浅谈村级档案建设及管理利用

文/吉林省大安市档案局 刘爱国

浅谈村级档案建设及管理利用

文/吉林省大安市档案局 刘爱国

村级档案是村级党支部（总支）、村民委员会、群团组织、经济组织在从事社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的历史记录。村级档案工作是村级组织开展各项管理工作的基础，是维护村级组织的经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。搞好村级档案建设及管理利用、对村级各项工作的开展都有着不同寻常的意义。

村级档案建设；管理；利用

首先，领导重视，形成共识，积极争取，率先建档，大力运作，争当排头。根据这一实际情况，在村级建档工作中，首先对村委会乃至各社社长等干部进行了建档重要性的讲解和宣传，使大家认识到档案的价值所在。如:大安市大赉乡长白村（以下简称长白村）形成共识后，积极寻找契机。1995年，《吉林省村级档案管理暂行办法》出台后，长白村积极与市档案局沟通，争取了他们的支持，率先搞起全市村级建档试点工作。争取到这样的一次良机，村党支部信心百倍，干劲十足的投入整理文件材料的工作当中。由于市档案局人手少、工作量大，不可能每天都有人在这里指导建档，克服依赖思想，采取了“自己动手、丰衣足食”的战略方针。基于此，长白村党支部利用非工作时间，早来晚走。经过一个月的努力，终于把所有材料都收集齐全，并按要求装订起来。之后，在村书记办公室开辟专柜，并由具有大专学历的同志兼任档案员。形成了以书记为统帅、村主任打前锋，各位干部协同作战的良好的局面。此工作得到了市档案局和大赉乡政府有关领导的首肯。

其次，转变观念，重树意识，加强宣传。提高村民档案意识，寻找契机，通过利用档案提高村民档案意识，村级档案建立使档案走入农户家中。各村建立档案室，各项基础工作也就接踵而至。首先就是树立起群众的档案意识。全市从村级干部抓起，请档案局的同志到各村里讲解《档案法》及有关档案知识，让村民先树立档案意识。然后各村又将《档案法》印发给每户群众，让村民先从理论上认识档案的意义、作用，深入了解《档案法》。市档案局在一次走访中，遇到了一件事使其改变了宣传《档案法》的方式。在一农户家中，当谈到《档案法》及有关档案工作方面问题时，他对此却一无所知，并问“什么是档案？档案和我们的生活有什么关系吗？”当问到他有没有看过村里印发的《档案法》宣传单时，他无所谓地说：“就是上次给的那张纸呀，早就引火了！”通过用宣传单引火的这件事，我们深深地看到了村民的文化素质确实存在着一定的差距，在从理论上去讲解、说教也是收不到什么好的效果。于是，我们积极寻找能真正证明档案作用的契机，以使村民从档案的利用中提高对档案价值的认识。

第三，解决问题档案作证，利用档案为村民追回耕地，保护了国家利益。村级建档目的除了存档外，更主要的是提供利用。在村级建档实际工作中，各村积极利用档案，解决了一些具体问题。如：长白村村民金相辉1995年找到村委会，陈诉他没有地种，并要求村里重新给他补分他的要求。村里以分完地为由拒绝了他的要求。金又找到乡政府，乡里通知村委会给其补分耕地。这时村里找到土地承包合同，查出了10年前以分给了他耕地，见档案中的清晰记载，他终于不好意思地道出实情。原来，在收入不佳的那几年，他主动放弃了耕地，做起了买卖，而今想重新耕种，现在耕种的主人却不肯放手。根据这一事实，村里找来了现耕种的主人，并把该地的档案承包合同拿给他看，他终于无话可说，将地归还了金相辉。为此，全市各村在处理土地、房基地、婚姻等农村常见事时，各村都以档案为凭证，使一件件棘手的问题得以顺利地解决。通过利用档案，使各村干部群众都对档案的意义有了更深的了解。如今，全市各村的工作已离不开档案了。

第四，建章建制，随时备案。规章制度要落到实处，编制检索工具，更好的方便群众利用档案，注重积累丰富室藏。根据《档案法》的有关规定，全市各村成立了以书记为组长，村长、文书等干部为主要成员的档案工作领导小组。并具体建立了村级档案工作的各项工作制度。如：长白村建立了查阅卷制度、档案保密制度、文件材料形成积累制度、档案安全保管制度和档案人员岗位责任制度等。规定村民在查阅档案时不许将其带走查阅，重要档案需要村书记批准，有两人参加时方可查阅等等。全市至村级建档到现在所保管案卷没有被涂改、破损或丢失的，由于各村把制度落到实处，保证了档案的安全。基于档案的现状，为了方便群众利用档案，各村与档案局的同志一起，按照编制检索工具的基本要求，编制了较为科学、实用的检索工具。如：长白村案卷目录、全引目录、文件卡片、文件字号索引等。全市各村检索工具的编制，为档案管理和群众查阅都提供了极大的方便。由于全市各村平时注意积累和搜集，并主动从实践中吸取教训使各村的档案工作渐渐步入一个新的轨道。

第五，巩固成果，争创一流。俗话说“创业难，守业更难”，档案工作亦是如此。建立村级档案室后如果疏于管理，就会使档案室名存实亡。各村吸取了有的地方建档后就放手不管，致使档案室成了有其名无其实的空壳的教训，加大了巩固建档成果的力度。一是除了建立党支部、村委会、民兵、会计、妇女等方面的档案外，还建立了科技档案，种粮大户、养殖专业户档案等均在其列；二是在原有档案工作建设的基础上，村级档案室又重新定做了档案装具，建立了专门档案室，终于使档案达到了专室保管的水平；三是对档案进行大力的开发利用，使档案活起来，不再是一堆废纸，使各村的档案工作焕发出了勃勃生机。四是进一步强化内部建设和优化档案工作外部环境。

总之，村级档案建设及管理利用是今后一个时期档案工作的重点，档案部门和乡镇、村党支部、村民委员会，还要不断提高认识，加强领导、采取切实措施，不断完善，以确保村级档案的资料的完整与安全，能更好地形成档案信息资源，最大限度地为全面完成十八大任务而服务。