浅谈新时代背景下高校文秘工作的创新

2016-11-26福建师范大学闽南科技学院李晓虹

办公室业务 2016年21期

关键词：文秘时代背景办公室

文/福建师范大学闽南科技学院李晓虹

浅谈新时代背景下高校文秘工作的创新

文/福建师范大学闽南科技学院李晓虹

随着高校管理的不断发展与改革，作为办公室一大重要组成部分的高校文秘直接影响到高校管理的效率。为了满足高校提升管理效率的需求，高校的文秘工作就需要进行创新，来使高校管理工作实现现代化进而实现高校管理的全面改革。

高校；文秘工作；创新

随着社会的不断进步，教育也在不断地深化改革中，高校已经逐渐将教育现代化作为高校的发展目标，给高校的管理机制带来了一定的挑战，越来越复杂的内部管理机制给高校文秘带来了挑战。因此，在新的时代背景下，高校文秘工作也要进行积极的改革和创新，来响应时代的发展需要。

一、新时代背景下高校文秘工作的解读

（一）新时代背景下高校文秘工作的内涵。随着社会的不断发展，高校管理体制的不断改革，高校各项事务之间的联系越来越紧密。最为各类事务的运转的枢纽，高校办公室在高校的管理中发挥着至关重要的作用。高校文秘作为高校办公室的重要组成部分之一，影响着高校的管理效率。高校办公室文秘的日常工作一般是进行文件的整理、分类以及部分文件的打印等，但是新时代背景以及高校改革对高校文秘的工作提出了新的发展要求。要求更高的效率，更快捷的方式以及更强的专业性。高校文秘作为高校管理层的连接枢纽，起到越来越重要的协调作用。

（二）新时代背景下高校文秘工作的特性。新时代背景下的高校文秘工作应该适应新时代的发展要求、高校改革要求以及高校现代化的要求。在承袭传统文秘工作内容的同时，高校办公室文秘工作应该具备以下几种特性：

1.综合性。由于高校办公室是高校管理运作的枢纽，各个院系都要与办公室进行工作的对接，上层领导也要通过办公室进行思想和任务的传达，因此各类事务都与办公室息息相关。因此，高校文秘的工作具有一定的综合性，涉及高校管理工作的方方面面。

2.协调性。由于高校具有很多的专业、学院和部门，这些管理系统都要通过办公室来进行任务和动态的传达。同时，上层的领导部门、教育部门、党组织的各项通知和文件也是通过高校办公室来进行传达的。因此，从高校管理系统的办公流程上可以看出，办公室起到一个非常重要的协调作用，来保证日常管理工作的顺利进行。所以，高校文秘工作具有一定的协调性。

3.服务性。文秘工作自身就是具有服务性质的工作，在高校办公室中，这种性质更加被体现出来。由于高校文秘在管理工作中起到一个协调的作用，因此可以说是要为各个院系等职能部门进行服务，同时高校文秘还要为上级的部门和领导进行服务。所以，高校文秘具有一定的服务性。

二、高校文秘工作的创新

（一）提升高校文秘的素质和创新意识。为了实现高校管理改革和高校管理现代化，以及实现高校文秘工作的创新。提升高校办公室文秘的自身素质是十分必要的。由于高校文秘工作具有综合性、协调性和服务性，新时代背景下的文秘工作对文秘自身的素质有着较高的要求。所以，要提升高校文秘的自身素质。提升高校文秘的协调能力和管理能力，树立服务意识。

可以通过定期的职业技能培训等来提升高校文秘的职业素养和专业能力，让高校文秘在专业知识上更扎实，补充理论知识；同时还可以邀请优秀的高校文秘来分享自己的工作经验和工作办法，来给其他的高校文秘以启示；还要进行定期的讨论会，来针对一些工作中遇到的较为困难的问题，进行集中讨论和解决，通过集思广益来总结出有效可行的方案。通过这些办法来提升高校文秘的专业素养，帮助文秘更好的应对高校日常管理工作。

