关于加强行政区划地名档案管理的若干思考

摘 要：行政体制的改革带动着各个部门的不断进步，我国行政区划地名档案的建设过程中还面临着许多困难，如何克服这些困难是本文研究的重点。笔者从思想上的重视程度，资金的投入，相关的标准建设和人才这几个方面具体展开了讨论。

关键词：行政区划地名；档案；管理

1 引言

行政区划地名档案管理在经历了传统管理的方式后，逐步开始向新的管理方式轉变。行政区划地名档案新的管理方式相比于传统的管理方式有着一些独特的优点，例如储存时间长，更新速度快，方便查找，以及效率上的提升等，这些优点会逐步拉大与传统档案管理管理的差距，促进行政区划地名档案管理的进一步发展。

2 行政区划地名档案管理建设的不足

2.1 思想上的不重视

相关的领导更关注的是单位的政绩，对档案的管理重视程度不够，认为档案的建设对单位的发展帮助不大。这就导致了部门单位的行政区划地名档案管理没有足够的资金来进行管理建设。另外行政区划地名档案部门的员工也不被领导重视，他们认为在行政区划地名档案部门得不到升职的机会，不愿意到行政区划地名档案部门里来，这就直接导致了部门单位招聘不到优秀的档案专业人才，给行政区划地名档案部的长远发展带来了巨大的困难。

2.2 对行政区划地名档案部的资金投入不足

行政区划地名档案部门管理的建设需要大量的资金投入，例如计算机主机的购买，服务器的搭建，相关软件的更新维护等，高素质档案管理人才的招聘等，这些都需要大量的资金支持。但是部门单位每年对行政区划地名档案部的预算有限，没有足够的资金来购买这些软硬件和人才的开支。资金门槛始终是部门单位管理建设跨不过的一道坎。

2.3 缺乏相关的行政区划地名档案管理管理标准

档案管理管理标准是行政区划地名档案管理部门进行档案管理建设的依据和基础，是高质量的管理档案建设的保障。通过该标准，部门单位的行政区划地名档案部门可以根据各部门的情况来拟定档案建设工作。但是，现实情况是各部门单位没有一套统一的档案管理建设标准，各个部门单位各自为政，互相缺乏交流。

2.4 行政区划地名档案管理人员素质参差不齐

行政区划地名档案管理人员的素质表现在以下两个方面，一是专业的相符性，既是否是档案管理相关专业出身，我国高校中相关的专业包括本科阶段的信息管理专业以及研究生阶段的图书情报专业，这些专业毕业的学生能很好的适应管理档案管理的任务。但是现实情况是很多部门的单位的档案管理人员根本不是相关专业出身，很多只有小学初中学历，这些人在专业技能方面很难适应档案管理管理建设的工作；二是档案管理人员的工作年限，工业经验的累计是衡量一个档案管理人员能力的重要指标，很多部门单位在招聘档案管理人员时不考虑工作经验，导致进入工作中什么都不会，很难开展相关工作。

2.5 资源共享不够全面

行政区划地名档案的管理管理中地域差别较大，并不是所有地Ix：的部门单位都在应用行政区划地名档案的管理管理。有些城市虽然早己经将系统图开发并投入到使用中，但是档案管理者的技术能力较为薄弱，缺乏充足的管理认知度，最终造成了系统资源的浪费。系统中存在一定的权限限制，各部门账号登陆之后只能查阅自己部门的行政区划地名档案的数据，部门之间的资源共享并没有开发出来，造成了各部门间的管理情况落实不够全面，不符合现代社会的管理发展趋势。

3 行政区划地名档案管理建设的完善策略

3.1 加大对行政区划地名档案管理建设的重视程度

首先，部门单位领导要对行政区划地名档案管理建设引起充分的重视。行政区划地名档案信息是单位的重要资源，它不仅记录了个人的基本信息，还记录和反应了个任的工作经历和社会活动表现，反应了个人的综合素质和业务能力，是部门单位发现人才的重要途径，为部门单位正确选拔职工提供重要依据。其次，行政区划地名档案管理建设不是一蹴而就的，是一个技术性很强的工作，需要提升档案管理人员的管理水平，为行政区划地名档案管理工作输送专业人才，以满足档案管理建设的需要。一方面，部门单位要加大对现有档案管理者的培训力度，提升档案管理者的计算机技术、信息管理技术，多为档案管理者提供信息管理技术交流平台，营造良好的学习环境。另一方面，要积极引进专业人才，招纳一批懂档案管理知识，又懂管理技术和档案信息管理技术的专业人才，为行政区划地名档案管理建设做贡献。

3.2 加大资金的投入

加大资金投入，保障档案管理建设进程。档案管理建设的前提是完善基础设施，因此部门单位需要投入资金完善基础设施，保障档案管理建设进程。实现行政区划地名档案管理管理，是部门单位适应时代发展的必然选择，也是档案管理者而临的重要任务。要配置管理管理仪器，如高配置的计算机、打印机、刻录机、数码相机、扫描仪等技术装备。另外，要加大对行政区划地名档案工作者的培训费用投入，对工作人员进行专业培训和指导。

3.3 建立完善相关标准

行政区划地名档案部门首先要制定出档案管理管理的规章制度，保障具体工作的充分落实；其次要建立档案管理标准，例如在档案的管理录入时规定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的维护操作等。在法规与标准的制定时一方面要邀请相关专家以座谈会的形式进行讨论，另一方面也要通过调查问卷，实地调查等手段收集民众的意见，以此建立起一个科学、有效、规范的管理档案运行机制。

3.4 引进专业化人才

部门单位要想做好档案管理管理，就需要培养出一批高素质、稳定、专业化的档案管理人员。随着信息技术的发展越来越快，对管理人员的专业素质上的要求也必将越来越高。要求档案管理人员不仅仅懂得档案管理、懂得管理的管理技术，而且由于行政区划地名档案管理工作具有特殊性，其中涉及了个人的信息资料，为防比这些数据外漏，还需要工作人员良好的品德素质。

3.5 做好档案数据库和档案管理系统的同步工作

由于行政区划地名档案的数据都是百万量级的，因此建立档案数据库显得非常必要。档案数据库的建立要满足一下几个方面的要求，一是实现的信息的准确录入和删除操作、二是实现数据库的动态更新、三是实现行政区划地名档案更新的及时性、四是实现行政区划地名档案数据的长期保存、五是保证档案数据在数据库中的安全性。行政区划地名档案数据库的建立不仅可以极大的减少工作人员的工作量，而且可以实现档案数据及时更新，使数据管理起来更加方方便。

4 总结

随着管理时代的到来，部门单位要深刻认识行政区划地名档案管理建设的重要性，加大资金的投力度，完善相关的档案建设标准，引进高素质管理人才，只有这样才能加快行政区划地名档案管理建设的步伐，适应信息时代的发展需要。

参考文献

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作者简介

卜凡军（1974-），男，山东省滨州市滨城区民政局地名办。