提高固定资产动态管理效率

1 课题背景及QC小组简介

固定资产管理是指对固定资产的计划、购置、验收、登记、使用、调拨和报废等全过程的管理。目前我院使用的固定资产管理系统信息孤岛多、信息覆盖不到位，仅采购计划申报和报废申请环节实现了网上审批，验收、调拨和报废残体入库等一系列程序仍然处于手工制单处理阶段，没有较为完善的固定资产动态管理体系，无法满足全院生产和管理工作需要。相对落后的操作手段，导致管理不到位，资产信息经常遗漏、缺失，管控和调配难度大，数据统计困难等弊端。为了实现全院固定资产动态管理，提高工作效率，使管理层能全面掌握、了解固定资产相关即时信息。2013年5月3日成立了以“提高固定资产动态管理效率”为课题的固定资产管理QC小组，小组主要成员：王娟、李新君、俞锦平、宋北平、周晖、李良师。

2 活动计划

为使小组活动有计划地开展，小组成员制定了本次活动计划。将活动划分为8个阶段：5月选择课题、现状调查阶段；6月设定目标、分析原因阶段；7月制定对策阶段；8月至11月实施对策阶段；12月效果检查与巩固提高阶段。

3 现状调查

目前现状是每个固定资产流程都是独立的，没有形成一套完整的固定资产管理系统，缺乏统计分析功能。

现状调查（一）：固定资产计划管理（在“固定资产计划管理系统”中操作）：

各单位物资管理员申请计划、单位主管领导审批、财务资产部计划管理员、财务资产部主管、主管院长审批。计划管理系统网上审批各项都是相对独立的，需要与其他环节搭建在一个系统中。

现状调查（二）：固定资产验收（手工制单）：

由院物资管理员统一验收并手工填制验收单，书写欠规范，发现验收单部分内容不易辨认，不利于保存和报废时查询原资产信息。验收管理需要改进， 改变手工制单并与固定资产计划申请环节搭建在一个系统中。

现状调查（三）：固定资产调拨管理（手工制单）

调拨管理需要改进，改变手工制单并与固定资产计划和验收环节搭建在一个系统中。

现状调查（四） ：固定资产报废管理

固定资产报废时需要找出原购入时纸质的验收单，根据验收单登记的相关信息与实物核对后进行报废处理。报废管理需要改进，从报废申请到残体入库实行一体化管理并与固定资产计划和验收环节搭建在一个系统中。

通过现状调查得出结论：固定资产管理的各个环节是独立的，信息孤岛多，缺乏相互关联，单个的信息平台和手工制单影响了办事效率，缺乏完善的固定资产管理系统是问题的症结。

4 目标确定

根据固定资产管理现状，不能实现动态化管理的症结为： 缺乏统一的固定资产管理系统平台。在财务资产部领导的大力支持下，通过调研后决定与北京木联能软件技术有限公司合作开发固定资产管理系统。因此我们将目标设定为：

目标一：建立一套完善的固定资产管理系统

建立一套完善的固定资产管理系统，包括：计划、验收、使用和调拨、报废、残体入库、统计分析

目标二：小组成员分析认为：固定资产管理四个流程中除计划和报废申请已实现单个网上审批外，验收、调拨和报废残体入库将由手工方式变成网上审批，在建立一套完善的固定资产管理流程前提下，验收、调拨和报废审批单个流程完成时间至少可以减少60%以上，并且实现动态查询和即时统计汇总功能。

5 要因确认

小组成员采用头脑风暴法和关联法，整理分析出7个末端原因并针对影响目标实现的7个末端原因，逐条进行要因确认。

末端原因：1业务处理方式2软件不够完善3培训不到位4审批程序多5对审批流程不清楚6审批不及时7资产数量多、分布广；

确认内容：均见各因素确认过程；

确认方法：1现场调查现场调查2交流探讨3现场调查4现场调查5现场调查6现场调查和分析7统计、分析

负责人：1俞锦平2宋北平3周晖4李良师5李新君6王娟7张静娴

完成日期：均为2013年6月底。

小组成员根据上表所列示的要因确认计划表中列出的每条末端因素，通过现场调查等方法对各个末端因素进行了分析与确认，通过分析，确认要因为：业务处理方式、软件不够完善、培训不到位、资产数量多、分布广。

