科研院所面临着新的机遇和挑战，发展环境和目标任务都发生了很大的变化，在战略发展决策时面临着错综复杂、瞬息万变的客观情况。按照科研院所的部门职能划分，办公室相对而言是一个能够为领导决策收集、整理、分析信息并提供可行性方案、建议的专门机构，办公室提供决策支持服务的水平和质量，对于决策的科学性、时效性和精准性具有重要的作用。办公室做好决策信息服务工作，辅助领导做出准确判断和科学决策，有助于巩固和发展科研院所的既有优势，不断加强科技创新能力，进一步推进改革与发展进程，同时，能够有效提升整体的管理效能和执行力。

（二）决策支持服务的特点。科研院所办公室决策支持服务在对象、要求、内容、性质等方面都别具特色。一是决策服务对象本身的特点。科研院所的领导很多都是科研业务出身，在承担行政管理职责的同时，还身兼科研、教学等任务，工作繁重，精力有限，对于决策信息需求的层次和要求较高，需要办公室提供高效、精准、快速的决策支持服务。二是随着科研院所的改革和发展，领导决策时需要广泛而丰富的信息内容，决策涉及的要素日益增多。除了科研进展、科技政策、产业资讯之外，还包括金融投资、对外合作、市场状况、竞争对手、竞争产品等相关信息。三是办公室决策支持服务具有辅助性的特点。在工作中要求充分体现领导的意志，不可妄自超越管理权限。同时，不仅要辅助领导进行科学决策，还要承担起协调和服务等辅助性工作，协助、督促各部门落实领导的决策。

二、决策支持服务的内容和方式

（一）决策支持服务内容。按照时间节点划分，包括决策前、决策中和决策后的支持服务。要求在决策之前开展充分的调查研究、信息收集、数据分析、撰写报告并报送领导；在决策过程中做好动态把控和适时调整；决策后进行上情下达、督促相关部门执行、及时跟踪进展、发现问题并提出完善决策的建议。

按照信息加工的深度划分，包括基础加工信息服务和深度加工信息服务。其中，基础加工信息服务主要是指围绕某项决策需求，从内部和外部收集、整理与其相关的文献资料、新闻报道、政策等；深度加工信息服务则是通过对相关信息进行综合、分析、研究、编写成能够全面反映进展、动态、趋势的综述和分析报告，在决策支持服务中具有更高的附加值和实用价值。

（二）决策支持服务方式。传统的决策支持服务方式通常是被动的，即按照领导的意图和安排，开展定制式的专题服务，具有较强的时效性和针对性。为适应科研院校所转型升级、参与市场竞争等形势发展，办公室必须调动主观能动性和积极性，围绕中心工作，准确把握工作进展，采取主动服务和动态服务，做到“谋事在前，谋事有方”，为制定战略决策、方案计划、项目发展等提供支持服务。

办公室通过提供多样化的服务方式来报送和体现成果，包括信息即时推送、专题调研报告、技术成果汇编、内参刊物、统计报表、自建数据库等。同时，还要充分运用各种媒介和技术手段，利用文字、数字、视频、音频、图像等多种手段来提供服务，增强服务的多样性、快捷性和实用性。

三、提升决策支持服务水平的途径

（一）提高办公室主任及工作人员的综合素质。办公室工作人员，特别是办公室主任的素质与能力，决定着办公室决策支持服务的工作水平和服务质量。首先，作为办公室主任，应具有较强的创新思维能力、敏锐的政治领悟能力、缜密的分析能力和极强的执行能力。同时，与领导建立和保持良好的沟通机制，及时把握和明确领导决策和管理工作的需求，关注和跟踪工作中的热点、重点和难点，以提供适用性更强、价值更高的决策支持服务。再者，要不断优化办公室队伍结构，提升人员的整体业务素质。通过人才选拔、培养和持续的学习、培训，强化办公室工作人员的责任意识和大局意识，增强政治素养、综合素质，提高写作能力和表达能力，增强对于新事物和新知识的理解、接受能力；同时，加强团队协作，各司其职、群策群力，共同做好决策支持服务工作。

（二）拓宽信息渠道，支撑决策支持服务。信息是办公室提供决策支持服务的基础，办公室需要积极拓展内部、外部等多元化的信息渠道。

1.内部信息。充分发挥办公室“桥梁”和“枢纽”的作用，做好内部的协调、沟通工作，及时收集各相关部门的工作进展、信息报送、调研报告等；充分利用各类档案资料、文献资源和数据库，开发并释放其所具有的价值和作用；通过宣传学习和制度建设，形成全员综合信息素养，在日常工作、对外联系和其他交流活动中注重信息的收集与共享，例如参加学术研讨会、展览会、商务活动等收集相关的会议资料、产品样本、说明书等。

2.外部信息。在办公室日常工作中，获取外部信息的途径主要有互联网、电视、期刊、报纸、政府出版物（如政府工作报告、政策和指令、各类白皮书等），各级政府管理部门对外公开资料（如统计资料、行业标准、舆情信息、通知通告等）、行业协会出版物、国内外科技发展动态（包括专利、成果、论文等）。同时，办公室人员还应加强与上级主管部门、国内外科研院所、企事业单位、大专院校、专家“智库”等的沟通与交流，以获取更多可靠性、权威性和适用性较强的信息资源。

（三）利用现代信息技术，提升服务效能。随着“互联网+”、大数据、云计算、移动办公、即时通讯等现代信息技术的发展，科研院所正在全面推进信息化建设，软硬件建设逐步完善，办公室自动化系统（OA）、财务管理系统、人力资源管理系统、科研管理系统、档案信息系统等的推广使用，为服务支持决策提供了相应的信息技术支撑。丰富的、可分析的数据，才给决策支持系统的发展提供了可能。在此基础上建设决策支持信息集成平台，将分散于各个部门的各类信息和数据进行汇集、整理、分类存储和分析处理，实现信息的查询、统计和挖掘，构建智能化、个性化、领域广、功能强的决策支持服务。