基于流程再造的高校学生综合管理系统建设——以嘉兴职业技术学院为例

周湘梅，毛 杰，沈权权

（嘉兴职业技术学院 网络信息中心，浙江 嘉兴 314036）

基于流程再造的高校学生综合管理系统建设——以嘉兴职业技术学院为例

周湘梅，毛 杰，沈权权

（嘉兴职业技术学院 网络信息中心，浙江 嘉兴 314036）

通过分析流程再造理论在高校学生综合管理建设中的可行性后，经过组织机构建设、事务分析规划、流程再造建模和流程再造实践4个步骤完成基于流程再造的高校学生综合管理系统建设。解决了学生管理信息共享和业务协同的问题，实现了从招生、迎新、教学、管理直到离校成为校友的学生信息资源的整合，为学生提供了良好的信息服务。

流程再造；学生综合管理；系统

高校学生管理工作涉及学生从报到入校到毕业离校的整个过程，是学校管理的核心工作之一。随着时代的发展和信息化建设的不断深入，传统以“职能”为核心的高校学生管理模式和学生人数的迅速增长之间的不适应性日益显现。因此，在新形势下如何利用信息技术另辟蹊径，更加有效地管理学生事务，体现“以人为本，服务学生”的理念，成为高校信息化建设的一项重要内容。

一、需求分析

嘉兴职业技术学院是经浙江省人民政府批准建立的一所全日制公办普通高职院校，教职工四百二十余人，全日制在校生九千二百余名。学校的信息化工作起步较晚，近年来陆续建成教务、科研等应用系统，在服务教学、管理工作中发挥了重要作用，但是信息技术在学生管理和服务中的应用还有待提高。因此，在建设前期，经过详细的调研和分析，结合学院信息化建设的现状，确定了学生综合管理系统的需求包括管理需求和学生需求。

（一）管理需求

目前，学院学生管理工作采用基于职能和任务分工管理的模式。由副院长主管，以团委学生处为主管机构，涉及招生就业办、教务处、财务处、后勤与设备处等诸多职能部门。而每个分院则由分院党总支书记领导，由学工办主管。这种模式岗位明确，职责清晰，确保学生管理工作的开展，但也存在一定的问题：在这种行政化的管理模式中，管理层级过多，上下级信息不对称，导致信息传递缓慢，降低了工作效率；部门间以垂直分工为主，相互间缺乏沟通和协调，导致了一些无效工作的产生；学生管理工作以管理为重心，以“完成本职工作”为本，而轻视了服务，没有为学生提供人性化、高质量的服务，违背了“以人为本”的理念。因此，迫切需要统筹协调学生管理相关部门，按照业务流程打破相互间接壁垒，实现扁平化管理，更好地服务学生。

（二）学生的需求

如今的大学生都是90后，是摸着电子设备长大的一代。如今大学里办手续、打申请还需要在纸稿上填写，并找相关领导签字，这种通过纸质传递的办事模式低效、费时，学生甚不喜欢。因此，他们希望建成一个“网络化、一站式”的综合服务系统，能及时查询学习生活中相关的信息和服务，能一个账号访问所有相关的系统，能简化办事流程，提高办事效率。

二、流程再造理论应用于高校学生综合管理的可行性

流程再造理论是20世纪90年代初美国著名管理学家Michael Hammer和James Champy首次提出的概念，是对企业的业务流程进行根本性的再思考和彻底性的再设计，从而获得可以用诸如成本、质量、服务和速度等方面的业绩来衡量的戏剧性的成就。[1]其本质特征是从顾客需求出发分析业务流程；以整合连贯的流程取代割裂的职能分块；以飞跃性绩效为再造目标。[2]再造理论在企业生产实践中已被证明确有价值，那么对当前高校的学生管理工作是否适用呢？可以从它的3个基本特征进行分析。

