浅谈会计档案的管理

李春星

拜泉县财政国库集中支付中心

浅谈会计档案的管理

李春星

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会计档案是在财务活动中形成的，是一种重要的专业档案。如何管理，使其达到规范化和标准化的程度，是目前急需解决的问题。

一、会计档案的特点

1.专业性：会计档案是由会计部门形成的，反映的是资金往来情况，具有很强的专业性。

2.数字反映性：会计档案的记录形式，是通过表格加数字来反映资金活动状况的，而不是文字叙述的形式，这是会计档案最突出的特点。

3.准确的时间性：每一笔账、每一张凭证都要有准确的年、月、日记载，具有明显的时间凭证作用。

4.账簿与凭证相关性：虽然会计档案中账簿与凭证分别立卷，但是两种形式的记录数字是相互关联的，起着彼此制约的作用，因此，必须保持账簿与凭证的统一。

5.页码固定性：会计档案一旦形成，无论是账簿还是凭证，编好页码后，既不能窜动，更不准随意去掉或撤换，一定要保持原貌，否则就会混乱，账簿与凭证就不能相吻合。

二、会计档案的构成及其整理要求

会计凭证：它分为原始凭证和记账凭证两种。会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，也是登记会计账簿的依据。在整理会计凭证时，对一些破损的原始凭证要修复裱糊，原始凭证的折叠要小于或等于记账凭证的规格；在立卷中，要清理记账凭证上所有的附属物，如大头针、曲别针等。立卷后应在卷皮上详细填写日期、类别、页数、顺序号及保管期限等。凭证的排列一般采用按年度流水编号的方法排列。

对于会计账簿也应在其封面注明名称、年代及顺序编号。每到年终，应把年报、季报和月报三种报表分别按时间顺序排列整理立卷。

三、会计档案的规范管理

首先，要提高对会计案工作的认识。无论是领导，还是档案专职人员，都要学习好《档案法》和《会计档案管理办法》，只有在提高认识的基础上，才能做好这项工作。档案人员要加强专业学习，掌握会计档案管理方面的知识，不断提高管理水平。

其次，建立健全会计档案管理制度，实行科学管理。会计档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定、保管、利用及销毁等一系列环节和程序，都要严格执行《会计档案管理办法》中的规定和要求。

第三，会计档案要按凭证、账簿和报表三种类型分别排列，系统编号，并按规定分别划分不同保管期限。各种保管期限的档案分别编制目录。会计档案一般可以在会计部门保管二年，然后如期向档案室移。档案室应按不同保管期限分别排列上架，做到方便保管和利用。

第四，配备专业人员，提高综合素质。会计系统是由人来操作的，一个系统是否安全，不但取决于系统本身，更应该注意操作使用人员的素质，未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身，对系统的安全是一种威胁。要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力度。企业应立足于国际水准，培养或聘用一批高级技术人才，推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。同时，要加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划，要注重实效，不搞一刀切。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员，应尽量聘用社会上的计算机专业人员，毕竟，计算机系统维护是一项专业性很强的工作，对这些计算机专业人员只要简单的会计培训，就可以收到良好的效果。

四、适应信息技术的发展，进一步加强会计电子档案管理

随着经济的飞速发展和现代信息技术的广泛应用，会计档案的载体也发生了质的变化，由原来单纯的纸质载体，变为纸质载体和磁性介质载体共存的局面。因两种载体无论材质、性能还是保管、利用方式都迥然不同，所以会计档案的管理也面临新的挑战。在传统会计档案管理的基础上，建立健全电子档案管理制度，保证从电子文件形成、使用、维护、收集整理、归档，到保管、开发利用、鉴定等各个环节都有完善的管理制度并严格执行，实现会计电子档案管理制度化和规范化。

1.建立完善的内部控制制度，严格实行岗位责任制。各岗位之间职责分明，相互间有一定的制约、监督作用，采取不相容职责相分离的措施。

2.采用多种技术，通过权限设置、加密、防写处理等措施，防止随意进行数据恢复和拷贝，确保电子档案的安全。

3.会计电子档案备份和恢复是保证会计数据安全、准确、真实的重要措施。管理人员应对会计电子档案进行双备份或多备份，并分地点保管。

4.定期对归档电子文件进行检测（包括外观检测和逻辑检测），是保障其数据安全的重要措施，以便发现问题及时补救，做好数据维护工作。

5.归集整理会计电子档案要注意同时收集技术文档，保证用户对会计电子档案系统进行操作利用。

6.采用全过程实时记录系统，对电子档案进行跟踪记录，对所有进入系统的人员都有所监督。系统的日志文件至关重要，它以文本的形式记录下财务系统操作人员和操作时间，对保护会计电子档案有重要价值，应加强管理。