浅谈秘书工作的时间管理艺术

文/安徽师范大学文学院 吴慧娟

浅谈秘书工作的时间管理艺术

文/安徽师范大学文学院 吴慧娟

如何在有限的时间内创造出更大的效率跟效益，如何更好地把握时间，做好任务分配，是每一名从事秘书职业的人员所需要考虑的基本问题。本文试图从时间管理艺术的角度出发，通过列举几种主流的时间管理方法，从中得出一定的规律。帮助秘书人员更好地分配与管理时间，并实现自身工作效率的最大化。

时间管理；秘书工作；秘书

秘书作为领导的参谋和助手，如何在有限的时间中发挥出高效率的功能，是每个秘书工作人员都应该努力思考的问题。笔者试图从时间管理的角度来浅谈秘书工作中时间管理的艺术。

一、何为时间管理

时间对于每个人来说都是尤为宝贵的财富，它对每个人都公平的，同时也是无情的。因此，如何在相同的时间下，能够比别人创造出更高的效率，对于为领导工作的秘书人员来说显得尤其重要。了解时间管理的概念，培养时间管理的意识，这样有助于秘书在有限的工作时间内，提高自身的效率，更好地为领导、领导工作以及机关工作服务。那么，什么是时间管理呢？彭祥松先生在其著作《时间管理的诀窍——时间管理工程学》中提到：“时间管理就是指在同样的时间消耗情况下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列控制工作。是由于每个人在社会生产中所处的地位不同而赋予自己的一种内向管理素质”。从这个解释中，我们可以得到这样几点信息，一是时间管理的目的是为了提高时间的利用率和有效性的，其次它是一种内向的管理素质。正确理解与把握时间管理的概念，有助于秘书人员正确的运用适合自身的时间管理方法，从而达到提高时间利用率和有效性，进而提高自身的工作效率。

二、时间管理的方法

秘书作为领导的参谋与助手，在领导工作的方方面面都能看见秘书辅助工作的身影，对于领导工作而言，如何在既定的时间中，更快更好更高效地完成工作，这不仅仅是需要领导来思考，更多的情况下，是需要秘书人员来专研与思考的。领导工作的内容庞杂且繁多，事必躬亲显得不大可能，更多的时候，是需要秘书来提供辅助工作的。那么掌握一种适合自身性格特征与职务特点的时间管理方法，对于秘书人员来说就显得十分有意义。笔者将在本文中，介绍几种常见的时间管理方法，秘书人员可根据自身的实际情况来进行选择，结合自身工作的特点加以实施，从而到达预期的成效。

（一）阿尔卑斯山时间规划法。阿尔卑斯山时间规划法又叫“每日计划表”，其重要的原则就是书面表达，将每日的计划以书面的方式记录下来，然后根据个人的主客观因素，来规划自己一天的工作，这样的好处在于可以帮助秘书人员了解任务所需要的时间和干扰时间所消耗的时间，这样可以预留一定的机动时间来处理临时性工作，从而提高时间的利用效率。

（二）艾森豪威尔原理。这个原理又叫做“十字法则”或者是“四象限法则”，这个法则将工作分为五大类：A：必须做的事情；B：应该做的事情；C：量力而为的事情；D：可以委托别人去做的事情；E：应该删除的工作。而每天，将要做的事情写在纸上，按以上五类归类：A：需要做；B：表示应该做；C：表示做了也不会错；D：可以授权别人去做；E：可以省略不做的工作。根据这样的工作分类，将自己每天的工作进行适当的分类，按照工作的重要程度来将一天的工作进行有效分类安排，从而达到提高工作效率的目的。

（三）NLP时间生命管理法。NLP思考逻辑模型由上而下分别是环境、行为、能力、信念和价值，这个模型能够帮助秘书人员学会平衡各方面的事情，而NLP管理法不仅仅是教人学会如何平衡各方面的事物，它更重要的是教会人们学习关注重要的事，从而可以帮助人们判断如何在众多的事物中判断出重要且紧要的事情、重要却不紧要的事情等，由于二者的紧要程度不一样，因此所需要花费的时间就会不同。学习与掌握NLP管理法，判断每件待办事务的重要程度，从而可以合理地判断出完成时间，做好先后顺序的合理安排，从而达到提高效率的目的。