6 制定对策

确定要因后，小组对每个要因进行了认真的讨论分析，并分别制定了相应的对策。

要因：1业务处理方式2软件不够完善3培训不到位4资产数量多、分布广

对策：1改变处理方式2与管理层、物资管理人员全方位沟通，根据需求完善系统3加强培训4实现数据库管理

目标：1网上流程2建立统一的固定资产管理系统3熟悉系统的实际操作4掌握固定资产动态信息，满足管理需求

措施：1取消手工制单，将固定资产管理各环节纳入系统中运行2开发一套完整的固定资产管理系统，整合固定资产管理各个环节3集中培训、制作操作手册、完善系统帮助文档4根据固定资产管理各环节需求设置统计查询模块

时间：均为201307——201312

负责人：1俞锦平2宋北平3王娟4李新君

7 实施对策

实施一、建立一整套完善的固定资产管理系统

针对“业务处理方式”及“软件不够完善”要因，联合北京木联能软件技术有限公司对固定资产系统进行了软件开发，通过多次调查，进行需求分析，反复与相关人员进行沟通，逐步完善系统各模块功能，实现了固定资产管理的全過程系统化、规范化。

通过系统的不断完善，根据固定资产计划审批完成后产生的计划单号填制固定资产验收单，验收完成后根据录入的固定资产卡片产生唯一固定资产编码，调拨、报废均通过该编码进行关联，报废后自动生成残体入库单，整个固定资产管理从计划、验收、调拨、报废及残体入库实现无缝连接。

建立固定资产管理系统后，功能设置上除固定资产管理流程外，有专门的基础数据维护管理“账套管理”、“组织机构管理”和“角色管理”，在新增固定资产管理单位的同时，必须增加物资管理员和负责人。在完善的固定资产管理系统平台下，通过统计查询功能，可以动态掌握全院固定资产分布情况，能根据各单位及项目的生产情况合理调配使用固定资产。

实施二、集中培训、制作操作手册、完善系统帮助文档

针对“培训不到位”要因， 2013年7月到12月我们多次向各单位征求意见，软件开发技术人员根据汇总意见完善系统帮助文档，制作操作手册，并于2013年12月18日组织集中培训，培训人员达到70人左右，通过培训使相关人员能全面了解系统各模块功能，达到了熟练操作系统的目的。

实施三、根据固定资产管理各环节需求设置统计查询模块

针对“资产数量多、分布广”要因，通过设置统计查询模块来满足管理分析需求，掌握固定资产的动态信息，实现即时的统计汇总功能。

8 总结与提高

本次固定资产管理QC活动，是在管理精细化和效率提高要求的前提下进行的，小组成员齐心协力，通过各种途径获取相关资料，同时通过自学和集中学习质量管理知识，在院技术质量安全部老师的指导下一步步按PDCA程序，扎扎实实在现状调查的基础上设定目标、进行原因分析和要因确认、制定和实施对策，最终达到目标。

通过本次QC小组活动，一方面，建立了较为完善的固定资产管理系统信息平台，满足了精细化管理需求，提高了固定资产动态化管理效率；另一方面，增强了小组成员的质量管理意识，强化了小组成员团队协作精神，提高了小组人员的创新能力和综合能力，并共同分享了经历困难和挫折后获得的成功和喜悦！

管理需要不断提升，下一步我们打算：

1、将固定资产管理系统待办任务与院MIS系统进行对接，实现实时提醒，提高审批效率；

2、适时考虑将院属子公司的相关资产纳入本系统，实现真正意义上的资产管理全覆盖；

3、拟将本次固定资产管理QC活动成果形成制度，促进固定资产管理规范化、制度化。