浅谈商务英语信函中礼貌原则的应用

2016-11-25马谛

经营者 2016年15期

关键词：写信人信函礼貌

马谛

浅谈商务英语信函中礼貌原则的应用

马谛

随着全球经济一体化的不断发展，各国之间的经济交流逐渐增多，商务信函已成为开展对外贸易业务的一种重要手段。而商务英语信函写作也应遵循商务英语的语用原则，即礼貌原则。本文探讨了商务英语信函写作中的几种礼貌策略及其应用。

商务英语信函写作礼貌原则

一、商务英语信函的写作原则

商务信函写作并不一定要辞藻华丽﹑语句浮夸，用简洁的语言，准确地表达自己的意思，让对方能够清楚地了解您想说的是什么就可以了。一般商务信函遵循以下几个写作原则：

（一）礼貌原则（courtesy）

礼貌不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry等就可以，而是从一个从“您为重”（You - attitude）的角度考虑问题。为了使商务英语文书更显礼节，撰写者还应避免使用过激﹑冒犯和轻视的词语。

（二）完整原则（completeness）

在信函写作中，要注重信息的完整性，因此商务信函中应包括所有必需的信息。

（三）清楚原则（clarity）

清楚是商务英语信函写作最重要的原则，一封语义不清的信函会引起误解，甚至会造成贸易上的损失。清楚表达应注意选择正确﹑简练的词以及正确的句子结构。一般地，商务文书的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来，以便对方能够准确地理解。

（四）体谅原则（consideration）

体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑﹑多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时，要将对方的要求﹑需要﹑渴望和感情记在心中，寻找最好的方式将信息传递给对方。

（五）简洁原则（conciseness）

这是要求撰写者用最少的语言表达最丰富的内容。在写作中，我们应当用简短﹑易懂﹑朴素的语言，避免重复﹑啰嗦，不要让读者觉得晦涩难懂。

（六）具体原则（concreteness）

具体原则是指要让表达的内容准确而又生动。当涉及数据或具体的信息时，比如时间﹑地点﹑价格﹑货号等，尽可能做到具体。这样会使交流的内容更加清楚，也有助于加快业务的进程。

（七）正确原则（correctness）

正确原则是指不仅是语法﹑停顿和拼写正确，也指语言标准﹑叙述恰当﹑数字精确以及对商业惯用语的正确理解。

二、商务英语信函中表达礼貌应注意的几个方面

（一）贸易双方地位的平等

在商务英语信函中，贸易双方的谈判应尽量建立在平等互利的基础上，如果为了表示礼貌而过分谦卑的话反而会令对方对你的能力产生怀疑，这样就得不偿失了。

（二）要有亲和力

信函是您跟收信人之间的一次交流，只不过是把交谈的内容用书信方式体现了。用一些简单有亲和力的语句，这样才能让我们的信函读起来热情﹑友好，就像朋友之间的谈话那样自然﹑人性化。

三、商务英语信函写作中礼貌原则的应用

（一）运用礼貌语言

在商务英语信函写作中，经常使用的尊称语，亲昵语﹑祝颂语乃至含蓄委婉语等都体现了礼貌原则。礼貌语言的使用，不仅能传递给对方感激﹑愉悦等积极情感，同时还可以委婉地提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功能起到积极的推动作用。

试比较：

1. Your order NO．16 for 200，000 yards of Cotton Prints Art．NO．208 is rejected．我们拒绝了你方16号关于订购货号1002号印花布二十万码的订单。

2. We regret to inform you that we have been unable to accept your order NO．16 for 200，000 yards of Cotton Prints Art．No．208．我们遗憾地通知你方我们已不能接受你方16号关于订购货号1002号印花布二十万码的订单。

后一句比前一句恰当，因为后一句比较礼貌﹑含蓄，前一句则显得直接﹑生硬。因此，后一句就是礼貌用语。

（二）强调对方本位（You attitude）

在商务英语书信中，无论是写给谁，我们都应从对方的角度来看问题，考虑对方的处境，明白对方的难处，站在对方的立场上。采用你方观点（You-attitude）写信，说明我们理解对方﹑体谅对方。因此，为了体现礼貌原则，在商务英语信函写作中。人称尽量不使用I或we开头而应采用用第二人称you或其物主代词或者your，以突出You attitude。英译汉时多使用谦辞．称对方为“贵方”．而称自己为本公司﹑我方等。例如：

1. If you are interested in any of the items，please don' t hesitate to tell us.如果贵方对任何产品感兴趣，请告知我方。

2. To meet your requirement，we are wiling to make some concessions to cut 5% of our price if the quantity of your individual purchase is not less than 80 tons.

为满足贵方要求，如果贵方每次购买不少于80吨的话，我方愿意做出一些让步，降价5%。从以上例子我们不难看出，无论你的目的是提供信息﹑说服别人还是增进友谊，最打动人的词就是“you”和“your”。

（三）使用委婉的语气

在商务交流中，双方难免会有分歧．为了不因直接话语而冒犯他人，建议在商务英文信函写作中尽量使用温和﹑委婉的语气。要想表达委婉的语气在商务英文信函写作中可以适当地使用语义模糊的词汇如 I' m afraid ，I think，或运用虚拟语气，疑问句等形式。例如：

Could you make payment by irrevocable L／C? 贵方可否用不可撤销信用证付款?除了以上几种表达方式以外，情态动词﹑条件句﹑被动语态过去时的使用也可以起到缓和语气的作用。委婉的语气可以避免对对方的直接命令或指责，易被人接受，对商务沟通起到推动作用。

（四）要体现人情

当对方发生了不幸或不愉快的事情时，向对方表达关心或同情之意，并且表示一定的理解和美好的祝福，这种写信人向收信人表达关心﹑理解或同情的方式我们称作“展示人情味”策略。当朋友遭遇不幸时，恐怕没有什么能比表示深切慰问的信更能让人感激，更彰显礼貌了。

例：We acknowledge receipt of your letter dated the 6ththis month enclosing the copy of the insurance policy，we are regret for your loss.本月6日来函和保险单复印件已经收到，我们对贵公司所遭受的损失深表同情。这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函，信中表达了己方对对方遭受的损失的同情与关心，充分体现了写信人有人情味的一面。

（五）避免不和

在商务信函写作中，避免不和主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。

According to our records， you have not yet settled your account for equipment supplied to you on 16th May and 20th June this year.根据我方存档，贵方尚未还清我方今年5月16日以及6月20日向贵方提供的设备货物的资金。作者用According to our records 这个间接模糊限制语来缓和对方未付款的事实。

注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免使用冒犯性的语言。