与此同时，还要培养办公室文秘的创新意识，培养高校文秘的创新思维。这就要求高校文秘在工作中，时刻关注与工作相关的新动态和新的思想，不断地挖掘和探索工作中的创新点。积极的思考和探索可以提升工作效率和高校管理效率的办法，来实现高校文秘工作的创新。同时，还可以通过学习一些新的知识和管理手段来培养高校文秘的创新能力。

（二）实现文件管理电子化。传统的高校文秘工作离不开文件的整理和管理，繁冗复杂的纸质文件和档案不仅仅占用大量的存放空间和不易于保管，还不方便数据、档案和文件的选取和翻阅。传统的档案管理和文件管理需要消耗一定量的人力和物力，纯人工对应的工作模式使得这类工作的工作效率较低，也给高校文秘带来了一定的工作负担。因此，在新的时代背景下，高校文秘的工作应该结合计算机技术和网络技术，来使文件的管理和整理工作更加的便捷，实现高校管理工作的现代化。

在进行文件的整理和管理时，要运用计算机的数据库技术。高校文秘可以根据文件的类型和内容进行合理的分类，记录到数据库中，用容易存储的电子数据文件来替代纸质文档。这样既能够节省存放的空间，查阅和查找一些需要的信息也变得更加方便，能够避免大量文件地翻阅。通过将数据录入到数据库中，能够更加方便地实现文件、资料、数据的内部交流与传阅，能够有效地提升高校办公室文秘的办事效率，减轻工作负担。

同时，高校文秘还应该充分利用数据库、Excel等办公软件，来对文件信息进行分类整理。根据不同年份、月份、日别来对文件和数据进行分别整理，更加有条理的进行分类；通过院系代码，例如经济学院的编码是00001，来将经济学院的文件归纳到一个文件夹中，在文件的分类中，加入编码的分类；还可以请IT或是相关计算机工作人员，在现有的办公软件的基础之上，进行改进和革新，提升资料管理系统的便捷度。这样能够形成若干个小的数据库，再经过整理和串联形成一个完整的资料库，通过更加详细的分类管理能够使高校的管理工作条理更加清晰，降低了复杂度，帮助高校文秘减轻工作负担，减少资料混乱或是用资料无处可寻的问题。与此同时，针对那些必须留存纸质文档的重要文件和重要通知，应该借鉴图书馆的图书管理经验，进行合理的摆放和整理。来加强文件讯寻找的便利度，通过查询Excel表等，来找到对应文件的存放位置，提升纸质文档查找的效率。

（三）充分利用现代信息技术。在进行文秘工作时，要充分地利用现代的信息技术。在进行重要信息和公告的分享时，高校文秘应该通过运用现代通信工具，如群发邮件、发布群公告等来进行信息的传递，减少了信息传递的困难，减少了人工传递信息的步骤。高校文秘不再需要每个办公室发放相应的网纸质公告，减少了工作量，提升了工作效率。利用聊天工具和邮箱等辅助文秘的工作还能够进一步的实现高校管理工作的现代化，使整个管理工作变得更有条理，简化程序。

在进行内部资料和文件的共享时，高校文秘还可以利用现代的云技术，实现云共享，将文件和数据进行云共享能够进一步的提升文件的隐秘性，保证文件的安全性，还能进一步提升重要信息和文件的内部传递效率。这样还能够进一步的提升整个高校管理机制的办事效率，有需要的人可以通过云盘等数据信息存储工具来自行查阅相关的资料和文件，不需要再次咨询办公室文秘，简化了固有的办事程序，提升了办公室的办事效率。

同时，在进行工作汇报的时候，也可以借用现代的信息技术来提升工作成果的汇报效率。可以使用PPT等办公软件对工作汇报的内容进行整理和展示，让领导更加清楚和明白的了解高校近期的动态等。在汇报完毕之后还可以通过云等共享工具将文件进行共享，方便其他同事的查阅。在进行宣传和通知工作时也可以通过数字渠道来提升工作效率，可以建立高效办公室的微信公众号以及微博号等，对最近的信息和动态进行推送，实现宣传工作和通知工作的数字化。