浅谈高校电子档案管理工作的对策

文/宁夏大学民族预科教育学院 陈莉萍

浅谈高校电子档案管理工作的对策

文/宁夏大学民族预科教育学院 陈莉萍

高校档案管理工作对学校发展的历史进行了真实的记载，其具有较高的准确性。档案管理水平和学校综合管理水平有着明确的关系。随着现代信息技术的发展，在高校管理工作中，电子档案管理是其中一个重要的部分。其在教学科研和管理服务中发挥着重要的作用，并日益被人们重视。本文阐释了高校电子档案管理工作中存在的问题，并提出了解决的对策。

高校；电子档案；管理工作；对策

在学校各项管理工作中，档案管理是其中一个重要的工作。通过档案管理，可以充分展现出一个学校的发展轨迹、办学特色等。随着信息技术的迅速发展，高校电子档案的管理工作具有重大的意义。学校档案的内涵比较丰富，是学校一笔重要的财富，因此，要采取有效的措施，加强对电子档案的管理，从而提高高校的管理水平。

一、电子档案的重要优势

（一）可以提供更为全面的信息服务。当完成档案数据库和信息网络的建设之后，用户可以充分利用网络资源，获得自己想要的信息。这是从纸质传媒向电子传媒的跳跃发展。传统信息资料占有具有一定的不公平性。

（二）电子档案可以有效提高工作效率。在电子网络系统中，涵盖了全面的档案信息，从而可以对档案信息的内容进行更换，从而得到最新的档案信息，有利于增强信息的时效性。通过建立电子档案，可以大大缩短查询档案的时间，并可以实现实时的提取工作，可以有效提高工作的效率。

二、电子档案管理工作中存在的问题

（一）对电子档案认识不足。在高校中，很多管理者习惯使用纸质文件材料，也只认同纸质材料，因此，对电子文件表示嗤之以鼻。还有很多管理者，对电子文件带来的便捷过度依赖，因此，在借助计算机进行文件的存储时，未能做好一些文件的备份工作，对计算机过度依赖，当计算机发生突发性的故障时，就会导致档案的丢失。另外，很多管理者不信任计算机，将电子文件进行系统的打印，从而导致了资源的浪费，也不利于实现对档案的管理。

（二）电子文件信息识读性不连续。在纸质文件资料的管理中，由于信息的载体比较统一，因此，只要保证载体的安全性和完整性，就可以实现对信息的连续识读。但是，电子文件和纸质文件有着很大的不同。从外观来看，其载体完好无缺。但是，它会随着环境的变化，（比如软件、硬件、编码形式的变化等）而发生变化等，从而导致信息不能读取的情况。随着现代信息技术的发展，新的编码逐渐出现，取代了以前的编码，所以，这就加剧了编码方式和计算机运行环境的矛盾，影响了电子文件档案的管理。

（三）电子文件缺乏一定的安全性。实体归档主要是指当形成电子文件之后，以磁盘或者通过网络传输的方式，从而将其转交给档案部门，可以进行统一地保管。而逻辑归档主要是指在网络大环境下，只是告知档案部门电子文件的存储路径，但是不会对存储位置进行改变。在这样的系统中，即使电子文档、接受者之间相隔很远的距离，但是主要通过操作电脑，就可以实现对文档进行归类。所以，在逻辑归档中，电子文件网上冲浪可能具有一定的危险性，因此，要保障它的安全性，成为一个重要的问题。

（四）档案人员需要进一步提高计算机水平和能力。在对电子档案尽心管理时，档案专业人员需要掌握足够的计算机知识。但是，在档案管理部门，很多人员掌握的知识比较片面，尤其是很多人员的计算机水平有待提高，影响了电子档案工作的开展。

三、电子档案管理的对策

（一）要更新观念，与时俱进。随着信息技术的发展，电子档案领导部门也越来越认识到档案管理的重要性，因此，要强化对电子档案的认识，并且要重视依法进行档案管理，大力宣传电子档案的依法管理，强化人员的管理意识，从而可以使他们在行动中体现出来。

（二）强化培训，培养高素质的档案管理人员。随着信息技术的发展，对档案管理人员的素质提出了更高的要求。因此，要加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平以及计算机水平。使他们可以掌握更多的计算机业务知识，提高档案管理工作的效率。

（三）采用数字签名技术，并实行责任制。数字签名技术可以包括两种，一种是证书式。签名者需要在相关的管理机构进行注册和等级。另一种是手写式。手写式需要签名者安装固定的签名软件，就可以通过签名版或者电脑屏幕签署自己的名字。另外，还要在人员中实行责任制，从而可以更好地保证信息的完整性和安全性。

四、结语

随着时代的发展，在高校档案管理中，也出现了一些亟待解决的问题。比如，对电子档案认识不足，电子文件信息识读性不连续，电子文件缺乏一定的安全性，档案人员需要进一步提高计算机水平和能力，所以，要提高电子档案管理的水平，就要更新观念，与时俱进；强化培训，培养高素质的档案管理人员；采用数字签名技术，并实行责任制，不断强化对档案的管理，从而提高档案的利用率，为高校的发展提供完善的服务。

[1]王斐斐.浅谈电子文件对高校档案管理工作的影响及对策[J].黑龙江档案,2015(01):78.

[2]尹翔.高校电子档案管理工作中存在的问题及对策[J].潍坊学院学报,2014(03):112-113.

[3]余丹.浅谈高校学生档案管理工作的现状及对策[J].湖北科技学院学报,2013(10):177-178.