高校院系教学档案管理之基本特性、现实困境及发展思路

文/南华大学档案馆 汪波 郭庆梅

高校院系教学档案管理之基本特性、现实困境及发展思路

文/南华大学档案馆 汪波 郭庆梅

高校教学过程中形成的院系教学档案是对高等教育宏观专业学科建设及微观具体教学的全面而具体的体现。但是，因高校院系教学档案自身存在的特殊性，在档案管理过程，各高校的教学档案管理面临着各种现实困境。如何减困，是当前高校院系教学档案管理与建设的重要研究课题。

高校院系教学档案；基本特性；困境及发展思路

一、基本特性

（一）实质上的整体性与形式上的个体性。各高校不同的专业有各自相对稳定的教学模式和要求，不同的教育层次有相应的教育教学材料和文件，不同年级学生则有固定的在校学习过程，从录取、入学、课程、学分、论文直至毕业，都有相应的教学档案予以佐证。这些佐证材料都充分体现了高校院系教学档案实质上的整体性。但是，高校教学档案很大部分来自于不同的院系，除了上级教育部门和高校校级管理部门发送的各类文件外，还有各二级院系发布的文件，更多的还有来自基层教育教学和学生管理工作者的资料，包括与本专业教学有着密切关系的声像资料、多媒体课件、实物材料如奖状奖杯证书等等。这些材料在性质上归属于整体的教学档案，但外在形式上归属于具体的教师、学生、荣誉获得者等个体，说明了高校院系教学档案具有形式上的个体性特征。

（二）征收上的广泛性与使用上的限定性。高校院系教学档案范围广泛，内容复杂。从学科范围看有理工医和人文社科等之分，从教育教学环节看有招生录取、培养方案、教学大纲、考核标准、教学任务、教学信息、教师课表、学生成绩、毕业分配等之分，档案管理人员要做到征收材料没有遗漏，全面而规范，需要付出极大的耐心和劳动力。在此后的档案使用过程中，真正会经常性高频率使用的档案却极其有限。档案总是作为一个历史的记录而存在着，也许在很长的一段时间都再也没有使用的可能。所以说，高校教学档案具有征收上的广泛性和使用上的限定性相结合的基本特性。

（三）时间上的稳定性和过程中的流动性。高校院系教学档案按照不同的时间标准划分具有一定的稳定性。大多数高校往往以春季学期和秋季学期划分，也有些院系教学档案资料是以自然年度划分，还有些高校借鉴国外经验划分了一年三学期等。但从教学档案产生的过程来看又具有流动性的特点。流动性决定了高校院系教学档案在归档时间上和其他类型档案不完全一致，因而决定了院系教学档案应该具备符合自身要求的档案管理手段和方式。

（四）外在上的普遍性和内在独特性。一般地说，高校院系教学档案在相似的专业教育教学中具有普遍性，这样可以帮助高校加强同行交流和科研合作。但具体到各个高校内部，不同高校有不同的办学特色，有各自的优势学科和特色专业，各自会产生独特的教学成果。因此，高校院系教学档案管理过程中，既要遵循教学档案的普遍性，使院系教学档案在征收、整理、分类、立卷、建档等方面进一步地规范化，又要充分展现各高校的办学特色，尤其是各自专业领域的优势学科，这样才能充分发挥院系教学档案的重要作用。

二、客观方面之现实困境

（一）对院系教学档案重视不够，归档制度不健全。客观方面存在的现实困境之一在于高校领导层及教职员工均对院系教学档案管理不重视，档案理念较为落后。目前，各高校院系教学档案管理手段大多采用纸质档案加上档案柜保存，而更深层次的院系教学档案管理制度的建立健全还很不够。对教学档案的管理工作，很多直接经办的教育教学和管理人员都存在认识上的不以为然。教师或教研室也大多缺乏参与院系教学档案管理的意识，反而当作自己额外的负担。高校各个部门在收集教学档案过程中存在重复浪费现象。例如，由于归档范围不同，各部门不能严格执行归档时间，不能明确收集材料具体对象和移交对象，于是一式多份地复印，多多益善，四处散发存档，造成浪费。

（二）院系教学档案的管理缺乏规范化。高校院系教学档案管理的另一个现实困境在于标准的不统一，在教学档案的收集、整理、立卷过程中不能规范化操作，随意性较强。一方面院系教学档案的收集、整理、管理确实是复杂和长期的过程，需要极大的细心和耐心。另一方面叠加上教学档案管理工作者不断增强的流动性，进一步削弱了高校院系教学档案的管理力度和规范程度。