（一）出发点相同

流程再造的出发点是顾客的需求，以顾客为中心，站在顾客的角度去思考应该提供怎样的产品或服务，从顾客的需求出发分析业务流程。高校学生综合管理的对象是学生，而坚持“一切为了学生、为了一切学生”的学生服务理念正是学生管理工作的生命线所在。只有坚持学生导向，以学生为本，才能形成可持续发展的学生管理与服务新模式。

（二）再造对象相同

流程再造的对象是业务流程，它打破传统的分工理论框架，强调工作的完整性和流畅性。学生综合管理正是由学生培养生命周期中各项业务流程所组成，如迎新流程、教务流程、离校流程等，可通过对各项业务流程的重构、优化和再造，形成综合的学生管理系统。

（三）追求目标相同

流程再造的目标是使管理工作发生质变，实现绩效的飞跃，而不是小范围的改进和提高。学生综合管理系统的建设目标正是通过重构再造业务流程，实现学生管理和服务的创新，以大大提高工作效率，提升学生满意度。

三、基于流程再造的学生综合管理系统建设

嘉兴职业技术学院（以下简称学院）学生综合管理系统项目从2012年立项到2014年上线，历时3年，各平台和系统分批建设，不断完善，总体应用效果良好，实现了预期的建设目标。

（一）建立组织机构

根据系统建设和使用的特殊要求，在学院信息化建设领导小组的基础上，专门成立数字校园示范建设领导小组和办公室，全面负责项目建设的组织与实施。领导小组由书记和院长任组长，各分管副院长和党委委员任副组长，各处室、分院一把手为组员，做好建设工作的统筹、协调、推进和监督反馈工作。办公室设在网络信息中心，负责项目的组织实施和技术保障工作。

（二）分析规划学生管理事务

学院的学生业务主要涉及招生就业办、团委学生处、教务处、财务处、后勤与设备处等部门，通过对各项业务进行分析和规划设计，确立了学院学生业务数据流图，如图1所示。由省招生系统导入教务系统的数据作为学生的源数据同步到数据中心，再经数据流流转到学工、迎新、离校等学生管理相关系统。

图1 学生业务数据流图

（三）建立流程再造实施模型

介于流程再造自身的复杂性，加上高校学生管理工作涉及学生公寓管理、评优评奖、勤工助学、心理健康等繁琐的工作，因此，再造学生管理服务流程，必须要有目的、有步骤地组织实施，才能保质保量，取得预期效果。为此，建立了学生综合管理流程再造实施模型，如图2所示，包括流程需求分析、目标定位、分析诊断、设计优化和实施评价五个阶段。[3]

图2 流程再造实施模型

（四）实践流程再造

按照图2所示的流程再造实施模型，对学院现行的学生管理组织结构和业务流程进行优化再造实践。不仅规范了工作，提高了效率，对学生而言也提供了更加高质量、便捷的服务。

1.组织结构优化再造

学院传统学生管理工作基本上都是由校党委领导，实行校、分院两级管理，按条块分工进行。校党委规划后，通过职能处室制定统一政策，再传达布置至各分院执行，分院再传达至师生，再由分院汇总后反馈给学校各职能处室。这种职能型管理模式在实际工作中存在很多不足：组织中的各级管理人员只对事务本身负责，只要事情完成了，工作就做好了。仅以任务的数量和质量作为考核标准，而不是对整个流程、最终目标和学生负责，导致工作完成了，但学生的满意感荡然无存，违背了学生工作“服务学生”的初衷。同时，管理层级过多，且主要的传递方式就是“通知”和“会议”，这种自上而下，由点及面的信息传递模式执行效率缓慢；部门间界限分明，各履其责，缺乏协调，有时甚至“只扫门前雪”，把问题推给其他部门，导致学生办事碰壁现象严重。

