疾控中心档案信息化建设与探析

摘 要：本文主要讨论了疾控中心档案信息化建设工作，目前疾控中心档案信息化建设工作还存在着各种问题，例如数据库建设落后、缺少信息化人才等；本文针对疾控中心在档案信息化建设中存在的问题，给出了一些意见和建议，希望能对我国疾病控制中心的档案信息化建设有所帮助。

关键词：档案 信息化 建设

1 引言

疾控中心是通过对疾病、残疾和伤害的预防控制，创造健康环境，维护社会稳定，保障国家安全。因此疾控中心的档案管理工作至关重要，但是目前我国疾控中心的档案信息化建设工作还不完善，本文分析了其常见的问题，并给出了一些建议。

2 疾控中心档案信息化建设的重要性

一方面，档案信息电子化，可以一次投入，多次产出，缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。疾控中心传统的档案管理侧重于档案实体管理，管理人员手工收集、整编、管理，提供给单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案管理实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化上，数据只需一次录入就可以多次反复利用，在档案管理内部进行数据共享。

另一方面，档案利用率非常高，工作中经常要查询有关人员的信息，再加上反复拆装，纸质载体不堪重负。档案信息化后，人员的信息都可以从数据库中获取，减轻了对原始档案的磨损，有利于保护档案。

3 疾控中心档案信息化管理中存在的问题

3.1 信息数据库建设落后

数据库建设工作是档案信息化建设的基础，但是在档案录入上，有时为了赶进度只是录入了最基本的信息，导致档案信息数据库不完整，这就造成了日后对档案的筛选和管理的不便。信息数据库更新的不及时也会导致档案的一系列问题。

3.2 管理模式老化

在管理模式上主要存在以下几个方面的问题：一是档案操作都是由人工完成，不仅效率低下，而且很容易发生错误录入的情况；二是档案流动起来比较麻烦，单位内部以及各单位之间缺乏有效的档案流通机制；三是档案更新起来比较慢，很多人的档案资料还是停留在好年前的状态，给工作带来了很大的不便；四是存在监管漏洞，档案管理部门一般都是独立存在，缺少相关部门的监督，容易引发腐败行为。

3.3 档案信息安全建设不足

档案由于其涉及到人员的各项私密资料，因此对安全性要求很高。但是现阶段我国疾控中心档案安全工作落实的不够，数据备份不及时，系统存在安全漏洞等方面，档案系统一旦遭受到黑客的攻击导致档案泄露，其造成的影响将难以估计。

3.4 软硬件配套措施不足

一方面传统的疾控中心档案管理大都还是使用一些硬件比较落后的设备，跟不上现代化的要求，很多部门用的电脑还是十年前的电脑，容易出现死机等毛病，没有备份的硬盘，一旦出现问题档案资料很容易丢失；另一方面，配套的软件也跟不上档案管理的要求，老的管理软件在管理方式有待改进。软硬件的配套设施是档案信息化管理的基础和保障，一定要满足要求。

3.5 档案信息化人才缺乏

在实际的操作中，部门这方面的管理工作不是太重视，很少去培养专业人员去从事档案信息化管理工作，认为没有必要大费周章的培养这样一个专业人才，，大多数的档案信息化管理工作还停留在原始、粗放的工作层面、即“你送我装”“你借我调”，毫无一丝技术含量可言。即使购买了档案管理软件，在加之计算机技术的应用，这样就可以使管理工作变得简洁一些，但是由于缺乏专业的技术人才，没有充分的发挥大数据知识的应用，致使档案管理工作仍处于初始阶段。

3.6 档案材料字迹不规范，手续不完整

我国《档案管理条例》中明确规定了，“收集归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案”。但是在现实中，疾病控制中心档案管理人员在处理档案移交归档时看到签字就批准，不管签字清不清楚，也不看盖章是否为完整，给档案弄虚作假提供了可能。

4 疾控中心档案信息化的建设与对策

4.1 建设档案信息数据库

由于档案的数据都是万量级的，因此建立档案数据库显得非常必要。要建立一个优化的数据库管理系统，对每一类信息设置不同的密级，在使用数据库时可根据用户不同权限对用户分级别开放档案信息。对档案材料的接收、借用、查阅、复制、删除和统计等活动严格登记。系统管理员定期对数据进行日常的管理工作。档案数据库的建立要满足一下几个方面的要求，一是实现的信息的准确录入和删除操作、二是实现数据库的动态更新、三是实现档案更新的及时性、四是实现档案数据的长期保存、五是保证档案数据在数据库中的安全性。档案数据库的建立不仅可以极大的减少工作人员的工作量，而且可以实现档案数据及时更新，使数据管理起来更加方方便。

4.2 强化档案管理的法律法规，建立档案信息化标准

档案部门首先要制定出档案信息化管理的规章制度，保障具体工作的充分落实；其次要建立档案信息化标准，例如在档案的信息化录入时规定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的维护操作等。在法规与标准的制定时一方面要邀请相关专家以座谈会的形式进行讨论，另一方面也要通过调查问卷，实地调查等手段收集民众的意见，以此建立起一个科学、有效、规范的信息化档案运行机制。

4.3 加大档案信息化软硬件设施的投入

在硬件方面，计算机相比传统档案的纸质录入有着效率高、保存时间长、成本低、更新快等优点。由于档案的特殊性，对计算机的性能和稳定性要求比较高，因此应加大对计算机硬件的投入；在软件方面，由于档案的机密性以及安全性要求比较高，如何保障安全稳定的实现档案信息的保管是档案部门需要解决的问题。此外，档案管理部门需要拿出专门的资金来进行软件的更新与维护，确保软件的平稳安全运行。

4.4 提升网站建设水平，构建信息交流平台

在内部局域网、互联网和对接软件的基础上建立综合的档案服务网站。把过去静态的档案管理转变为动态的档案管理，利用该网站的建设实现对局决策、档案管理、对外服务等方面的帮助。网站的开发工作既可以自己招聘组建专门的开发团队，也可以把开发建设工作整体外包给第三方软件开发企业，并且要定期对网站进行检查，确保其运行稳定，最终形成一个完善的信息化档案管理综合服务网站。

4.5 提升档案管理人员的专业素质

传统的档案管理方法不能适应新形式下档案管理信息化的要求，一方面要对相关工作人员进行培训，以适应工作要求。另一方面可以招聘那些信息化管理素质较高的人员。此外，政府还可以与高校进行合作，针对岗位的特点培养专门的高校人才，毕业以后政府为其提供实习机会或就业岗位。此外，档案的信息化管理对人员的道德品质提出了更高的要求，应该注意对相关工作人员加强这样面的培养，避免违法乱纪等行为的发生。

5 总结

疾控中心档案信息化建设可以缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性，对疾控中心各部门工作的顺利进行至关重要，但是目前疾控中心档案信息化建设还存在各种各样的问题，本文就常见的一些问题展开讨论，并给出了一些意见和建议。

参考文献

[1]高丽红.档案管理信息化建设思考.合作经济与科技，2009.

[2]张凤霞.我国档案管理信息化建设的若干问题探讨.集团经济研究，2006.

[3]邓绍兴.档案的历史沿革出自[J].中国人才，2002.

作者简介

冯卓晖（1987-），男，广东江门鹤山，本科，管理学学士，毕业于华南师范大学，助理档案员，研究方向：档案电算化。