浅谈电子文件的全过程管理

文/上海闸北人力资源发展有限公司 颜娟

浅谈电子文件的全过程管理

文/上海闸北人力资源发展有限公司 颜娟

本文结合工作实际，在认真贯彻落实中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》精神，推进档案数字化建设工作之际，较好地发挥档案为中心工作和现实斗争服务的作用，浅谈电子文件全过程管理的理论基础、实践应用及发展趋势。

电子文件；全过程管理；文件连续体模式

在现代社会，随着工作环境与工作要求的提高，数字化、电子化产物大量产生。以电子文件作为管理对象，保存人类活动记忆的电子文件管理工作已逐步形成并得到社会广泛重视。电子文件管理是传统文件、档案管理的新时代延展，但由于电子文件本身的特点，需研究并建立一套适合电子文件管理要求的原则、方法、技术、标准和理论，对电子文件管理实践发展和理论建设有着重要意义。

一、理论基础

（一）数字（式、化）文件与电子文件。数字化是信息处理的一场革命，是指使用0和1两位数字编码来表达和传输一切信息的一种综合性技术，在同一种综合业务中进行传输，再通过接受器使其复原，可以无限地复原，而质量不会受到任何损害。数字（式、化）文件即由电子计算机或各种数码设备生成的，其信息以二进数字代码记录和表示，因此也被称为电子文件。

值得注意的是，经过计算机或数码设备直接形成的数字信息，符合文件要求的称电子文件毋庸置疑。加拿大电子文件研究专家露西安娜·杜兰蒂认为，电子文件是指正常的业务活动中，以数字形式利用、保留或存储的文件，而不论其是否以数字形式制作或接收。因此经数字化转换而来的原文件的数字化副本，同样具有电子文件的特征和功能。

美国教授David M·Levy在对电子文件与纸质文件比较时发现，电子文件与传统纸质文件在稳定性、持续性、物理性、交互性、可变性方面都有着质的区别。

表1 电子文件与纸质文件的区别

电子文件管理是指文件和档案管理人员以电子文件为客体对象，运用一定的技术方法对其加以组织和控制，形成有序、系统的电子文件信息资源，维护电子文件信息的真实性、完整性、有效性并向社会提供利用服务。

（二）全过程管理 。全过程管理是指根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全过程管理与监控，以确保电子文件的完整性、真实性、可靠性、安全性和可读性。我国《电子文件归档与管理规范》总则规定：“应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。”

1994年至1997年，加拿大不列颠哥伦比亚大学和美国国防部在关于电子文件真实性的联合研究项目中提出了电子文件全过程管理的框架模式，认为应由以下措施构成电子文件的管理链条：根据预先确定的标准格式和模版编辑文件；根据文件的类型和用途，使用预先确定的方法认证文件；根据个人的资格及其权限，确定其接触电子文件的权力；在系统中嵌入“工作流程”，只向有关人员呈现有关文件；使用磁卡、密码或指纹识别等方式限制对某些技术的接触；在系统内设计审计跟踪功能，记录对系统的任何接触及其结果（如文件被修改、删减和增添等）。

电子文件的全过程管理从根本上说是文档一体化在电子文件管理中的实现模式，只不过其理论基础发生了变化，即从文档一体化的理论基础——文件生命周期理论，转变到了电子文件全过程管理的理论基础——文件连续体模式（the Records Continuum Model)理论。文件生命周期理论和文件连续体理论作为社会科学性质的档案学理论，它们是不同社会历史时期档案实践的产物，其形成受到当时的经济、科学、技术、文件等诸因素的直接影响，反映当时档案工作与发展对理论的要求。它们之间具有基础与应用、宏观与微观、指导与被指导等辩证关系。电子文件的全过程管理与传统文件、档案管理一体化管理是一脉相承的，但在具体的管理与控制方法、手段，与传统相比，电子文件管理显然有了新的发展。

二、实践应用

电子文件管理也涉及到传统文件、档案管理的主要环节，主要内容包括鉴定、积累与归档、整理、著录、检索、保护、利用等，但它并非是传统文件、档案管理环节的简单组合，在内容和形式上都有许多不同。第一，电子文件管理的管理顺序不再是传统文件、档案管理的线性流程，许多环节都存在着前置或循环的运行，如安全性保护贯穿于电子文件管理的全过程，使管理过程更加繁复。第二，电子文件管理在内容与形式上与传统文件、档案管理有较大区别。电子文件的收集，除收集文件本身，还要收集背景信息与元数据；不仅存在物理归档，也存在逻辑归档等多种归档方式。第三，电子文件管理各环节都对信息技术（信息管理系统）极具依赖性，比传统手工环节的科技含量更高，同时需要对计算机软硬件及其网络环境进行管理。

