地勘单位事转企过程中档案管理工作面临的问题及对策

文/吉林省第六地质探矿工程大队 黄隽

地勘单位事转企过程中档案管理工作面临的问题及对策

文/吉林省第六地质探矿工程大队 黄隽

市场经济条件下，地勘单位面临的是按照政企（事）分开的原则，逐步转变事业机制，建立健全的企业机制，成为自主经营、自负盈亏、自我发展、自我约束的市场主体。应该说，改革开放以来，人们的观念也在逐步地更新，地勘单位事转企过程中档案管理工作亦是如此。然而任何新生事物在它发生、发展的过程中都会反映出或多或少的问题，有待于我们去发现并正确地加以解决。现在我就档案管理工作在地勘单位事转企过程中所面临的问题及对策谈一些自己的看法。

地勘单位；档案；问题

一、档案管理工作中存在的一些问题

（一）档案制度的落实及领导重视程度方面的问题。档案管理工作由于长期的运作，形成了一套较完整的规章制度体系，然而由于落实的不到位甚至有的单位只不过是应付检查，时常发生有章不循等一系列现象；以及个别领导对档案工作的不重视，这些现象表现在：不了解档案的形成过程，不过问档案内容的完整与否，以及对档案管理人员应得的待遇未能落实等方面。

（二）档案信息的存贮、处理方面的问题。就文书档案而言，立卷方法在组卷过程中由于人为因素过多，每个人对归档规定的理解程度不同，在档案的保管期限上，往往是一人一个标准，很难统一，而且手工劳动量过大，工作效率低。

（三）档案的收集方面的问题。因为部门与部门之间的工人不够协调，一部分人对档案管理的工作不够足够的重视，甚至是根本没有认识，造成该归档的东西没有及时或根本就未归档，经常缺少一些比较重要的文件，以致影响档案的正常利用。

（四）档案管理人员的素质及敬业方面的问题。档案管理人员不够专业化，或者文化层次低没有较强的理解能力，或者缺少必要的档案管理方面知识的培训，全凭自己的主观意识；加之个别档案管理人员在地勘单位事转企的过程中抱有等、靠的心理，固守在原地勘单位计划经济模式管理工作中，墨守成规，只局限在低层次简单的借阅利用、被动地提供服务的框框里。

（五）档案信息系统自动化方面的问题。随着计算机等现代化设备在档案管理工作中的广泛应用，传统的归档方法越来越暴露其程序烦琐、费时、耗物的弊端，加之机构改革人员精简，能够适应办公自动化的人才紧缺等等。

以上这些问题的存在将不同程度地阻碍地勘单位事转企发展的进程。为此我认为就及时采取以下的对策以推动地勘单位事转企进程的发展。

二、对策

（一）加强档案管理制度的完善。在原有事业单位时期形成的规章制度不可能完全适应转企后的地勘单位的需要，这就要求我们下功夫研究出一套能够适应市场经济条件下企业的档案管理规章制度。“地勘单位向企业化过渡制度创新，是其他各项创新的基础”，就是说制度不能停留在以往的水平上，我认为最好的办法就是走出去，借鉴一些好的企业的管理方式、方法，有效地结合地勘单位的实际，完善、制定出适合我们企业模式的档案管理模式以及规章制度。

（二）落实好档案的管理制度。文件材料的立卷归档不是一般的、简单的收集以及整理，它是有一定的文件材料组合成卷的质量要求的，包括文件材料的收集齐全，保持文件之间的密切历史联系，正确揭示所组合文件的内容和成分，以及反映工作活动的原貌和客观过程，正确的划分文件保管期限和掌握数量界限，便于保管和利用等。

（三）注重档案管理层次人才的选配和素质的培养。“档案工作”是管理档案和提供档案信息为社会实践服务的一项重要业务，这是档案工作的本质属性；档案工作同时又具有管理性、科学性、服务性、政治性以及机要性构成的一般属性。这就要求档案管理工作应当尽可能的选配一些具有较高知识层次和文化素质、有一定敬业精神的人员来承担。档案管理工作有一定的规定、标准要遵循，一般层次的人员很难准确地理解并且应用这些规定和标准来实施档案管理。

（四）领导给予必要的重视。“档案”是国家机构、社会组织和个人社会活动中形成的保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。应该得到人们的广泛重视。首先企业领导在抓其他工作的同时应当注重档案工作的管理，如果领导同志熟悉、了解档案管理工作的有关知识，管理人员就不会应付了事，有章不循；其次要舍得为培养档案现代化管理人才做出一定的资金投入，因为“人才”永远是企业的无形资产。

（五）档案工作管理现代化。实现档案管理现代化，不应单纯停留在计算检索这一方面，而是要从档案实体、信息的有效保护以及档案实体的系统化管理、档案信息的快捷、准确、安全检索、传输这两个方面同时规划，在档案管理的各个环节中都应采用现代化设备和技术，展望未来，相信一个以计算机为中心的全局档案信息共享网络必将形成，档案将会更及时、准确、快速地服务于我队的现代化建设。

（六）做好档案的服务及开发利用。随着改革开放的不断深入和市场经济体制的确立，各行各业的服务意识都发生了比较大的变化，档案管理工作也必须适应市场的需求，改变以往被动地提供利用的旧模式，变被动提供为主动服务，开展多种形式的《档案法》的宣传活动，让人们对档案工作有更深深刻的了解，提高职工的档案意识，为档案资料的收集打下良好的基础；做好档案的编研工作，市场经济条件下，编研工作不能停留在编写《大事记》《组织机构沿革》《全宗介绍》等编研资料上，应顺应时代的发展，充分挖掘现在的可供选择的编研题材，编写出更多更具历史价值的编研资料。

实践证明，档案工作是企业管理的重要组成部分，不容忽视。在地勘单位由事业向企业过渡的过程中，更应清楚地认识到这一点，面对工作中存在的问题研究制定出相应的对策，使档案管理工作能够更好、更准确地为单位的经济建设服务。