关于人事档案管理信息化的探究

文/中陕核工业集团二一一大队有限公司　刘婵

关于人事档案管理信息化的探究

文/中陕核工业集团二一一大队有限公司刘婵

随着时代的进步，电子业的发展，人事档案的利用率越来越高。因此，以系统理论为指导,运用当今互联网和信息技术，分析人事档案信息化管理的障碍因素，进行分析解剖,提出人事档案信息化管理建议，使之更好地服务于社会。

人事档案；电子；信息化；服务

档案是人类社会发展到一定阶段的文明产物，人事档案是人事管理活动的重要依据，人事档案信息化管理有利于提高人事档案使用效果，它关系到每个人的利益，是我国人事档案管理与世界接轨重要途径。因此，通过信息化改变改善人事档案管理，能更好地增强人事档案管理的科学性。

一、关于人事档案及信息化

人事档案是以个人为单位按照规定组成的专卷，是由组织、人事、劳动部门以现职人员和离退休人员为单位建立的，由专门反映员工个人情况的文件材料所组成。它客观地记录了以往的历史情况，是昨天的历史纪录。真实性是人事档案的生命，能反映现实状况，从建立之日起就是动态的而不是静止的。人事档案在相当长的时间内是保密的，人事档案应该完整系统，不宜对外开放。

人事档案来源于人事管理活动，我国人事制度产生很早，是随着官吏选拔制度的健全而逐步发展的。如汉代产生了我国最早的人事档案，魏晋南北朝时期产生了簿状和谱牒。

新中国成立后，我国的人事档案工作开始向正规化迈步，在中国共产党的领导下，不断进行深化改革，自我完善，人事档案管理体系已形成规模，并以为人事工作和其他工作服务为原则，为了人事档案管理制度初步建立。随着我国人事档案工作的深入开展，适应人事制度改革的需要，人事档案工作者队伍正日益壮大，注重对个人德、能、勤、绩综合材料的收集，使人事档案发挥了应有经济、社会效益。如今，信息经济已成为世界经济发展的新动力。为了充分发挥档案资源的价值，使得档案信息快速地向数字化方向发展，解决好档案的保存和利用的问题。在全球档案数字化、网络一体化浪潮下，要求人事档案必须采用新技术和手段，才能更好地发挥其作用，提高其管理水平。

二、 人事档案信息化管理中出现的问题

国内人事档案的数字化处理始于2000年。从我国现状来看，人事档案信息化建设缺乏总体规划。大面积铺开档案数字化建设的技术条件还存在困难，也有一定局限性，如信息量不足，档案信息网络化建设缺少统一技术标准，受资金、人力等多方面条件限制，不能够向纸质档案那样翔实充分。

缺乏统一的标准化、规范化管理。引进的系统软件移植性差，无法全面实施、推广统一标准，在使用过程中难免会出现很多问题，制约了人事档案信息管理的发展。档案管理人员的计算机知识和信息化程度低，只能实现简单的基本查询功能，对于信息化的复杂技术显得力不从心，尚达不到设计初衷。使得各个科室数据通用性能低下，另外，由于流动人口多，导致“无头档案”的增多，严重阻碍了信息化管理进程。

人事档案材料在内部网络运行中出现的各种各样的安全问题也越来越令人担忧，计算机安全管理问题越来越重要。网络安全风险也变得更加严重和复杂，内部网物理安全是整个网络系统安全的前提，因此需要加强内部网络结构安全，防止局域网核心设备出现故障，防范黑客和病毒的攻击，对不同系统应用检测安全漏洞采用相应安全配置，必须采取相应的安全措施。

目前，档案队伍中信息化人才队伍建设滞后，无法适应人事档案信息化建设和发展需要，与信息产业可持续发展对人才需求不对称，不少档案部门的领导对信息化知之甚少，且现有信息化人才还在大量地流失，全员信息化素养有待提高，尤其是复合型人才严重匮乏，严重制约了我国人事工作改革的深入进行。具体地说，信息化人才培训多而能取得实效培训少，信息化人才紧缺与培训相对不足的矛盾，学历教育与职业培训之间的矛盾，参与档案信息化人才培训的教师，参加培训的档案工作人员存在着各种动机，成为必须考虑的问题。

三、人事档案管理加强信息化建设建议

首先，可以采用社会化开放式人事档案管理模式，使其更具有社会性，充分实现社会公共管理，可以为整个社会提供人事档案服务。更有利于人才流动，人尽其才，把不属于个人隐私的内容采用网络化管理，有利于人事档案规范化、现代化及网络化。

其次， 建立人事档案信息数据库，提高科学性、高效性和超前性。加快人事档案信息基础设施的建设，提高数据的利用率。需要强调的是，要重视人事档案信息安全保密问题，培养高素质的复合型人才，真正做到有法可依，有章可循，适应人事档案信息化、数字化管理的需要。

第三，建立档案信息网站，根据档案管理数字化系统的实际情况，提高档案采集的效率。为了保证系统安全可靠地运行，在这每一个子系统中，引入了一个数据备份服务器，为组织工作提供快捷、精确的信息。

最后， 提高工作人员素质和水平。要具备较好的政治素质和良好的保密意识，努力提高业务水平和工作能力，必须学会运用计算机操作档案信息，对所管人事档案的内容了如指掌，培养出一支过硬的档案信息化建设队伍，提高人事档案工作者的整体素质。人事档案工作人员自身一定要增强档案信息化建设的紧迫感，成为合格的档案信息化建设人才，以适应当今人事档案管理工作的实际需要。

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