档案信息化建设问题探析

唐丽红

摘 要：档案是原生信息资源，是组成社会信息系统的重要部分之一，而信息技术、信息产业等的飞速发展对档案管理的理论及方法产生重大影响，使档案工作面临信息化建设机遇及挑战，推动档案信息化建设进程已经成为发展档案事业的战略重点。下面主要分析和探讨档案信息化建设面临的主要问题及解决措施，希望能对加强档案信息化建设有所帮助。

关键词：档案；信息化建设；问题；解决措施

经过多年的发展，档案信息化建设已经是全国各级档案部门的基础性工作之一，但随着档案信息化建设的持续深入，部分问题变得越来越突出，一直困惑着档案工作者，严重阻碍档案信息化建设进程，加强对问题的分析并找到相应的解决措施已变得迫在眉睫。

1 档案信息化建设面临的主要问题

1.1 设施配置不合理

不仅资金不足会对档案部门系统购买档案信息设施不利，缺乏昂贵的数字化信息设备，且盲目的基础设施建设投资会引发采购设备不符合实际工作需求的问题，从而使基础设施配置丧失合理性，降低设施利用率，在浪费建设经费的同时还会对整个档案部门的档案信息化建设进程产生消极影响。

1.2 资源结构不合理

在档案信息化建设中，数字资源短缺且资源结构不合理的问题相当严重，大多档案馆藏资源依旧受到纸质档案的限制，数字档案资源及其结构亟待丰富、优化，如不及时解决该问题，势必会对档案信息化建设质量及进程带来负面影响。

1.3 安全认识不到位

一些档案部门及工作者尽管对档案信息化建设的安全问题有所认识，但风险意识不足，认为只要建立了安全防护体系就万事大吉，导致技术防范手段单一，档案信息安全体系建设滞后，无法随时保持对安全管理机制及安全防范措施的更新，急需寻求突破[1]。

1.4 远程利用遇瓶颈

远程利用档案信息是档案信息化建设的发展趋势，能满足群众的期盼，是档案利用工作应有之义。档案信息远程利用需打破几个瓶颈，主要包括分辨信息公开或保密的难度较大、远程利用档案信息的能力急需提升、信用体系建设滞后等。

2 解决档案信息化建设问题的措施

2.1 合理配置档案信息基础设施

不断更新的信息技术势必会使信息设备面临不断的淘汰与更新，但基础设施建设的资金投入毕竟有限，档案部门在信息设备的选购中务必要考虑周全，最大限度发挥有限资金的价值[2]。一是档案部门在信息基础设施的选购中要坚持高瞻远瞩和集思广益，按照档案信息化建设的整体需求及实际支付能力购置性价比高的、适合本单位使用的信息基础设施，切忌一味求贵、求精，更不能因贪图便宜而选购次品甚至是淘汰品，正确每一件入馆的设施都能被高效利用，杜绝面子工程。二是档案部门要提高使用旧设备的效率，在更新办公室与机房的计算机时不能简单地将破旧机器淘汰，录入文件目录信息的设备不能急于报废；如果修理之后的坏机器能够继续使用且所需维修费用不多，就不能随意将其丢弃。尤其是缺乏经费的单位，对旧机器的充分利用是克服资金短缺、合理配置档案信息基础设施的过渡办法。

2.2 调整数字档案馆藏资源结构

当下，各级档案部门主要是保存传统载体档案，数字资源有限，所以应丰富数字档案资源，优化馆藏档案结构，快速推动传统载体档案的信息化进程，建设数字档案馆，增加档案部门数字信息资源的总量。数字档案馆可接受电子文件，并对各种档案信息资源进行整合，建立档案数据库，构建多层次、规范化、分布式的档案数据库群，通过网络平台共享档案信息资源[3]。数字档案馆的很多功能都是传统档案馆不具备的，它能使档案服务手段、质量及信息服务的深度与广度等都有质的提升，让利用者打破空间、时间、数量等的局限，准确、迅速地查阅档案信息资源。尽管当下的条件无法全面实现档案信息化，但有选择、有重点地实施馆藏档案信息化建设很有必要，主要应对珍贵的馆藏档案、对文化与经济、科技等的发展有长远使用价值的档案、对能开放的档案、对密切联系群众生产生活的档案等实施信息化建设。