（三）高校院系教学档案管理人员队伍不稳定。根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，2008年9月1日正式施行，其中第六条规定，高校档案机构由档案馆和综合档案室构成。应当配备专职档案人员负责。第十六条规定，学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。许多高校院系兼职档案员并无固定人员担任，且大多数兼职档案员也并非档案管理专业科班出身，由于他们所接受的教学档案收集与管理方面的培训较少，往往到年度归档立卷时敷衍了事，给院系教学档案管理带来很大难度。

（四）网络化信息化在高校教学档案管理中缺位。随着时代的发展，传统的档案管理方法显然暴露出较多的缺陷和问题。信息时代的院系教学档案管理工作与传统的教学管理工作相比，对从业人员提出了很多计算机网络新技术的要求。随着高校办公自动化程度的不断提高，院系教学档案管理工作者急需熟练掌握各类现代化办公技术，同时也急需获取各高校在网络信息化的人、财、物方面物质条件方面提供更多的保障。

三、主观方面之现实困境

高校普遍有个认识误区，以为教学档案管理不过是收集档案材料，没有太多深奥的理论。而实际上，从某种意义上来看，院系教学档案管理人员应当具备的综合素质之高甚于部分专业教师。所以，在高校教学档案管理人员的主观能力建设方面，理想与现实相距甚远：

（一）教学档案管理人员需要更高超的沟通技巧。教学档案管理人员需要向一线教学人员收集相关的各类教学资料，而这种征询和请求的表达能力和技巧将决定处于教师岗位的老师们是否有配合的意愿和诚意，有些并非教师职责必须上交的资料，也可能因为档案管理人员的沟通能力欠佳而无法收集得到，以致档案的不完整。高校专业教师大多专业水平高、个性强、自我意识突出，更加需要教学档案管理人员有针对性地逐一沟通和协商，争取得到对方的理解和支持，才有可能在教学档案的收集上做到接近完善。

（二）教学档案管理人员写作能力尚欠缺。随着教学档案管理工作的逐步完善和改革，一系列教学报告（诸如教学质量报告、教学状态报告等）也将作为档案材料逐步完备，这些材料对于教学档案管理人员的总结能力和写作能力提出了较高要求。能写出质量高、综合性强、甚至有着借鉴和推广意义的各类教学报告，对于高校的教育教学工作、档案管理工作，都有着极其重要的意义。

（三）教学档案管理人员各类媒体应用技能需提高。多媒体应用技术的普遍运用，能够帮助院系教学档案管理人员更为方便快捷地进入数字化档案管理阶段。绝大多数人员无法熟练安装、使用电脑周边、复印机、传真机、刻录仪等办公设备，甚至无法熟练使用各类常用办公软件，降低了办公效率。

四、发展思路

（一）思想上更新理念高度重视。高校各级领导应该高度重视档案工作。院系教学档案管理人员，直接承担着基层的教育教学管理和档案管理双重职责，尤其应该受到尊重和肯定。各个高校虽然都不乏种类繁多的教学档案管理的各类文件，包括院系教学档案的保存内容与保存期限、整理与管理工作流程、使用管理制度等等，但如何把这些纸质文件的内容转化到每一位教学档案管理人员的实际行动中，这也是对高校各级领导管理理念的极大挑战。

（二）保障上加强培训督促进修。院系教学档案管理人员应积极参加业内组织的各种培训，比如学习档案管理各类法律法规和规章制度，熟练使用本校网络化管理的教学系统和办公系统。当然，还需要特别强调教学档案管理工作者的责任意识和服务能力，提高档案管理工作效率和水平，同时也有助于提高教学档案管理人员的信心和能力。

（三）业务上走文档一体化道路。所谓文档一体化，是指综合文书管理和档案管理，从文件形成到档案归档的整个过程进行有机的统一，从而使文件内容保持完整，使元数据结构保持一致。由于高校院系教学档案具有实质上的整体性与形式上的个体性、征收上的广泛性与使用上的限定性、时间上的稳定性和过程中的流动性、外在上的普遍性和内在独特性等特征，引入文档一体化模式，各院系在教学文件产生之初就着手予以登记、汇总、分类等工作，此后的立卷和归档等工作将轻松很多，这也是未来高校院系教学档案管理工作方式改革的必然趋势。

（四）高校院系教学档案管理的网络化与信息化。根据2002年国家档案局中央档案馆印发的《全国档案信息化建设实施纲要》，里面明确提出了要积极“开展公众档案信息网上查询服务”要求。因此，网络化、信息化是高校教学档案资源有效利用的重要手段。网络化是指将原始数据的存储位置置于网络环境中，从而实现数据共享，然后进一步实现授权和开放。通过授权，确保数据安全和分级使用；通过开放，真正实现共享。信息化则是在更高层次、更高水平上对档案资源的开发利用。网络系统作为档案信息最主要的传输平台，为档案信息的迅速传递提供基础条件。网络化和信息化有机结合，有助于高校院系教学档案工作的不断创新。

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