运用流程再造理论和方法，借助于信息技术支撑平台，对学院的学生管理组织结构进行优化再造，建立流程型学生管理组织结构，如图3所示。管理团队由学院党委、团委学生处、教务处等多个学生工作相关部门组成，负责规划、指导和协调工作。业务流程是通过对学院学生管理工作流进行梳理重组后形成的针对某一工作的完整连贯的整合型流程。分院和学生按照业务流程的需求，利用学生综合管理系统对自己的业务负责。这种组织结构中，每项工作在各环节上均有人负责，且环环相扣，彼此监督，既能确保工作顺利完成，又能减少管理层次，可解决职能型组织结构存在的诸多弊端。

图3 流程型学生管理组织结构

2.业务流程优化再造

通过对学生培养生命周期中的各项业务目标进行重新定位，可兼顾流程和职能，优化重组各项管理和业务流程。下面以迎新流程的优化再造为例进行介绍：

传统迎新过程中，学生先领取报到单，再到各业务部门盖章审核，最后将报到单交分院完成报到。整个过程涉及团委学生处、财务处、后勤设备与管理处等众多部门，且多次重复地进行，免不了出现各种问题：新生集中报到，人多拥挤，场面混杂，易引起不良情绪；新生初来乍到，人生地不熟，容易出现手续漏办、错办；信息现场填写，准确性低，效率低下；迎新工作完成后还要通过整理统计后才能呈现新生报到信息，统计信息滞后2-4天。

迎新管理工作流程优化再造，将教务处、网络信息中心纳入迎新工作流程，改变了传统的串连方式，实施并行。在整个过程中各部门、分院可并行操作迎新活动的相关事务，加快对学生的响应速度，大大缩短报到时间，更好地服务学生，如图4所示。

图4 优化迎新管理工作流程图

迎新流程优化再造后，新生报到流程如下：已缴费的学生到校后，先到各分院迎新点报到，确认新生名单；未缴费的新生到财务处迎新点缴费，因家庭经济困难而需办理绿色通道的学生先到学院申请，填表由学院签署意见后到学生处绿色通道办理学费缓缴手续，再到分院报到。最后领取生活用品入住已安排好的宿舍。

四、建设成效

（一）业务流程优化，化繁为简

在学生综合管理系统建设中，经过流程重组再造，实现了以流程为中心的学生管理资源整合和复用，形成了较固定的学生入校、毕业离校、学生信息查询等跨部门流程，以及教学管理、学工管理等部门内流程，具体内容如表1所示。在跨部门流程设计中，力求简化手续、提高效率、服务师生。

表 1 学生综合管理系统流程一览表[4]

（二）学生数据共享，避免重复劳动

通过对学生管理相关部门中学生管理数据的梳理，确定了学生数据源产生的权威部门及使用学生数据的有关部门，并基于统一数据中心，建设以学生信息为主的基础数据库。学生数据的共享与交换以教务系统作为学生数据源，同步到统一数据中心，再流转至迎新、学工、离校等相关业务系统，并在个人门户展示，避免了不同部门资料收集、数据采集等重复。同时，统一数据中心按照一定的接口规范以Web Service方式开放接口，并且提供数据映射关系，第三方系统可通过建立各个服务调用接口和数据调用接口获得需要的数据，提升了数据的共享度。

（三）系统一体化，各项事务轻松办

基于学生管理工作各项业务流程的优化再造，把学生培养周期内的各项事务纳入信息管理系统中，统一数据标准，并依托统一门户、统一身份认证等支撑平台，为学生提供一个一体化的管理与服务平台，实现了学生从招生入学到毕业离校的校园学习、生活一体化、网络化服务。学生可单点登录数字校园，进入个人门户，及时、集中查询学习生活中相关的信息和服务，包括等级考试、成绩查询、专业课表查询等，并方便快捷地完成各项报名和申请，如网上报名、资助申请、奖学金申请等，不仅简化办事流程，提高办事效率，而且提升了学生满意度。

五、应用效果

学生综合管理系统于2014年完成，在整个建设与推广过程中，网络信息中心先后组织召开相关部门协调工作会议，组织集中业务培训并积极响应用户咨询及求助。目前，整个系统运行状态良好。

