新时期档案信息化建设的必要性

摘 要：本文主要对档案数字化建设的必要性进行了分析，指出了现阶段我国档案数字化建设的不足，然后针对这些问题对我国档案数字化建设提出了一些意见和建议。

關键词：档案；数字化；建设

1 引言

我国档案管理的数字化起步较晚，还存在着诸多问题，例如档案数字化安全建设不足、软硬件配套措施跟不上、管理模式老化、信息数据库建设落后、缺乏专业的人才等等，因此，我国的档案数字化建设工作还有待加强。

2 档案信息化发展的必要性

2.1 信息社会的需要

档案信息化建设的必要性近年来，社会信息化进程逐渐加快，信息资源成为人类社会经济活动的重要战略资源，而人事档案作为个人成长历史的重要载体，其在人力资源管理中的重要性日益凸显，加上信息技术的发展和人事档案管理开放化、社会化转变，为人事档案管理信息化建设提供了条件，这是时代发展的必然趋势，也是我国信息化管理工作的迫切需要。

2.2 档案信息安全性的需要

档案信息化管理主要以计算机技术和网络技术为支撑，改变了传统的以纸质承载重要信息的方法，档案信息通过电子文件保存在计算机内，不仅能够为人事管理提供全面信息，还能有效避免信息的丢失，可见，进行人事档案管理信息化建设对于保证档案信息的安全、提供档案资源利用率具有重要意义。

2.3 档案工作效率提升的需要

在人事档案管理中必然会涉及大量新信息，通过网络可以加快更新速度，对本部门管理范围内的档案信息进行实时更新，实现资源共享，消除传统纸质信息更新的繁琐工作，降低工作人员的劳动量，使管理人员有更多时间扩充知识，有利于提高工作人员的业务水平。

3 档案数字化管理中存在的问题

3.1 档案数字化人才缺乏

在实际的操作中，部门这方面的管理工作不是太重视，很少去培养专业人员去从事档案数字化管理工作，认为没有必要大费周章的培养这样一个专业人才，只需要利用兼职人员去看管这些资料就可以了，大多数的档案数字化管理工作还停留在原始、粗放的工作层面。即使购买了档案管理软件，在加之计算机技术的应用，这样就可以使管理工作变得简洁一些，但是由于缺乏专业的技术人才，没有充分的发挥大数据知识的应用，致使档案管理工作仍处于初始阶段。

3.2 档案数字化安全建设不足

档案由于其涉及到人员的各项私密资料，因袭对安全性要求很高。但是现阶段我国档案安全工作落实的不够，数据备份不及时，系统存在安全漏洞等方面，档案系统一旦遭受到黑客的攻击导致档案泄露，其造成的影响将难以估计。

3.3 管理模式老化

传统的档案管理主要存在以下几个方面的问题：一是档案操作都是由人工完成，不仅效率低下，而且很容易发生错误录入的情况；二是档案流动起来比较麻烦，单位内部以及各单位之间缺乏有效的档案流通机制；三是档案更新起来比较慢，很多人的档案资料还是停留在好年前的状态，给工作带来了很大的不便；四是存在监管漏洞，档案管理部门一般都是独立存在，缺少相关部门的监督。

3.4 软硬件配套措施不足

一方面传统的档案管理大都还是使用一些硬件比较落后的设备，跟不上现代化的要求，很多人事部门用的电脑还是十年前的电脑，容易出现死机等毛病，没有备份的硬盘，一旦出现问题档案资料很容易丢失；另一方面，配套的软件也跟不上档案管理的要求，老的管理软件在管理方式有待改进。软硬件的配套设施是档案数字化管理的基础和保障，一定要满足要求。

3.5 信息数据库建设落后

数据库建设工作是档案数字化建设的基础，但是在档案录入上，有时为了赶进度只是录入了最基本的信息，导致档案信息数据库不完整，这就造成了日后对档案的筛选和管理的不便。信息数据库更新的不及时也会导致档案的一系列问题。

