办公自动化环境下医院档案管理研究

文/内蒙古医科大学附属医院副院长 杨建民

办公自动化环境下医院档案管理研究

文/内蒙古医科大学附属医院副院长 杨建民

信息时代的到来促进了自动化技术的发展，办公自动化也开始在各行各业中得到应用及推广，在医院中的档案管理工作也受到了办公自动化的影响，在这种环境下，医院应该充分认识到自身档案管理工作中存在的不足，通过办公自动化的发展应用促进管理的科学化进步，使得医院整体的档案管理水平得到提升，为医院的健康发展提供更好的档案服务。

办公自动化；医院；档案管理

医院档案管理工作的有效开展能够为医疗服务以及设施配置等相关工作提供重要的参考信息，在办公自动化环境下，医院档案管理也有了新的发展，其信息化、自动化的趋势都更加明显，在管理方法及思想上都有了一定程度的创新发展，使得医院相关的档案资料保存更加完整，信息的提取也更加准确，为医院档案管理水平的提升做出了非常大的贡献。

一、医院档案管理的现状分析

在当前的医院档案管理中其信息化程度仍然比较低，一部分医院因为资金、技术等方面实力不足，对档案管理工作存在较低的信息化认知水平，管理中涉及的软硬件设施都不健全，阻碍了信息化管理的发展，办公自动化也就达不到要求，这种发展缓慢的情况对医院档案管理工作水平的提升是一种很大的阻碍。另外，医院的各项管理工作繁杂，管理系统庞大，各个科室产生的相关资料也非常多，档案管理起来容易出现混乱的情况，管理工作具有一定的难度，在查阅相关资料的时候也比较费时费力，使得医院整体的档案管理水平较低。此外，在办公自动化环境下，医院的档案管理工作的开展离不开专业技术人员的参与，但是当前医院大部分的档案管理人员在综合素质方面不合格，对档案管理工作存在认识上的误区，在日常工作中也不能认真地对待，存在不重视档案管理的问题，工作中表现出的积极性及主动性都不高，有的医院更是为了减少人力资源方面的支出，安排兼职人员或非专业人员从事档案管理工作，很多人都缺乏专业的培训，在实际的管理工作中就容易出现不同方面的问题。

二、办公自动化环境下医院档案管理的特点

（一）办公自动化环境下档案存储更加安全。办公自动化是为了满足办公需要，利用各种网络平台、计算机技术等先进技术，高效地管理医院档案信息，规范和存储医院档案资料，促进医疗事业不断发展。依托于高新科技及信息技术，医院的档案管理工作能够提升其信息的共享水平，进行信息的自动传输，使得信息更加安全、真实。在办公自动化环境下，医院档案管理能够实现存储的安全化发展，原有的纸质档案容易受到空气、温度等因素的影响，使用寿命受到了限制，往往在长时间的存放之后，容易出现档案资料损坏的情况，尤其是纸质档案资料，上面的文字会变得模糊，影像资料中的画面质量也会变差，对档案的应用产生不利影响。而办公自动化环境下，医院档案管理能够实现数字化、信息化的发展，档案资料存储为电子版，依靠计算机网络存在，大量的资料可以集中存储在一个小的芯片中，不仅节约了档案管理的时间与空间，为档案管理工作增加了便利，而且还能够延长档案的使用寿命。

（二）办公自动化环境下档案管理效率高。医院档案管理工作主要就是对器材设备、医疗档案、病历等材料信息进行整理、收集、存放，以前的管理工作中都是通过管理人员对各种纸质资料进行归档管理，工作量繁杂，管理效率也不高，而且存放档案需要占据很大的空间面积。而在当前这种办公自动化环境下，医院的档案管理工作也得到了发展，一些专门的管理软件被应用到工作之中，依靠计算机网络系统，对大量的档案资料进行归整，实现信息化的处理，能够大大地提高档案资料的归档速度以及信息的检索质量。