2.3 加强档案信息安全体系建设

一方面，档案部门要建立健全安全管理机制。一是参照相关制度合理制定适应电子信息管理的人员准入及考评制度，把人员信息安全素质作为一项重要的评定标准，提高新进档案工作者的素质起点及安全意识；二是完善制定机房管理制度、加密管理制度、设备及人员管理制度、应急事件处置机制、技术管理制度、口令守则制度等，增强保护档案信息安全的整体意识，特别是安全等级高的信息系统，要严格落实定人管理、定人负责制度，促使管理者科学分配并管理用户的权限，详细记录档案信息系统的维护内容及情况；三是制定并实施网络安全管理制度，通过实时监控与预警控制网络的不安全活动，把病毒清除变成常态性工作。另一方面，利用现代科学技术保证档案信息公开的安全性。如今，信息技术发展迅速，信息安全防护技术日新月异，把这些技术融入档案信息安全体系中势必能有效提高档案信息公开工作的安全性。当然，使用科技含量高的新技术会产生较大的费用投入，且后期培训费用较大，所以在使用时不能一味追求高科技、追求新，而要依据信息安全防护技术的应用实际，选择集中可靠的、成熟的安全技术，强调其应用的可靠性。当下较成熟的安全技術主要有密码服务技术、密钥管理技术、认证与授权技术、故障恢复技术、防病毒技术、防火墙技术、漏洞扫描技术、入侵检测技术等。

2.4 建立信息远程查阅利用体系

档案信息利用是档案信息化建设的重要方面，最大限度发挥档案信息化的优势，远程查阅、利用档案信息，为广大群众查阅和利用档案提供方便、简化手续、增加效率，增强档案信息远程查阅及利用的实效等式档案利用工作的发展方向。沿着该方向，档案信息化建设应建立统一的远程查阅利用体系，并重点做好三方面工作：一是提升远程查阅利用服务能力，依据档案法、保密法等科学设定档案信息的公开级别，完善网上公开档案信息资源的标准体系、评估体系；对已经公开的文件信息，应要求公开主体依据指定的标准图形及文件格式重新将档案信息发布到各自的网站，提升网站信息的标准化与规范化水平；针对可部分公开或与个人隐私有关的档案，可选择公开目录的形式为群众提供远程检索服务，并在确认已注册用户的身份后为其提供档案信息远程利用服务；牢牢把握计算机、电视、电信三网融合的宝贵机遇，把已经上网及可以上网的档案信息拓展到电视、手机等媒体，完善档案信息服务。二是提高馆内查阅档案信息的服务能力，通过用网络检索取代手工检索、用网络打印取代原件复印、用数字档案取代纸质档案等方式为利用者提供更加便捷的馆内档案信息查阅服务。三是在各档案馆之间建立档案证明机制，加强馆际合作，大胆尝试为档案信息利用者提供异地证明的新形式，通过数据脱机交换以及备份等手段实现档案证明的联网打印，提高档案信息远程利用的信用水平。

3 结语

档案是人类在社会生活实践中逐渐形成的认识和改造世界的一种原始记录，是最基础的社会信息资源，档案信息化建设是档案部门顺应社会发展形势的长期性工作，它不可能一蹴而就，不能一哄而上，也不能只更新设备，而要凭借长远的眼光、合理的规划、可行的方案及时而有效地解决问题，推动档案信息化建设进程。

参考文献

[1]郑海艳.档案信息化建设及档案服务工作问题[J].经营管理者，2013（30）：289.

[2]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014（05）：127-128.

[3]方德生.档案信息化的困境与出路——干部人事档案信息化建设问题思考[J].档案时空，2015（04）：34-36.