高校图书采访工作精细化管理探析

2016-11-21祖迪

长春师范大学学报 2016年8期

关键词：查重书目馆藏

祖迪

(广东外语外贸大学图书馆，广东广州 510420)

高校图书采访工作精细化管理探析

祖迪

(广东外语外贸大学图书馆，广东广州 510420)

为了适应高校改革和发展的要求，图书馆对图书采访工作提出了进一步精细化管理的要求。本文以广东外语外贸大学图书馆中文图书采访实践为例，对图书采访工作中的选书、查重、订购以及采购评估四个环节进行了精细化策略探讨,以期为高校图书采访实际工作提供借鉴。

图书采访；采访员；采访精细化

2016年印发修订的《普通高等学校图书馆规程》中指出，高校图书馆的主要任务之一是“建设全校的文献信息资源体系，为教学、科研和学科建设提供文献信息保障。”[1]高校图书馆作为学校的文献信息中心，应适应“十三五”规划中高校改革和发展的要求，对图书馆各方面的工作进行精细化管理，用有限的经费，最大限度地为高校教学、科研服务。图书采访工作是图书馆的基础工作，是馆藏文献资源建设的源头工作，是影响馆藏数量和质量的重要因素。目前，图书采访工作面临着购书经费相对稳定而纸本图书价格上涨的状况，需要满足高校读者不断变化的阅读需求、电子资源对纸本资源的冲击等一系列问题，因此，图书馆应采取图书采访精细化的应对措施。

图书采访是一项系统性很强的工作，涉及选书、查重、订购、验收、入库[2]等多个环节。本文从广东外语外贸大学图书馆(以下简称“本馆”)中文图书采访实践出发，着重对选书、查重、订购以及采后评估环节进行精细化实施策略的探讨。

1 精细化选书，提高馆藏质量

笔者对国内75所高校图书馆的89名中文采访员进行了问卷调查(表1)。超过80%的采访员表示对出版行业敏感，对获奖图书、好书榜、畅销书比较关注，其余各环节都在60%以下，本文将对其他环节加以探讨。

表1 在采访过程中，以下情况您有做过的是( )可多选

选项小计比例(%)5．定期补订核心出版社书目数3741．66．定期发书单给各学院教师圈选书目2831．57．与其他同类型院校或学科进行馆藏对比、补缺1415．7本题目有效填写人数89

1.1 进行学科馆藏分析

高质量的学科馆藏是建设和发展高水平学科的基础条件和重要支撑。图书馆应不断地配合高校学科设置、发展的具体情况，为重点学科提供充足的文献资源保障，调整各学科专业文献的入藏级别，包括“基础级、学习级、研究级、完整级等”[3]，按照预定级别采购相应学科的专业图书。同时，采访员应以年为单位，定期对这一年新增图书进行学科馆藏分析及评价，分析新书入藏是否符合采购原则，是否符合建设学科馆藏的大方向，从而及时调整馆藏建设的结构，为下一年的图书采购进行具体的指导。以本馆为例，根据我校学科建设的目标，考虑文献的前瞻性、学术性、实用性等特点，按文献的学科内容制定不同级别的采购原则，全面采集语言学与应用语言学研究类文献、本校教师著作；重点采集我校优势特色学科及与重点扶持学科专业相关的研究类文献；适当采集一般学科相关的文献及人文社会科学、自然科学等通识类图书。每年采购任务完成时，本馆即开展新书入藏的学科馆藏分析，并在此基础上制定下一年采访策略。

1.2 利用馆配商专题书目数据

采访员在书目的收集与遴选上，尽量做到细致、全面、专业、高效。大多数中标馆配商都会为图书馆提供采访书目，而这些书目数据也是图书馆图书采购的主要来源[4]。图书采访员应有计划地定期下载整理，保证常规书目的连续性和完整性，同时要注重对馆配商“专题书目”的收集整理。“所谓的专题书目是指馆配商定期向图书馆提供的常规(现货、期货、现采)采访书目以外的数据，通常有专门的主题。”[5]从我馆中文图书中标的三家书商来看，两家民营馆配商都不定期向采访人员推送专题书目。2014年3月到2015年4月，两家馆配商共推送了135期中文专题书目，包含获奖图书、各类榜单、时事专题、出版社主题图书以及馆配商利用大数据的自统书目推荐等，书目数据多、主题范围广、质量较高。采访人员应利用好馆配商的专题书目数据，一方面可以作为常规书目的补充，做好该主题的查漏补缺；另一方面，榜单图书等具有较强的时效性，读者需求度高，节省收集时间，提高订购效率。