4 档案数字化建设的对策

4.1 提升档案管理人员的专业素质

传统的档案管理方法不能适应新形式下档案管理数字化的要求，一方面要对相关工作人员进行培训，以适应工作要求。另一方面可以招聘那些数字化管理素质较高的人员。此外，政府还可以与高校进行合作，针对岗位的特点培养专门的高校人才，毕业以后政府为其提供实习机会或就业岗位。此外，档案的数字化管理对人员的道德品质提出了更高的要求，应该注意对相关工作人员加强这样面的培养，以保证档案管理工作的专业性和安全性。

4.2 强化档案管理的法律法规，建立档案数字化标准

档案部门首先要制定出档案数字化管理的规章制度，保障具体工作的充分落实；其次要建立档案数字化标准，例如在档案的数字化录入时规定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的维护操作等。在法规与标准的制定时一方面要邀请相关专家以座谈会的形式进行讨论，另一方面也要通过调查问卷，实地调查等手段收集民众的意见，以此建立起一个科学、有效、规范的数字化档案运行机制。

4.3 加大档案数字化软硬件设施的投入

在硬件方面，计算机相比传统档案的纸质录入有着效率高、保存时间长、成本低、更新快等优点。由于档案的特殊性，对计算机的性能和稳定性要求比较高，因此应加大对计算机硬件的投入；在软件方面，由于档案的机密性以及安全性要求比较高，如何保障安全稳定的实现档案信息的保管是档案部门需要解决的问题。此外，档案管理部门需要拿出专门的资金来进行软件的更新与维护，确保软件的平稳安全运行。

4.4 建设档案信息数据库

由于档案的数据都是百万量级的，因此建立档案数据库显得非常必要。档案数据库的建立要满足一下几个方面的要求，一是实现的信息的准确录入和删除操作、二是实现数据库的动态更新、三是实现档案更新的及时性、四是实现档案数据的长期保存、五是保证档案数据在数据库中的安全性。档案数据库的建立不仅可以极大的减少工作人员的工作量，而且可以实现档案数据及时更新，使数据管理起来更加方方便。

4.5 建立档案资源共享机制

档案资源共享机制是指在档案管理部门与其他档案部门建立起档案的共享机制，包含三个层次的共享：管理部门内部的共享、档案部门内部的共享、管理部门和管理部门的共享。在具体的实现方式上，管理部门和档案管理部门内部资源共享主要是通过局域网来实现的。此外还可以建立档案信息网站，为外部人员提供查询平台，这方面可以学习美国的经验，为申请者提供档案查看和修改服务。

4.6 提升网站建设水平，构建信息交流平台

在内部局域网、互联网和对接软件的基础上建立综合的档案服务网站。把过去静态的档案管理转变为动态的档案管理，利用该网站的建设实现对人事局决策、档案管理、对外服务等方面的帮助。网站的开发工作既可以自己招聘组建专门的开发团队，也可以把开发建设工作整体外包给第三方软件开发企业，并且要定期对网站进行检查，确保其运行稳定，最终形成一个完善的数字化档案管理综合服务网站。

5 总结

本文分析了档案数字化建设的必要性，讨论了档案数字化建设中常见的一些问题进行了分析，并针对问题给出了一些建议，例如加大档案数字化软硬件设施的投入、提升档案管理人员的专业素质、提升网站建设水平、建立档案资源共享机制等，希望能对我国档案建设数字化有所帮助。

参考文献

[1]高丽红.档案管理数字化建设思考.合作经济与科技，2009.

[2]张凤霞.我国档案管理数字化建设的若干问题探讨.集团经济研究，2006.

[3]邓绍兴.档案的历史沿革出自[J].中国人才，2002.

作者简介

王爽（1987-），女，黑龙江省虎林人，硕士研究生，毕业于东北师范大学，助理馆员；研究方向：办公室文书与档案管理。