（一）学生个人门户

学生个人门户面向本校学生，将各种应用系统、数据资源和互联网资源集成化，方便学生处理相关事务。学生通过登录认证，可享受系统提供的成绩查询、课表查询、资助申请、等级考试查询等服务，以及网络教学、数字离校、教务管理等应用系统。

（二）迎新系统和离校系统

迎新系统和离校系统正式成功应用于学院2013年度到2015年度的迎新和离校工作，实现每年迎新和离校工作的数据化协同办理。以2014年迎新情况为例，新生在现场报到前完成网络缴费的有2226人，占应到新生总数的94.36%，大大减轻了迎新现场的收费压力。整个报到过程中，流程清晰简洁、不分先后、人到即办。报到第一天上午即办理完成了1900人，占实际报到总人数87.2%。

（三）学工系统

学工系统建成思政队伍、学生信息、学生资助、公寓管理、勤工助学、日常事务、党团建设、评奖评优、违纪处分等模块，基本实现学院学生管理各项工作的信息化。一改以往各类申报层层纸质传递的低效工作模式，实现各类信息的快速统计、查询，提高了工作效率。

（四）公寓管理子系统

公寓管理子系统包括房源管理、住宿管理、查询统计、宿舍异动等模块，主要用于全校学生的宿舍和床位的统筹调配。实现了学生住宿信息方便、快捷的查询、新生床位的快速编排和住宿异动情况的统计。

学生综合管理系统有效解决了学生信息共享和学生管理业务协同的问题，实现了学生整个培养周期中各个阶段的学生信息资源的整合，为学生提供了良好的信息服务。

六、结论

学生综合管理系统作为数字校园的重要组成部分，是学校教学和管理两大主线之间的纽带。它的效率和工作水平直接或间接地决定了各条线工作的效率和水平。引入流程再造理论，是在对学生培养周期中的各项事务进行剖析的基础上，建设基于流程的学生综合管理系统，并先后建立了统一数据中心、统一身份认证、统一门户等支撑平台，实现全校范围内数据的统一集中、共享和交换，方便各部门、各项服务间的协同合作，为学生提供一体化的服务。不仅简化了办事流程，提高了工作效率，更重要的是让学生得到了满意的服务。但是在建设过程中仍然存在不同系统间的数据编码差异、部门数据维护不及时、管理分散等问题。因此，下一步建设中，一方面将加大对广大师生的信息技术应用能力培训和系统应用推广力度，进一步用好系统，另一方面将对接网络教学平台，加大系统与教学应用的结合。

[1] 陈徽.基于业务流程再造的燕山大学学生管理信息化模式的构建[D].秦皇岛∶燕山大学,2010.

[2] 胡德平.基于流程再造的高校学生工作模式创新[J].思想理论教育,2009,(9)∶84-85.

[3] 郭威.基于流程再造视角下的我国高校一站式服务中心发展现状研究[D].北京∶首都师范大学,2013.

[4] 蒋东兴,种连荣,等.高等教育信息化创新应用案例集（第二辑）[M].北京∶清华大学出版社,2015.67.

Constructing the University Students' Comprehensive Management System Based on the Process Reengineering——Taking Jiaxing Vocational and Technical College as an Example

ZHOU Xiang-mei, MAO Jie, SHEN Quan-quan
(Network Information Center, Jiaxing Vocational and Technical College, Jiaxing 314036, China)

At the beginning of the study, we analyzed the feasibility of BPR Theory in college students' comprehensive management, after that, through organization construction, transaction analysis, process reengineering modeling and practice four steps, we completed the university students' comprehensive management system on the basis of process reengineering. This system shares and integrates all the students’ information from their admission to graduation, which provides a good information service for them.

process reengineering; students’ comprehensive management; system

G715

A

2096-272X（2016）05-0040-06

2016-05-08

周湘梅（1982-），女，浙江海宁人，硕士，助理研究员，研究方向：教育信息化。