海洋站仪器设备档案管理工作探析

2016-11-19谢武锋

科技创新与应用 2016年4期

谢武锋

摘要：海洋站仪器设备档案管理是海洋站管理工作中非常重要的环节，也是海洋站仪器设备管理的基础性工作。海洋站仪器设备的档案管理工作日趋重要。文章分析了海洋站仪器设备档案管理工作现状，指出在档案资料收集、整理、归档等方面存在的问题，针对所提出的问题提出应对措施。

关键词：海洋站；仪器设备；档案；管理

引言

海洋监测是研究海洋、开发海洋和利用海洋的基础。海洋发达国家的海洋环境监测历史长达百年以上，美国20世纪80年代就建立了全国永久性的海洋立体监测系统，英国、德国等国家也都在其邻近有利害关系的海区及大洋布设了以岸基监测站和浮标为主的海洋监测系统[1]。海洋观测由岸基、船基观测扩展到海基、空基、天基观测相结合的空-天-海洋一体化观测，正在向数字化、网络化方向迅猛发展，并逐渐发展成覆盖全球海洋和重点海域的立体观测网络[2]。海洋站是海洋立体观测网络的一个重要组成部分，海洋站开展的海洋环境监测工作是我国海洋工作中的一项基础性工作。海洋观测技术装备包括海洋观测平台装备及传感器，是海洋经济发展、海洋环境保护、海洋权益维护、海洋灾害预警、海洋科技创新等各项工作的必要支撑手段，在海洋强国建设进程中具有重要的战略地位[3]。海洋站的仪器设备是开展海洋观测、获取可靠的海洋环境监测数据的前提条件，是保证海洋监测数据质量的重要工具。而海洋站仪器设备的档案管理工作是完善海洋站仪器设备科学化管理和加快海洋站能力建设的非常必要和重要的管理手段。

1 现状分析

档案是指人们在社会活动中形成并保存下来以备查考的文件，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。海洋站仪器设备档案是指海洋站及其工作人员在从事与海洋相关的各项工作中产生并归档保存下来，具有查考价值的资料[4]。海洋站仪器设备档案管理是海洋站日常管理工作的组成部分，也是海洋工作的一部分。海洋站仪器设备档案管理工作的目的是收集、保管、利用档案资料，使档案资料规范化、系统化、有序化，通过对档案资料多层次、多形式的管理，为海洋站的管理提供辅助决策，有效发挥档案资料的价值。海洋站仪器设备档案管理主要存在如下问题：

1.1 归档不及时

在海洋站仪器设备档案日常工作中，因涉及上传下达、部门沟通协调等问题，并且部门具体负责的人员因事务繁忙，有时会忘记仪器设备档案的收集、整理等工作，没能及时整理归档，造成仪器设备档案的归档不及时。

1.2 档案管理人员专业水平不高

档案管理工作岗位需要既懂专业知识、专业技术，又懂电脑使用技术的人才，而海洋站档案管理工作人员因各种原因很少参加档案管理类工作培训。有部分档案管理人员非专职人员，有时身兼多职，事务繁忙，且岗位不固定。

1.3 经费投入不足

海洋站仪器设备档案的递增速度比较快，需要花费大量的人力、物力、财力。虽然海洋站每年的业务运行经费包含了档案管理的费用，但对仪器设备的档案管理工作，愿意耗费大量人力、物力、财力的单位不多。

1.4 重纸质档案轻电子归档

海洋站仪器设备纸质档案进行归档时，大部分工作人员认为没有必要归档档案的电子版，仅仅归档纸质版档案，在收集的过程中也没有保存档案的电子版。

2 改进海洋站仪器设备档案管理对策

2.1 增强意识并重视档案管理工作

海洋站人员应充分认识到海洋仪器设备档案管理工作的重要性并及时归档，在海洋站日常的管理工作中加强档案管理规章制度、重要性等的宣传。营造重视档案管理的良好氛围。

2.2 加强制度建设，规范档案管理

对海洋站仪器设备的预算编制、申购、招投标文件、合同、使用说明等收集、整理、移交归档等流程制定相应的制度，建立完整的分类体系，并在执行的过程中不断完善[5，6]。仪器设备档案由档案资料室集中管理，实行借用登记制度，并约定归还日期，按时归还。实现档案管理的規范统一，有章可循。

2.3 加强队伍建设，逐步提高海洋站仪器设备档案管理技术水平

档案管理人员要熟悉档案业务，认真学习，深刻领会和掌握档案行业标准，树立高度的工作责任心，积极参与档案学术研究，不断提高理论研究水平[7]。随着现代档案学的发展与现代科技的进步，海洋站的档案管理人员应与时俱进，不断运用新理论、新技术、新方法管理档案，逐步提高海洋站的档案管理技术水平。同时，要有规律地对现有档案管理人员进行培训，使档案管理人员掌握正确的档案管理方法，完善知识架构，做到学以致用。

2.4 有效发挥主观能动性和爱岗敬业精神，强化职业道德教育

档案管理是一门专业性较强的工作，要求档案管理人员有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神[6]。

2.5 纸质与电子档案同步管理

重视海洋站仪器设备档案的系统性和完整性。在对仪器设备档案进行收集整理的基础上，及时进行档案数字化工作，要加强对电子档案的管理，实现纸质版档案与电子版档案同步管理。做好电子版档案的存储及备份，为以后的海洋站档案管理工作提供便利，最大限度地避免因自然或人为因素造成档案丢失或损毁。

2.6 做好档案的防火、防霉与空气净化工作

档案的防火、防霉与空气净化是档案保护工作的一项重要的内容，是海洋站的重要工作之一。这项工作的好坏将直接影响海洋站仪器设备档案的完整与安全[8]。因此，十分有必要重视档案的防火、防霉与空气净化工作。

2.7 加大档案管理经费投入

根据上级部门和档案管理规范化、标准化的要求，按照防盗、防火、防潮等标准，配备防盗门窗、消防器材、空调设备等。将档案人员培训、档案室建设等档案管理经费纳入年度预算，并确保经费按照预算执行。

3 结束语

档案是一项重要的信息资源，档案管理工作是一项长期性、系统性的管理工作。海洋站的档案管理工作的出发点和落脚点是更好地利用和管理这些具有独特应用价值的信息资源，为海洋站的各项工作提供指导和帮助。作为海洋站人员，特别是档案管理人员，应重视此项工作。

参考文献

[1]戴洪磊，牟乃夏，王春玉，等.我国海洋浮标发展现状及趋势[J].气象水文海洋仪器，2014（2）：118-125.