机关部门的文秘资料员事务处理工作方法分析

文/泉州市鲤城区城市管理行政执法局服务中心　郑兴安

机关部门的文秘资料员事务处理工作方法分析

文/泉州市鲤城区城市管理行政执法局服务中心郑兴安

随着社会经济的不断发展，政府机关部门的文秘资料员职位也越来越重要，对其职能以及作用有必要进行研究。本文主要针对机关部门的文秘资料员在日常事务的处理中相关问题进行研究。

机关部门；文秘资料员；事务处理

文秘资料员这个职位在很早之前就已经出现，发展到至今可谓是源远流长。如今，文秘资料员的性质与职能都发生了巨大的变化。文秘资料员是机关部门日常事务的主要参与者、沟通者与协调者，是极为关键的一分子。文秘资料员的日常工作很多，例如接听电话、会议安排、公务招待以及日常事务的协调等等。由于文秘资料员的工作较为烦琐，因此如何在有限的时间内将这些事情进行有条不紊的安排，是每一个文秘资料员应考虑的问题，本文主要分析机关部门文秘资料员在日常事务中处理工作的具体策略。

一、机关部门文秘资料员的日常事务处理方法

本文主要分析几种较为简单且常用的日常事务处理方法：

（一）分类台账法。在一般的日常事务处理中，对台账进行建立是很有必要的，台账建立好就可以让杂乱无章的工作变得井然有序，伴随着现代化信息技术的应用，文秘资料员也应该科学合理的运用该项技术，可以借助数据库功能，实现完善台账的建立，从而完成资料的整理与更新，极大地便利了文秘资料员日常处理工作。

（二）追求溯源法。该种方法的主要运用在处理上级领导所交办的各类特殊事务方面，一些特殊事务不能详细的进行说明，文秘资料员不能与领导进行过多的攀谈，这在工作的处理上增加了一定的难度，因此可以采用追本溯源法对特殊事务展开追查，进而完成所安排的任务。

（三）触类旁通的方法。文秘资料员的重要工作还有为领导提供较为完善的服务，因而文秘资料员不但需要保质保量地完成日常事务，还要通过完成这些日常事务，积累一定的经验，能够举一反三，能够完成领导所交代的各类事务，为领导提供更具高效率的服务，例如可以将一些日常的信件进行分析，对来访事物进行处理，还可以在实际的工作中找到问题的所在，并找到可行性强的解决方法，协助领导开展工作。

二、机关部门文秘资料员的相关事务处理工作技巧

（一）日常信息处理方面的技巧。随着网络时代的到来，对信息资源进行获取是重要的环节，机关部门也不例外，信息资源的获取能够稳定部门的工作开展以及相关政策的执行，作为机关单位文秘资料员，对信息进行收取和整理是文秘人员的本职工作之一，是日常工作中的重要部分，首先需要对信息展开分类处理，可以通过运用分类台账法，然后依据信息重要程度进行区分。除此之外，还可以收集一些与同行业相关的信息，熟识国家政策，关注机关单位的政策信息，为机关部门开展各项工作提供科学的决策信息，确保信息的及时有效性。

（二）交流沟通技巧。由于机关单位工作性质的特殊性，在机关单位内部，机关领导要处理各类复杂的关系，但不可能完成得非常圆满。因此，机关文秘资料员要帮助领导分担这一类事务，帮助领导做好与各个部门沟通的事务，在沟通的过程中，文秘资料员要明确其职责，树立全局意识。首先，文秘资料员应针对具体情况帮助上级领导出谋划策，提前处理好相对较为容易处理的关系，有一些复杂的关系等到领导授权之后也必须要进行执行，在处理关系方面要做到灵活与及时。

（三）会议安排相关技巧。身为文秘资料员，对会议的安排是十分关键的。首先在会议的开展之前，要做好相应的准备，文秘资料员要先将会议中所需的材料进行收集与整理并及时向领导进行汇报。其次要确定会议举办的时间、地点以及相关人员等等，并将会议举办的所有内容以电话的形式告知给会议参与者，将会议列表进行细心的规划与设计，将会议中可能发生的事项进行统计并找到应急措施。由于会议是一种较为复杂的管理活动，因此文秘资料员要密切关注会议进程中的每一个细节与变化，保证会议能够顺利地进行，会议结束后要做好会议文件的整理与归档工作。

三、结束语

综上所述，机关部门文秘资料员所要做的工作较为繁杂，除了上述中提及的工作以外，同样还涉及了其他多个方面，在机关部门，文秘资料员的工作关系较重大，因而，在具体的工作中应该不断吸取其他宝贵经验，利用科学、有效的方法来提高工作技巧，从多个方面实现自身综合业务技能的提升，为领导积极协调各方面事务，实现自身的最大价值。

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