1.3 补订核心出版社书目数据

“我国出版社众多，图书出版数量大，各出版社出版的图书质量差别比较大。权威性高、专业性强、作者著名的图书一般都在核心出版社出版。”[6]采访员应根据高校学科设置情况，统计出适合自身的馆藏核心出版社。我馆统计出2011-2014年间中文馆藏图书前20的馆藏核心出版社，这20个出版社出版的图书占据了超45%的馆藏份额，也符合我校人文社科类图书重点采购的原则。目前，由于折扣等原因，书商提供的数据尚不能覆盖这些出版社全部出版品种，采访员可定期直接从出版社获取该出版社全品种书目，用于查漏补缺。如果能建立联系，馆社直接对接，更能保证这类书的到货率。同时，高校图书馆还要注重专业学术书籍的订购，部分大学社和非核心出版社出版的某些领域的特色专业书籍口碑很好，这类出版社出版品种不多，可能进不了馆藏核心出版社中，但采访员也应定期获取所需学术专业书目。如与我校相关的北京语言大学出版社和上海交通大学出版社的语言类教材、世界图书出版社的小语种图书，符合馆藏重点，需要定期进行补全。

1.4 同类型院校或学科馆藏比较

馆藏比较主要是选择与本馆类型相同或者有相同重点学科的图书馆进行对比，旨在从横向对比的角度剖析各馆之间的馆藏差异，并从中提取出他馆有而本馆尚未馆藏的书目，供本馆作为采购参考。我校是外语外贸类高校，选择7所同类型大学的部分新增馆藏，年终进行一次比对，经筛选年度重新获得新增馆藏近2000种，可以作为提高馆藏质量、专业书目查漏补缺的一种方法。

1.5 与院系教师保持联系

为了提高文献资源专业化水平，采访员应加大院系教师参与图书采购的力度。学科馆员熟悉对口学科的特点,了解专业信息资源分布,与对口院系教师联络较频繁,因此采访员可以通过学科馆员与学院建立联系，发动教师圈选专业学科书目。本馆使用“博览图书荐购系统”,采访员、学科馆员、院系教师可以在系统中直接进行荐购和批量圈选学科书单，简化流程，提高教师参与积极性。

1.6 加强沟通，开辟多种荐购渠道

图书馆流通部门掌握一手资料，采访员应多与一线部门沟通交流，了解读者实际需求。对于借阅集中、预约频繁或者长期外借的图书，要及时统计、适当补订。采访员需要定期了解各类图书借阅情况，作为调整采访策略的依据之一。本馆根据流通部门反馈的情况，制定了“经典图书补充计划”，从不同层面满足不同读者需求。

同时，图书馆应开辟多种读者荐购渠道，加大读者参与图书采购的力度。本馆开辟了网页荐购系统、出版社纸本书目圈选区、“博览图书荐购系统”手机荐购APP、图书馆官方微信微博、Q群荐购、读者留言荐购簿、师生现场采购、“教师急用书绿色通道”等多种读者参与的荐购渠道，全年共收到未查重荐购书目1500余种。问卷调查结果显示，超过70%的高校图书馆开通了网页荐购系统、留言本、读者墙以及师生现采等荐购方式，而开通新媒体微信、微博荐购渠道仅占11%，说明大多数高校仍采用传统荐购方式，新媒体荐购功能尚未能得到足够重视。所以图书馆有必要在保持传统荐购渠道的同时，积极探索新的荐购渠道。微信微博读者使用人数多，可以随时随地向图书馆荐购图书，具有开放性、共享性、互动性、便捷性[7]等新特点，今后将更受读者欢迎。