（四）帕累托法则与ABC时间管理法。19世纪末20世纪初，意大利经济学家帕累托偶然注意到19世纪因果人的财富和收益模式。在调查取样中，他发现大部分的财富流入了少数人手中，同时，他还发现，一个族群占总人口数的百分比和他们所享有的总收入之间有着一种微妙的关系。在经过大量的研究之后，他指出，在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此，只要能控制住具有重要性的少数因子既能控制全局。这就是迄今为管理学界所熟知的“二八法则”，同时也成为“帕累托法则”。这样的一个理论，同时也使用在时间管理领域，而ABC时间管理法其基本原理就是根据“二八法则”将工作分为A、B、C三个不同的等级，其划分依据是它们对达到职业目标和个人目标的重要程度，根据抓住工作的80%的价值，集中在工作的20%的组成部分这一基本原理，运用“关键的事情占少数，次要的事情占多数”这一规律，达到时间管理的目的。其具体模式是：

分类 特征 时间分配最重要、最迫切，具有本质上的重要性和时间上的迫切性占总工作的60%-80% A类B类C类重要，一般迫切40%-20% 0无关紧要，不迫切

根据上面的模式表格，秘书人员可根据自身的实际工作状况来确定每种类型的工作内容，制定一张符合自身个人特点和工作实际的工作计划安排表。

（五）三维综合分类法。杨树森先生在总结了其他几种时间管理方法的基础之上，提出了一种比较容易操作的时间安排，他将其称之为“三维综合分类法”，其引进了ABC分类法中的紧急程度、重要程度两个标准，加上了我们认为十分重要的“所需时间”标准，于是可以得出A、B、C、D四个标准，得出如下表所示：

级别 紧急程度 重要程度 所需时间A 非常紧急 非常重要 很多时间B 比较紧急 比较重要 较多时间C 不太紧急 不很重要 较少时间D 时间无所谓 不重要 很少时间

然后根据每件事的紧急程度，重要程度和所需时间三个方面的特征，对所有的情况作出排列组合，然后确定优先次序。

三、时间管理方法的运用

如何选择一个合适的时间管理方法，对于为领导工作的秘书人员来说显得十分重要，因为这关系到秘书如何在有限的时间内发挥出最大的效率，当然除去各种客观因素，还有各种各样的主观因素。

当然，从上文所介绍的几种方法中，不难看出他们之间是有相同因素的，比如都要求秘书人员能够制定一张工作计划表或是工作计划安排，再比如说它们都要求秘书人员能够从自己所做的工作中区分出工作的重要程度和紧急程度。这就要求秘书人员养成良好的工作习惯，使用各种记录设备，记录自己当天所需要完成的工作，当然，这些工作都应该在每天工作开始之前进行。如何更高效地运用有限的时间，秘书人员首先得从提高自身的时间观念做起。每一个秘书人员，由于个性、性格等主观因素，每个人完成工作的过程与表现都不一样，但是最初也是最重要的出发点就是分清主次。

如何分清主次，如何处理临时发生的事务，并不是都能在一张工作计划表中能够得到体现的，我们只能现将每天已经既定的事务先给它进行优先划分，列在一张工作计划表上，在没有临时事务发生的时候，我们可以根据自己选择的时间管理方法，将既定的待办事务进行主次划分，依次进行。当然，笔者认为，应该留下相应的机动时间，这样可以用来处理临时性事务。无论是哪一种时间管理方法，我认为都应该留下相应的机动时间，毕竟，在面对庞杂的办公室事务的时候，不是所有的事情都是既定的。秘书人员可能会面临突发的事情；可能会接待没有提前告知来访的访客等等。当这些事务临时发生了之后，秘书人员要如何来做到按照自己的已经制定的工作安排表来按部就班的进行。显然，这是不成立的。那么，就应该在每项事务完成的基础上，留下相应的机动时间来完成其他临时事务。因此，就笔者个人而言，提倡将阿尔卑斯时间规划法同三维综合分类法两者结合使用，对于提高时间利用率以及工作效率更有效果。

时间对于每个人都是公平的，也是无情的，身为领导参谋与助手的秘书人员更要认识到时间管理对于自身工作的意义，每一个秘书人都应该根据自身的实际情况以及工作状况来选择适合自己的时间管理方法，或一种、或几种结合。无论是哪一种方式，都应该以提高工作效率为前提，以更好地实现“三服务”为最终目标。

[1]子荷.时间管理黄金法则[M].北京:金城出版社,2010.

[2]洛塔尔·丁·塞伟特.把时间花在刀刃上[M].北京:民主与建设出版社,2002.

[3]杨树森.秘书实务[M].安徽:安徽大学出版社,2012.

[4]布兰佳，约翰逊.一分钟经理人[M].海南:南海出版社,2009.

[5]伊恩·梅兰特.时间管理[M].上海:上海人民出版社,2006.

[6]郭渊.论秘书的时间管理艺术[D].广东:暨南大学,2013.