浅谈会计档案管理的重要性

文/清徐县人才交流服务中心 阎冠坤

浅谈会计档案管理的重要性

文/清徐县人才交流服务中心 阎冠坤

本文论述了会计档案管理的重要作用，会计档案管理中存在的问题及解决对策。

会计档案；管理；问题与对策

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济的重要史料和证据。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映。通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为；会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供参考。因此，加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高，可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务。

一、会计档案管理的重要作用

一是会计档案是总结经验、揭露责任事故、打击经济领域犯罪、分析和判断事故原因的重要依据。二是利用会计档案提供的过去经济活动的史料。有助于各单位进行经济前景的预测进行经营决策，编制财务，成本计划。三是利用会计档案资料，可以解决经纠纷，为处理遗留的经济事务提供依据。

此外，会计档案在经济学的研究活动中，发挥着重要史料价值的作用。会计档案如此重要，理应指派专人按规定管理。然而，在现实中，各单位管理会计档案不尽人意。比如：案例一：某乡镇财政所的档案，分为两部分管理。近几年的档案在财政所办公室管理，记账凭证装订好后，散落在档案柜里，分不清年度多少，也没有装进档案盒里，屋门白天随意开着没人看守。档案卷旁有一复印，乡机关人员甚至赶集的群众随意出入复印。案例二：某乡镇农村集经济财务会计中心的会计档案在乡档案室里存放。打开档案室，屋里非常黑暗，一股发霉气味扑鼻而来。档案室窗子没有安装防盗装置。档案虽然装进了档案柜，钥匙就插在档案柜上。有的锁上了，但是找不到钥匙，无法打开。柜子里的，有些已被虫蛀。

二、会计档案管理中存在的问题

（一）会计档案保管不规范。有些单位的会计档案未按要求归入单位综合档案室保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案箱不足，将会计档案装入纸箱中，放在会计室的柜顶上或任意堆放。

（二）会计档案立卷不规范。有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多，无处存放。

三、解决会计档案管理中存在的问题

（一）规范会计档案立卷。 装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。

（二）规范会计档案保管。已建立综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管，不得自行存放。

（三）规范会计档案法。建议立法机关及早修订《档案法》和《会计档案管理办法》，把违反“不得”和“应当”行为的处罚规定得更全面、更细致，以利于实际操作。在《会计档案管理办法》中，引进和细化《档案法》“法律责任”之规定。

（四）规范会计档案检查力度。建议各个执法部门要加强对各单位档案管理情况的指导、监督和检查，形成制度化。为了减轻各单位的负担，可以每隔3年来一次联合检查，对查出的问题，要严格依法处理。

（五）加强会计档案宣传的力度。在报纸、广播、电视、网络等有关媒体，广泛宣传会计档案管理工作的重要性，提高单位负责人和会计人员遵纪守法意识。

（六）加强对会计人员的培训。提高他们的政治素质和业务水平，提高他们的会计档案管理水平，对于不具备会计从业资格的“会计人员”，一律调离会计岗位。

总之，各单位的领导和会计人员是做好会计档案工作的基础，各个执法单位是做好会计档案工作的关键。如果每个部门、单位、个人，都尽职尽责，建立健全会计档案管理制度，科学地管理会计管理，以确保会计档案工作为国家经济建设服务。

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