（一）电子文件全过程管理的内容与流程。电子文件全过程管理的内容与流程（见图1）

图1 电子文件管理流程图

（资料来源：徐义全：《电子文件归档与电子档案管理概述》《北京档案》2001年第1期）

电子文件管理与传统文件、档案管理相比较，在传统管理环节上新增了一些新环节。这些新增环节具体包括：电子文件（设计、形成）；电子文件信息数据库；电子文件长期保存等。

（二）基于元数据的电子文件全过程管理。元数据，国际档案理事会《电子文件管理指南》（1996）中的定义是：“Metadata is defined as data about data”,是指为理解数据库的内容信息而存储的信息。元数据是实施电子文件管理的技术保障，它不同于传统文件、档案管理的著录信息。而值得注意的是在某些性质上，两者之间也是存在共性的。例如反映文件内容的题名、反映责任者、反映文件生成时间的日期等，这些在元数据和著录信息中都有涉及。

表2 元数据与著录信息的区别

介于元数据的还原性、结构性、跟踪性、系统性，元数据贯穿于电子文件的整个生命周期，随着电子文件运行过程动态的发生变化。元数据能真实、完整地详尽描述电子文件内容、背景、结构特征及变化过程，为电子文件可读与检索提供了多角度的入口，使电子文件全程管理得到全程控制与集成优化。

电子文件全过程管理强调从整体上对管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合。因此电子文件全过程管理要在电子文件运行系统的各阶段中得以实现，元数据技术必然得到相应地应用。

元数据在电子文件管理系统设计阶段，由档案工作人员与计算机技术人员共同完成，就元数据的内容、属性、功能和工作模式提出要求并实现。元数据元素集（Metadata Element Set）是指需要捕获的所有元数据元素的集合，是如今西方提出的标准化电子文件管理策略。这些元数据标准对元数据集中各元素的名称、作用、使用条件、相互关系、编码体系等都做出了较为详细的规定，纳入电子文件管理系统、可选择、可扩展、可兼容，值得借鉴。

表3 电子文件元数据元素简表

元数据在电子文件形成阶段（见图2），是指电子文件附带元数据进入运行系统中。

图2 元数据在电子文件的形成阶段

（资料来源：刘家真主编：《电子文件管理理论与实践》，科学出版社2003年版，第76页）

元数据在电子文件运行阶段，通常情况下，用户只能对电子文件的元数据添加和修改，并不能直接改动文件。当电子文件内容在不断补充和完善时，其元数据也在不断的扩充。（见图3）

图3 电子文件运行阶段的元数据

元数据在电子文件维护阶段旨在保证电子文件的真实性、完整性、有序性、安全性与可读性。在电子文件全过程管理中，元数据管理都贯穿其中。

三、发展趋势

电子文件已经成为人类社会记录信息、传递信息、储存信息的重要方式。电子文件在档案管理中，甚至整个社会生活中都占据了一席之地，随着信息技术的飞速发展和广泛应用，具有成为未来社会文件主导形态的潜力和趋势。

目前，档案界有两种极具代表性的电子文件保管模式，加拿大哥伦比亚大学的集中式保管模式和美国匹兹堡大学的分布保管模式。后者以逻辑关系、虚拟方式的特征充分利用内部网络资源，实现电子文件资源共享，即逻辑归档。逻辑归档（logical filing）是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实施的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。这种保管方式更注重控制管理，由实体物理归档保管向资源控制发展的趋势。

直至今日，文件全过程管理仍有继续深入研究的趋势。受到新电子文件管理理论的影响，深入对电子文件及其运行环境研究、加强电子文件管理法制建设、完善电子文件管理标准化建设以及电子文件管理人才的培养，都将是今后电子文件管理事业发展的必然趋势。

[1]刘家真.电子文件管理理论与实践[M].科学出版社,2003.

[2]徐义全.电子文件归档与电子档案管理概述[J].北京档案.2001(1).

[3]电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002)

[4]赵彦昌,魏新.论美国文件管理的几个问题[J].理论探讨. 2007(06).

[5]邹吉辉,杨杰.文件生命周期理论与文件连续体理论关系研究[J]. 档案学研究. 2006(01).

[6]叶晓林.电子文件全程管理之思考[J].档案学研究. 2006(01).