深入推进企业档案信息化建设努力打造新时期高效智慧水务

文/昆明自来水集团有限公司办公室　秦绍伟

深入推进企业档案信息化建设努力打造新时期高效智慧水务

文/昆明自来水集团有限公司办公室秦绍伟

本文介绍了昆明自来水集团有限公司档案信息化建设工作的实践经验。分析了档案管理信息化后对当前工作的推进和帮助。

企业档案；信息化建设；提高效率

昆明自来水集团有限公司成立于1915年，经过100多年的发展，已成为集水源开发、供水生产经营、水质监测、供水工程设计和建设等配套服务为一体的综合性大型供水企业集团。承担着昆明市约500万人口的生产、生活和消防供水任务。作为文书档案的具体管理部门，集团公司办公室每年收到来自市委、市政府及下属各子公司发送的各类公文约4700份，内容涵盖政府下发的各类公文、企业内部间的请示、报告及各类工程项目施工图纸。面对种类纷杂的各类档案，如何加强对档案的科学管理及有效提高档案利用率就成为集团办公室亟待解决的一项关键工作。

一、全力推进档案管理的信息化、数字化建设工作

为确保档案的数据完整性和有效提高档案使用率，集团公司通过公开招标，优中选优，最终选择中国知名档案系统开发商北京量子伟业科技有限公司作为集团公司网络档案管理系统开发商并最终完成了集团档案系统建设。该系统基于当前主流的B/S构架，全面支持网络查询管理及模糊查询，检索系统内的1万份档案仅需5秒。

与此同时，还主动投入10多万元用于原始老旧档案的数字化实现工作，通过运用专业的扫描技术，将集团公司自1915年建司以来的各类纸质档案共计315168份，全部实现数字化并录入网络档案管理系统。在实施档案数字化的过程中，通过专业档案人员的全程参与，严格注意电子文档的采集、鉴定和及时归档，确保了档案管理系统内电子文档的真实性、完整性和有效性。

二、加强档案管理设备投入，为档案资料的高效运用夯实基础

除了做好纸质文档的收集、存档工作，办公室还要收集涉及企业经营管理的其他档案材料、音像材料、实物（奖牌）和其他电子文件。为此，办公室专门采购了多功能一体机、数码相机、录音笔、视频编辑软件等设备，并积极引入具备流程再造功能的大连华天动力办公自动化系统，通过近3个月的工作流程梳理及8次修改，有针对性地将以往需要人工转办的全部工作流程转化为符合集团办公需求的电子签批程序，通过执行预先设定好的系统流程，自动完成各项转办工作。

在OA设计之初，我们就予以充分考虑，通过数据处理，设置通用、规范的数据中间件，成功实现了网络档案管理系统与OA系统相关数据的无缝对接。

从电子政务系统中接收到的文件，只需要简单的操作就能马上录入OA，录入后一旦完成全部签批流程，按照人为需求设置，次日下午4点即可在网络档案管理系统中实现（图片、文档、音频、视频）归档、查询，确保了档案数据收集的及时性和完整性。值得一提的是，两个系统间的信息交换全部是基于数据库间的数据字段的交换和存储，而不仅只是简单的图片附件上传或是PDF文件的生成和转存。这对系统的安全性和数据的交换及冗余都提出了更高的要求。

图1：集团公司办公自动化系统界面截图

三、档案管理信息化后对当前工作的推进和帮助

（一）有效节约了人力资源成本。随着OA和档案管理系统间的同步运转，办公室仅需设置2名秘书（互为A/B角）、2名档案管理人员就可以完成全集团所有的公文流转程序，在提倡机构精简、高效快捷的今天，既确保了整个办公室的高效、正常运作，节约了人力资源成本，还极大地提高了档案文书的利用及时率。

（二）极大地提高了珍贵档案的资料完整性。通过对第一手资料的收集、整理，汇聚了文字、图纸、音频、视频、实物的档案资料能够对重点项目、重大工程、重要活动形成全面、丰富、立体的情况反馈，对企业历史文化的积淀和延续，以及珍贵档案的保存都起到了极大的作用，有效确保了档案资料的数据完整性。

（三）工作效率得以全面提升。档案管理信息化完成后，再调阅相关文件，已无需到档案室借阅纸质档案，只需通过档案系统就能快速、准确地定位、查询相关文档并进行浏览、打印。以实际工作情况为例，某政府部门要调阅集团公司98份历史文档（历史跨度为10年），1名档案管理人员利用档案管理信息系统仅用时55分钟就完成98份历史档案的调阅和打印工作。这在以前，是需要3名档案管理人员2天才能完成的工作。

（四）档案利用率显著提升。纸质档案电子化、数字化后，工作人员只要获得相应的授权，就可以利用手机、平板、电脑登录管理系统下载、查阅相关电子档案，管理系统将模拟纸质文档的借阅流程，建立相应的管理痕迹记录，这样一来，既符合档案借阅登记管理的需求规范，同时还具备了不受时间、区域限制的便捷性查询。极大地方便了档案借阅人员。对于重要文件，还可以通过相应的功能设置，使文档仅具备只读特性，不能被修改、下载和拷贝，确保了重要文档的安全性，彻底杜绝了对原始文档在借阅过程中可能出现的涂污、损坏的可能。电子化的档案较纸质档案而言，具有较强的易用性、实用性，能够立即得以使用，其利用率较纸质文档显著提升。