（三）办公自动化环境下档案管理实现资源共享。利用办公自动化系统开展医院档案管理工作，工作效率能够得到显著的提升，工作过程也更加的快捷，其发挥的最大优势就是资源的共享，能够利用微博、QQ以及微信等软件，能够进行档案信息的实时传输与共享，使得医院档案管理工作的技术性及规范性都有了很大的提高，档案管理的质量水平也获得显著的提升，管理人员通过相关的信息系统，能够实现短时间搜索、确定目标档案文件，利用文件检索功能可以立即找到相应的文件，并将其进行共享，这种形式下的档案信息在共享的过程中受空间及时间上的限制也是微乎其微的，是对传统的档案管理模式的创新，节省了大量人力及时间。

三、办公自动化环境下医院档案管理工作的改进

（一）办公自动化要与医院档案管理结合，提升其规范化水平。医院档案管理工作的开展，在新时期下迎来了新的发展阶段，传统的档案管理模式已不再符合当下的发展需求，对传统的管理方式进行转变也已经是势在必行。办公自动化环境下，医院的档案管理工作需要朝着效率化的方向发展，实际的档案管理工作的开展应该满足医院发展的需要，将办公自动化与医院档案管理相结合发展，提升实际的档案管理工作效率，让档案管理工作的开展能够更好地服务于医院各项工作的开展，推动医院医疗卫生事业的不断进步。档案管理工作中，自动化的管理模式能够显著的提升档案管理的效率，计算机系统具备的数据存储功能是非常强大的，能够提升档案管理先进性及实用性水平。医院的档案管理工作成了办公自动化管理系统的组成部分，能够借助计算机网络平台实现对管理工作的直接监管，实现各个工作环节过程的技术性规范，在实际的信息应用中，能够更加快速便捷的调出信息，节省时间。

（二）提高医院部门之间的有效合作。档案管理只是办公自动化管理系统中的一部分独立内容，但这与传统的档案管理模式又有着较大差别，通过自动化管理系统，能更好地实现对档案信息的管理。与传统的档案管理模式相比，办公自动化环境下开展的医院档案管理工作，会对医院各个部门之间的合作更加重视，档案部门与信息技术部门之间建立良好的合作关系，才能更加顺利的实现信息的存储，确保档案管理工作的正常开展。在借助办公系统实行档案管理工作的时候，系统所具备的实际性能对档案管理工作也会产生很大的影响，因此，加强系统性能需要的是部门之间的通力合作。由此可见，办公自动化环境下的医院档案管理，需要特别注重不同部门之间的协作，这对于档案管理工作的顺利实施是非常有利的。

（三）注重专业档案管理人才队伍的建设。当前医院工作人员对办公自动化虽然有了一定的了解，但是还缺乏熟练的操作能力，要想实现办公自动化系统在医院档案管理工作中的高效应用，就要注重专业档案管理队伍的建设。自动化办公系统的科技含量较高，是对计算机技术的一种实际应用，能更好地满足人们的办公需要。要想提升办公效率就需要对这一工作系统有一个具体、全面的了解，在医院建设一支专业化的档案管理人才队伍，需要注意几个方面的内容: 一方面，档案管理人员应该做到与时俱进，了解最新的档案管理的相关知识技术，不断地提升自身的计算机操作能力；另一方面，还需要加强自身业务能力的提高，使得档案管理人员更加熟练的操作信息管理系统，提升信息录入、调取的效率；最后，要加强对管理人员进行业务考核，形成完善的评估机制，建立档案管理人员的安危意识，使其能够积极地投身到医院档案管理工作之中。

四、结束语

在当前的医院档案管理工作中，在管理意识及管理方法上还存在一些不足之处，医院需要根据新形势的发展做出相应的改变，对原有的档案管理制度进行创新，通过办公自动化系统的支持，推动医院档案管理工作的信息化、数字化发展，提升医院档案管理的整体意识，提升档案管理人员的专业素质，提升医院档案管理质量，更好地为医院各项工作的发展服务。

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