事业单位人事档案信息化建设探析

摘 要：信息的发展带动和各行各业的信息化发展，事业单位人事档案的信息化建设过程中还面临着许多困难，如何克服这些困难是本文研究的重点。笔者从思想上的重视程度，资金的投入，相关的标准建设和人才这几个方面具体展开了讨论。

关键词：人事；档案；信息化

1 引言

信息革命的浪潮推动了各个行业的信息化转变，事业单位人事档案管理在经历了传统管理的方式后，逐步开始向信息化转变。人事档案的信息化管理相比于传统的管理方式有着一些独特的优点，例如储存时间长，更新速度快，方便查找，以及效率上的提升等，这些优点会逐步拉大与传统档案管理方式的差距，促进事业单位人事档案信息化的进一步发展。

2 事业单位人事档案信息化建设的不足

2.1 思想上的不重视

事业范围的领导更关注的是单位的经济效益和收入，对档案的管理重视程度不够，认为档案的建设对本单位的发展帮助不大。这就导致了事业单位的人事档案没有足够的资金来进行信息化建设。另外人事档案部门的员工也不被领导重视，他们认为在人事档案部门得不到升职的机会，不愿意到人事档案部门里来，这就直接导致了事业单位招聘不到优秀的档案专业人才，给人事档案部的长远发展带来了巨大的困难。

2.2 对人事档案部的资金投入不足

人事档案部门信息化的建设需要大量的资金投入，例如计算机主机的购买，服务器的搭建，相关软件的更新维护等，高素质档案管理人才的招聘等，这些都需要大量的资金支持。但是事业单位每年对人事档案部的预算有限，没有足夠的资金来购买这些软硬件和人才的开支。资金门槛始终是事业单位信息化建设跨不过的一道坎。

2.3 缺乏相关的人事档案信息化管理标准

档案信息化管理标准是事业单位人事档案管理部门进行档案信息化建设的依据和基础，是高质量的信息化档案建设的保障。通过该标准，事业单位的人事档案部门可以根据各部门的情况来拟定档案建设工作。但是，现实情况是各事业单位没有一套统一的档案信息化建设标准，各个事业单位各自为政，互相缺乏交流。

2.4 人事档案管理人员素质参差不齐

人事档案管理人员的素质表现在以下两个方面，一是专业的相符性，既是否是档案管理相关专业出身，我国高校中相关的专业包括本科阶段的信息管理专业以及研究生阶段的图书情报专业，这些专业毕业的学生能很好的适应信息化档案管理的任务。但是现实情况是很多事业的单位的档案管理人员没有相应的专业背景，很难适应档案管理信息化建设的工作；二是档案管理人员的工作年限，工业经验的累计是衡量一个档案管理人员能力的重要指标，很多事业单位在招聘档案管理人员时不考虑工作经验，很难开展相关工作。

2.5 资源共享不够全面

事业单位人事档案的信息化管理中地域差别较大，并不是所有地域的事业单位都是信息化管理。有些城市虽然早己经将资源共享系统投入到使用中，但是档案管理者的技术能力较为薄弱，不能充分利用该系统，最终造成了系统资源的浪费。系统中存在一定的权限限制，各部门账号登陆之后只能查阅自己部门的人事档案的数据，部门之间的资源共享并没有开发出来，造成了各部门间的管理情况落实不够全面，不符合现代社会的信息化发展趋势。。

3 事业单位人事档案信息化建设的完善策略

3.1 加大对人事档案信息化建设的重视程度

首先，事业单位领导要对人事档案信息化建设引起充分的重视。人事档案信息是单位的重要资源，它不仅记录了个人的基本信息，还记录和反应了个人的工作经历和社会活动表现，反应了个人的综合素质和业务能力，是事业单位发现人才的重要途径，为事业单位正确选拔职工提供重要依据。其次，人事档案信息化建设不是一蹴而就的，是一个技术性很强的工作，需要提升档案管理人员的信息化水平，为人事档案管理工作输送专业人才，以满足档案信息化建设的需要。一方面，事业单位要加大对现有档案管理者的培训力度，提升档案管理者的计算机技术、信息管理技术，多为档案管理者提供信息管理技术交流平台，营造良好的学习环境。另一方面，要积极引进专业人才，招纳一批懂档案管理知识，又懂信息化技术和档案信息管理技术的专业人才，为事业单位人事档案信息化建设做贡献。

3.2 加大资金的投入

加大资金投入，保障档案信息化建设进程。档案信息化建设的前提是完善基础设施，因此事业单位需要投入资金完善基础设施，保障档案信息化建设进程。实现人事档案信息化管理，是事业单位适应时代发展的必然选择，也是档案管理者而临的重要任务。要配置信息化管理仪器，如高配置的计算机、打印机、刻录机、数码相机、扫描仪等技术装备。另外，要加大对人事档案工作者的培训费用投入，对工作人员进行专业培训和指导。

3.3 建立完善相关标准

人事档案部门首先要制定出档案信息化管理的规章制度，保障具体工作的充分落实；其次要建立档案信息化标准，例如在档案的信息化录入时规定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的维护操作等。在法规与标准的制定时一方面要邀请相关专家以座谈会的形式进行讨论，另一方面也要通过调查问卷，实地调查等手段收集民众的意见，以此建立起一个科学、有效、规范的信息化档案运行机制。

3.4 引进专业化人才

事业单位要想做好档案管理信息化，就需要培养出一批高素质、稳定、专业化的档案管理人员。随着信息技术的发展越来越快，对管理人员的专业素质上的要求也必将越来越高。要求档案管理人员不仅仅懂得档案管理、懂得信息化的管理技术，而且由于人事档案管理工作具有特殊性，其中涉及了个人的信息资料，为防比这些数据外漏，还需要工作人员良好的品德素质。

3.5 做好档案数据库和档案管理系统的同步工作

由于人事档案的数据都是百万量级的，因此建立档案数据库显得非常必要。档案数据库的建立要满足一下几个方面的要求，一是实现的信息的准确录入和删除操作、二是实现数据库的动态更新、三是实现人事档案更新的及时性、四是实现人事档案数据的长期保存、五是保证档案数据在数据库中的安全性。人事档案数据库的建立不仅可以极大的减少工作人员的工作量，而且可以实现档案数据及时更新，使数据管理起来更加方方便。

4 总结

随着信息化时代的到来，事业单位要深刻认识人事档案信息化建设的重要性，加大资金的投力度，完善相关的档案建设标准，培养档案管理专业化人才，只有这样才能加快人事档案信息化建设的步伐，适应信息时代的发展需要。

参考文献

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[2]杨鑫.档案管理信息化建设中应重点关注的几个问题[j].档案天地，2005.

[3]何赞.探讨加强事业单位人事档案管理信息化建设的主要路径印.刁一智，2016.

[4]张玉晓.事业单位人事档案管理的创新思路分析印.中小本单位管理与科技2012.

作者简介

吴灵军（1984-），男，甘肃灵台人，本科，毕业于中央电视广播大学，助理档案馆员，研究方向，人事档案管理。