浅析地勘档案信息化管理的重要性

2016-11-25吉林省地矿勘察设计研究院李春红

办公室业务 2016年23期

文/吉林省地矿勘察设计研究院李春红

浅析地勘档案信息化管理的重要性

文/吉林省地矿勘察设计研究院李春红

在新形势下，加强地勘档案信息化的科学管理，充分发挥地勘档案的潜在价值，促进地勘事业发展。随着地勘单位的全面深化改革的不断深入，档案信息化管理必须适应新的情况、新的变化，尽快地适应经济新常态的发展需要，积极的构建大地质的新格局，才能促进档案事业的健康、可持续发展。

地勘档案；继续教育；新常态；信息化

地质档案是地质工作人员成果的结晶，更是国家宝贵的财富。经过50多年的发展，各地勘单位都积累了大量地质科技材料，随着地质工作的发展，如何科学地管理好这些档案，维护历史真实面貌，延长其使用寿命，主动的融入“一带一路”全面发展战略当中。这对于吉林省地勘单位而言，做好地勘档案管理工作，是档案工作者的责无旁贷的任务。在省地矿局、院领导大力支持和指导下，积极落实档案工作的精髓，以信息化建设作为今后科技档案管理的重点，完善地勘档案信息网络，实现科技档案数字化、资源共享，服务对象与需求扩大化，当成义不容辞的职责。

一、档案管理工作中存在的问题

（一）地勘档案管理者的观念落后。在当前地勘档案管理工作中，普遍存在档案管理者观念落后的情况，其缺乏信息化的地勘档案管理意识，错误地认为地勘档案管理与信息化无关，甚至还认为信息化管理不如传统管理。

（二）地勘档案管理设备落后。由于地勘单位对地勘档案管理信息化建设的观念认识不足，导致在地勘档案管理所必需设备方面的投资较少，无固定档案管理室的情况发生，更谈不上地勘档案管理了，地勘档案资料查询变得非常困难。更有甚者像计算机、网络、数据库等基本的信息化技术支撑基本没有，阻碍了地勘档案资料管理发展。

（三）档案的关注程度不足。地勘单位很多人甚至部分领导干部对档案这份工作，并存在一些误区，更谈不上对档案工作的重要性认识了。认为档案工作就是一种保管性质且可有可无，一不是单位的主要工作，二也不能给单位创造经济效益，只要能应付外调、查档就可以了。另外，档案管理人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视。

（四）管理力量不足，管理水平较低，管理手段滞后。档案管理人员大多没经过专业知识培训，导致对管档要求、材料的收集、整理、归档、装订等基本业务不精。另外有些档案管理人员身兼数职，所做的工作仅仅是将材料放入档案盒，并且不能及时系统的整理归档，甚至一些材料有的还不够准确。

（五）地勘档案工作人员的综合素质、水平参差不齐。

目前大部分地勘单位的档案管理人员专业知识配备不科学，而且综合素质较低。从事地勘档案管理年轻人员对电脑、网络信息的编录、检索和存储管理水平较高，而对档案管理需要的方法、手段、原则等基础知识掌握的较少；经验较丰富的、年长的地勘档案管理者对于先进的管理技术掌握的还很少，甚至对现代的网络技术、电子信息、数据库等不了解，导致对地勘档案管理信息化建设难以推广。

二、加强人才队伍建设、全面提升专业人员的综合素质

（一）档案管理是细致、准确、连续性较强的工种。日常多数工作如基础业务、材料的分类、规章制度的建设等，需要档案人员长时间的学习、知识的沉积、积累经验，才能将档案工作做到细致趋于完善。另外档案人员的工作岗位不稳定，也影响了到档案工作的连续性。因此，从档案工作的长远发展上考虑，档案人员工作的稳定，档案工作人员的教育培养以及他们的积极性和创造性，在当前显得尤为重要。

（二）重视档案人员的继续教育。社会已步入信息、数字化时代人们对档案管理工作，提出了越来越高服务需求。作为档案工作者，必须系统地学习和掌握档案管理专业知识，定期参加业务培训，增长技能，提高档案管理质量，以便适应岗位发展的需要。为了拓宽档案人员专业技术知识面，现在单位订阅了《中国档案》《兰台内外》《城建档案》等专业杂志。

（三）完善档案管理制度。提高认识，加强领导，努力为档案事业的发展创造良好的环境。在新的历史条件下，领导的重视与支持是做好档案工作的重要因素。

三、提升档案信息化管理的层次

（一）加强档案管理制度的建设。制度本身就是一种规范。单位要根据档案工作的实际情况，制定适合本单位的管理办法和制度。使档案材料的形成、收集、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管等基础性工作做到有章可循，严格执行。健全各项规章制度，真正做到档案管理的标准化、规范化。并在实际工作中逐步加以完善，使档案管理真正做到具有信息化、规范化、标准化。

（二）随着档案管理系统化、数字化的发展，档案管理所需的软件、录入、编号、目录检索等系统的建立，显得极其重要。单位建立档案信息数据库，尤其是对期限度长且不易保存、具有专业课题利用价值纸质资料转换为电子图片资料，同时建立了声像、照片、荣誉实物档案，建立和健全其管理制度，逐步实现档案管理规范化和标准化，充分地开发和利用档案信息资源，更好地展示单位的发展面貌及历史的真实记录，以便使档案信息资源的作用充分地发挥出来，为国家、社会、单位的发展建设服务,是档案工作者不可推卸的责任。