高校教学档案管理存在的问题及对策研究

2016-11-25内蒙古财经大学资源与环境经济学院王雅新

办公室业务 2016年23期

文/内蒙古财经大学资源与环境经济学院王雅新

高校教学档案管理存在的问题及对策研究

文/内蒙古财经大学资源与环境经济学院王雅新

随着社会的不断进步，经济的快速发展，教育教学变得越来越重要。高校教学档案管理工作是学校进行教学研究、教学改革以及课程建设的重要平台，需要加大档案教育力度，强化档案管理意识，不断建立与健全教学档案管理制度，真正确保档案管理工作能够顺利进行。本文就根据高校教学档案管理工作的实际情况，对当前高校教学档案管理工作中存在的问题进行了分析，进而提出了相应的策略，希望能够真正强化高校教学档案管理工作。

高校教学；档案管理；存在的问题；对策；研究

高校教学档案管理工作是高校教学研究与改革的重要组成部分，加强高校教学档案管理工作对于提高教学质量具有十分重要的作用，但是，当前高校教学档案管理工作还存在着许多问题，为此，高校教学档案管理工作人员一定要提高自身素质，加强教学档案信息资源的开发力度，加强教学档案管理队伍建设，高校相应的管理人员一定要加强监督与引导，确保高校教学档案管理工作的规范化和制度化，从而真正确保档案管理工作的顺利进行。

一、高校教学档案管理现状

（一）教学档案管理制度不健全。《档案法》《普通高校档案管理工作办法》等法规的出台，大大促进了高校档案管理制度的进步。但是，就目前而言，高效档案管理制度依然不健全，表现如下：

1.教学文件管理、教学档案管理各自为政，导致文件形成与归档脱离，档案管理一片混乱；有的高校教学档案不完整，领导听课没有听课记录；高校召开教学工作会议时，会议纪要没有归档；教研室青年教师培养部署形式化，没有可行的培养规划、总结。2.各职能部门档案记录标准不一致。对于学生出勤考核、学生违纪、学籍变动等情况，各相关职能部门记录不一致，档案混乱。3.对于档案建立来说，很多高校并没有建立起可行的部门立卷制度，文件材料收集归档没有专人负责，到年度归档立卷时，都是临时找人，既不能保证归档的效率，又不能保证归档的质量。4.在档案保管方面，没有硬性规定，导致很多人查阅文件时，乱翻乱抽；借阅、传阅时登记工作做得不认真；长期借用不归还现象突出，重要文件丢失严重。

（二）档案管理人员专业素质不高。现如今，在高校档案管理中，管理人员素质普遍不高，特别是各院系、各部门档案管理人员。表现如下：

1.大部分档案管理人员都不是档案管理相关专业出身的，没有接受过系统的档案管理知识，对于档案价值没有足够的敏感度，档案材料收集、整理过于随意，档案可靠度不高。2.院系档案工作由院系老师兼任，这种现象很常见。院系老师平时除了自己的教学任务，还有科研、人事等事务性工作，没有空余时间学习专业的档案管理相关知识；此外，我国大多数高校都没有定期开展档案管理业务培训，老师的档案管理业务水平得不到提升。

（三）档案信息开发不足，档案管理效率不高。就目前来看，很多高校的档案信息开发不足。各系部教学档案管理几乎没有交流。虽然，近年来高校的管理改革力度大幅度提高，但是，就整体而言，问题依然十分突出，很多高校花费大量资金用于设施、设备的建设、技术的创新，却没有什么实际效果。在当今的网络化、信息化时代，档案管理工作遇到了新的挑战。虽然计算机网络应用广泛，但是在档案管理方面的应用却很少，档案管理效率无法实现大的突破。

二、加强高校教学档案管理工作的对策

（一）规范和完善教学档案管理制度。高校应该建立健全教学档案管理制度，明确档案管理人员职责，促进档案管理人员树立责任心，将他们的工作积极性激发出来。制定工作制度时，应由分管档案的校长组织，由校档案室牵头，制定全面可行的工作制度，这样一来，制定的工作制度专业性、科学性可以得到保证。制定工作制度后，要实事求是，做好落实工作，规范教学档案工作，推进教学档案管理的制度化、正规化进程。

（二）提高档案管理人员的素质。提高档案管理人员的素质应该从以下几个方面入手：

1.提高教学档案管理人员的思想素质。对于档案管理工作来说，工作态度十分重要，工作人员必须有强烈的责任感和事业心，才能保证档案管理工作的质量。2.提高教学档案管理人员的专业素质。现有的档案管理人员大多不是科班出身，因此，高校要做好他们的培训工作，定期开展培训活动，不断提升专业素质。另外，吸收新鲜血液，引进专业人才。

（三）引进信息技术。近年来，信息技术发展十分迅猛，在各产业中的应用非常广泛，并取得了很好的效果，因此，在高校教学档案管理中，应该借助信息技术，推进教学档案管理的信息化进程，不断提高教学档案管理水平。