提高档案管理水平完善档案管理对策

2016-11-25山东同圆设计集团有限公司邵文宁

办公室业务 2016年23期

文/山东同圆设计集团有限公司邵文宁

提高档案管理水平完善档案管理对策

文/山东同圆设计集团有限公司邵文宁

随着社会的不断发展，科技的不断进步，我国各个领域均得到了很好的发展，而档案管理工作也越来越受到重视，其更被视为提升企业竞争力的有效因素之一，虽然在信息时代下，我国档案管理工作已经得到了很好的完善，但依然有不小的上升空间。本文简要介绍了提高档案管理水平的措施，并提出了行之有效的完善档案管理的相关对策，以期能够为档案管理工作质量的提升提供有价值的参考。

档案管理；水平；对策

当代社会中，任何行业若要得到长足发展，均离不开高水平的档案管理，无论是人事档案管理，或是财务档案管理，均占据十分重要的地位，档案信息量激增以及现代科技的引用，不仅为档案管理工作带来了新的发展契机，同时也为档案管理人员带来了新的挑战，如何使档案管理工作开展得更好，已经成为各个企业亟待解决的问题。

一、提高档案管理水平的措施

（一）优化人才队伍。档案管理人员综合素质以及工作能力是决定档案管理工作质量的重要指标，然而纵观我国档案管理人员，大多数均存在素质低、能力不强的现象，甚至部分人员至今仍未意识到档案管理工作的重要性。因此今后企业应积极对相关人员进行培训，在培训过程中，不仅要着重提升工作人员能力，也要强化其工作素养，同时积极引进先进理念和技术，并及时、高效的使档案管理人员掌握该方面能力及理念，另外，企业也可以积极注入新鲜血液，如聘请该专业的应届学生。

（二）注重观念创新。创新已经成为当代社会发展的主旋律之一，档案管理工作若要真正得到本质上的飞跃，创新是必不可少的。企业领导者应充分认识到此点，并根据企业实际情况调整档案管理工作模式，并在此过程中将创新理念融入其中，同时鼓励档案管理人员参与其中，并将自身想法以报告的形式上交到相关领导手中，实现集思广益。另外，传统档案管理模式已经难以适应当代社会发展要求和发展趋势，引入信息技术至关重要，但鉴于档案管理工作的特殊性，在引入新技术或新管理理念之前，应对自身做出深入分析，明确发展定位，才能够开展接下来的工作。

（三）突出自身特点。如今各个行业之间均存在着激烈的竞争关系，利用档案管理在众多企业中脱颖而出，也成了部分企业的发展策略之一，如在开展档案信息化建设时不盲目跟风，努力打造带有自身特质的品牌；或在企业内部建立馆藏资源库，实现资源共享的同时将数字化技术应用其中，可以使档案管理工作更加便捷，另外，企业也可以尝试与政府合作，实现OA网对接等。另外，如今大型工程在各个城市中均不少见，然而以往的档案管理模式难以在大型项目中发挥作用，因此应尽量完善此方面工作，如实现跟踪指导，或制定抢救保护制度。

二、完善档案管理的相关对策

（一）强化管理意识。强化管理意识应以全面角度出发，具体可以归纳为以下几点：一、加大基础建设，为了更好地实现档案分类，可以适当增加档案架，同时购置性能佳的计算机，使硬件装置能够得到完善；二、安装电脑管制程序，此程序更加利于档案信息的存储和调用；三、组织公平感，企业中应对所有员工一视同仁，给予所有员工相同的晋升机会，在薪资待遇方面也要有公平的评定标准；四、完善相关制度，以保证档案的完整性、实时性以及有效性。

（二）完善管理机制。所谓“没有规矩不成方圆”，任何企业在实际运营中均需要建立管理制度，然而大多数企业中的管理制度或年久未更改，或难以在实际工作中发挥作用，对其进行完善可谓势在必行。企业可以尝试引进市场机制，市场机制不仅可以起到激励作用，同时也能够有效约束相关人员行为，并且此种机制易于实现责任制，管理人员工作中发生失误在所难免，但若发生失误后出现互相推诿的现象，不仅不利于今后工作开展，也不利于企业内部团结。

（三）实现档案信息化。信息化管理在当代适合中备受青睐，尤其在档案管理领域，但仅拥有相关设备、相关技术或人才，也难以真正实现此目标，原因在于很多企业只注重信息存储、更新以及调用，但却对于信息整合方面十分忽视，导致档案库中相关资源不充足，当真正需要使用此方面信息时才发现为时已晚，对顺利开展工作而言十分不利，因此今后也要在资源整合方面做出完善，否则依然难以使档案管理工作的质量得到提升。