试论事业单位档案信息化建设工作

2016-11-25赵春丽齐齐哈尔市公共资源交易中心黑龙江齐齐哈尔161000

决策与信息 2016年17期

赵春丽齐齐哈尔市公共资源交易中心黑龙江齐齐哈尔 161000

试论事业单位档案信息化建设工作

赵春丽
齐齐哈尔市公共资源交易中心黑龙江齐齐哈尔 161000

【摘要】近年来在事业单位快速发展的过程中档案数量越来越庞大，同时人们对档案信息的需求也不断提高，在这种情况下，档案工作需要加快信息化建设，这不仅能够使事业单位档案更好的与社会发展的需要相符合，而且对档案的开发利用具有非常重要的意义。文中分析了事业单位档案信息化建设的必然性，并进一步对事业单位档案信息化建设的具体措施进行了阐述。

【关键词】事业单位；档案；信息化建设；资金；网站；人员素质

在当前信息化技术快速发展的新形势下，档案信息化建设的步伐不断加快。档案信息化建设是充分的利用先进的技术和方法，在各种法律法规及规章制度的前提下来有效的提高事业单位档案信息的利用效率。档案信息化建设是当前档案工作发展的必然趋势，同时也是深化档案社会化服务的必然要求。这是一项系统的工程，需要每一名档案管理人员要加快观念的转变，努力提高自身的素质，更好的推动档案信息化建设的进程，为档案事业的健康发展奠定良好的基础。

一、事业单位档案信息化建设必然性

档案信息化是在档案活动中全面应用现代信息技术来对信息资源进行处置、管理和为社会提供信息服务。在这个过程中，档案管理的重点更侧于档案信息，而且要通过广泛的应用现代信息技术来对档案部门进行装备，以此来提高档案管理和利用的水平，使档案信息更好的实现社会化服务。在档案信息化建设过程中，需要加快观念的转变，改变以往实动服务的模式，进一步解放思想，加快完善档案管理模式，提升档案工作和档案的价值，更充分的发挥档案管理工作的重要作用。事业单位加快档案信息化建设后，档案信息资源的利用会进一步拓展，可以将一些利用频率高、重要的及容易受到损坏的档案信息先进行数字化转化，以便于更好的满足档案信息检索利用及共享的需求。同时还要加快对藏书目录中相关数据库的建设，对各类档案信息进行归类总结，并将其纳入到档案信息化管理范畴，加快推动事业单位档案信息现代化和信息化的发展。另外，以电子档案的形式对电子文件进行管理，可以有效的保证信息的长期可读性、完整性、准确性和真实性，这对于事业单位自身的发展具有非常重要的意义。

二、事业单位档案信息化建设的具体措施

（一）提高对档案信息化建设的认识。档案信息化作为一项庞大的系统工程，是档案事业发展的重要战略任务，因此事业单位档案信息化建设过程中，领导决策层要及时转变观念，档案工作者也要从传统的管理理念中转变过来，同时还要加大对档案信息化建设的宣传力度，加深人们对档案信息化建设的了解，这样在具体工作开展过程中，各部门之间才能互相协作配合。同时在事业单位档案信息化建设过程中，还要针对单位的实际情况来制定中长期目标和规划，以便于更好的推动事业单位档案信息化建设进程。

（二）加大对档案信息化建设的资金投入。实现档案信息化建设资金投入是很大的。馆藏档案数字化是档案信息化建设的前提和基础，首先，在硬件设备上，档案部门要积极引进计算机、打印机、扫描仪、刻录机等必不可少的应用设备，将现代化管理手段和现代化计算机技术渗透到档案管理工作中。工作人员需要借助先进的硬件设备对现存的馆藏档案资源进行数据整理、补充、扫描以及转换；其次，档案工作作为一个集收集、保管、利用、共享和服务于一身的系统工程，必须要环环相扣，工作人员需要借助各类文档处理软件，对建立的数据库按照一定的标准进行整理，进而提供高效的检索服务；为客户查询等需求提供网上服务平台；构建各类网络安全防护系统，以及对相关的数据信息进行加密、备份等工作。随着信息技术的不断完善，做好电子档案的更新与维护工作。以上这些工作仅仅是事业单位档案信息化建设的部分工作，如果没有大量资金的投入，事业单位是很难开展档案信息化建设这项工作的。只有在保证经费的前提下，才能确保此项工作健康、稳定、持续的发展。

（三）建立一个实用的档案信息网站。在档案信息化建设工作中，通常都需要建立档案网络，通过网页的形式来为为档案需求者提供相应的服务，而且档案工作人员也能够在网上进行查询、归档和下载。当前网页服务已成为档案信息化管理的重要手段。同时事业单位档案信息化建设过程中，还构建了档案管理系统，可以实现信息的全方位传送，实现了网络信息资源的有效共享。

首先，最重要的就是选择具有升级功能以及再开发能力的档案信息管理操作系统，从而方便档案网络管理的不断发展与更新的需要，能够凸显出档案信息网络的服务功能。

其次，要选择能够满足我国相关标准要求的规范设备，最好是在市场上流行的主流产品，或者可以的话，与国外以及国内的相关公司取得联系，量身定做出适合于事业单位档案管理的操作系统，从而保障档案信息化建设能够很好的进行，确保事业单位的档案管理部门对档案管理信息系统可以不断的更新以及升级，从而降低一定的成本。

（四）加强对档案工作人员素质培训

档案管理人员素质的高低直接关系到事业单位档案管理的水平。档案管理人员作为档案信息化建设工作中非常重要的要素，事业单位需要定期对档案管理人员进行针对性的培训，努力提高档案管理人员的专业素质。特别是在当前信息技术快速发展的新形势下，档案管理人员要能够跟上时代发展的步伐，不仅要具备全新的观念，而且还要掌握信息化操作方法和手段，努力提高事业单位档案信息化管理水平，加强对网络知识和技能的学习，能够对网上各种纷杂的信息进行整理和分类，更好的将档案信息的功能和价值发挥出来，更好的满足事业单位发展的需求。