多元荐购渠道的开辟，会更大限度地满足读者的需求。图书馆要加大宣传、组织、引导力度，让更多的读者了解、参与图书荐购。采访员要及时处理、优先采购读者的荐购书目，重视读者荐购的及时反馈[8]，加强图书荐购的后继服务，提供荐购图书到馆优先借阅、奖励荐购达人等激励措施，提高读者参与荐购的积极性。

2 精细化查重，控制馆藏数量

采访员对图书进行查重，其目的是为了控制文献数量，合理利用有限的经费提高文献的质量，最大限度地满足读者需求。查重效果的好坏，很大程度上取决于采访员的查重方法和责任心。问卷调查显示，有30%的采访员使用ISBN查重作为查重方式。ISBN查重的局限在于，同书不同社，同书不同版本、装帧以及同书被编入不同丛书等不易被查出，ISBN查重仅能检测到与之完全相同的复本；55%的采访员使用“ISBN+书名”的查重方式，这样可以基本解决只用ISBN查重出现的问题，但也会出现另一些问题，如书名相同但内容和作者完全不同的另一本书；同一经典著作有删改，有必要增添新版的图书；同一原著的不同译者；同一本书在更权威的出版社出版等也有可能被剔除，这些图书有采购的价值，如果用题名查重全部剔除的话，会遗漏大量的有价值图书；35%的采访员使用过“ISBN+书名+作者”的查重方式，这样可以使书名相同而作者、内容不同的图书不被漏掉。将采访查重精细化，用ISBN进行初步批量查重，剔除馆藏已有图书，再用“书名+作者”进行二次查重，将书名和作者相同的书目单独整理出来。对同书同作者不同译者的图书可以选用，同书同作者不同版本或者不同出版社的考虑是否经典图书、读者借阅量如何、是否权威大社等酌情处理。

3 精细化订购，提高图书到货率

采访数据经过查重、筛选，制成订单发给书商进行订购。采访员在发送订单时需要根据自身采访进度以及书商类型发送订单，哪些书商现采到书率高，就将现采的书多发给该书商。不同的书商在图书供应源上会有自己的优势，比如人天对于京版图书到货率较高，湖北三新在地方版图书的到货率上有自己的优势。采访员在采访订单中可以根据出版社的不同进行调整，尽量发给优势书商，提高到书率。

馆配商接收订单后，四个月左右的时间因故未能配到的图书将取消订购，往往不通知采访人员，采访员应定期进行订单的跟踪与维护。一家书商无法配到的图书，可以发给其他书商继续订购，或者直接问出版社订购，也可以通过网上书店进行订购。长期无法配送到的订单，应及时从系统中删除。

4 精细化评估，确保采访效果

为了确保精细化采访的效果，图书馆应对文献采访工作进行年度评估，评价本馆新进馆藏是否符合馆藏总要求和发展目标，评价读者的满意程度，检查经费的使用情况，找出不足，及时调整采访策略。本馆按年度实行图书采访评估工作，评估的主要内容包含：选书原则、入藏文献内容、结构比例、对学科馆藏采集的全面性、准确性、时间性问题以及对师生读者的满足程度。对馆藏结构合理性的评估主要通过年度新增学科馆藏分析，对馆藏质量的评估方法主要包括：(1)书目核对法。选择《全国新书目》《新华书目报》等权威性的书目，将书目所含文献与馆藏相对应的学科进行抽样核对；或通过“博览图书荐购系统”与一定时期的重点出版社书目进行对比查重，考查馆藏核心重点出版社书目的收录程度；或用获奖书目、专家推荐书目等高质量书目来核对馆藏。(2)同类院校馆藏对比评估。将本馆馆藏与同类院校馆藏对比查重，考查学术专业图书的收录情况。(3)专家评估法。组织由图情顾问、学科专家、图书采编人员组成的专家组，直接对图书馆某一时期所采集的文献进行印象评价。(4)学生评估法。通过学代会等形式，组织学生直接对图书馆某一时期所采集的文献进行印象评价，提出建议和需求。