刍议加强企业的档案管理工作

张睿华

企业档案管理工作是优化企业管理和提高企业经济效益的一项服务性工作。自新中国成立以后，我国的档案管理工作得到了很大的发展，从档案工作的管理原则、管理体制、管理内容到管理方法、管理手段都发生了很大变化。国家相关档案法律法规的相继出台，为企业档案管理工作提供了法律保障。随着企业的不断发展，档案数量不断的增加，社会信息化进程的加快，如何做好企业档案管理工作就显得越来越重要。在服务型社会大环境下，作为一个企业档案管理人员，我认为要从三个方面去努力，即加大收集力度，努力把好收集关；拓宽知识层面，实现管理现代化；创新工作思路，提高档案利用率，才能科学的开发和利用好企业档案资源，高质量、高效率为提高企业经济效益做好服务工作。

一、加大收集力度，努力把好收集关

广泛收集是基础。收集是档案工作的首要环节，做好收集工作要从接收范围、完整程度、利用价值、质量等方面严格把关。随着社会的不断发展，各种门类、各种载体形态的档案将不断产生，档案的数量和种类日益增加。因此，要正确处理“有文不归”和“有文必档”的关系，加强文件的前期控制，保证收集渠道的畅通，以便把有价值的文件收集齐全。

建立健全行之有效的档案管理工作制度，使档案工作与企业的各项管理活动相同步，与项目的实施过程相同步，确保档案资料的完整、准确、系统。实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是企业档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。因此对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度，形成网络体系。首先，要结合企业自身的管理体制、档案材料的形成规律，建立一个纵横交织的档案管理网络体系，协调企业内部之间的关系，从而做到从上而下，左右协作的档案传递网络，这是做好档案收集工作的基础工作。其次，企业档案管理人员要做到“三勤”，即脑勤、手勤、腿勤。不仅要收集文书档案材料，还要收集企业经营管理档案、音像材料、实物和电子文件，要特别注重做好重大活动、重大事件、重点工程、重要领导人来访等形成的珍贵档案资料的收集，力求收集的档案资料完整齐全。及时对收集的大量分散的档案资料进行加工、分析鉴别，从中找出规律性的材料和数据，变死材料为活信息，为开展企业管理工作服务，为企业各项管理工作提供详细、可靠的档案信息资源。只有做好企业档案的收集工作，才能保证企业档案的完整性。

同时企业档案管理工作应加强宣传，通过多种渠道、多种形式、多种场合适时宣传档案知识和档案法规，增强企业全员的档案管理意识，使其自觉的配合好文件资料的收集和归档工作，以有利于企业档案工作的顺利开展。

二、拓宽知识层面，实现管理现代化

企业档案管理人员要与时俱进。档案管理是一门专业性很强的工作，要求档案管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要档案管理人员重视业务知识学习，有扎实的档案管理理论知识、科技知识。因为在科技日新月异发展的今天，传统的手工整理、检索档案的方式已无法满足现代社会的发展需求，档案管理逐渐从传统管理变为现代化管理，因此，实现企业档案管理现代化是必要的，同时又是迫切的。档案管理人员只有涉猎广博的专业知识，拓宽自身知识层面，不断“充电”才能提高综合素质，才能做好新时期的企业档案管理工作。

档案管理数字化、信息化是信息社会对企业档案工作的新要求，也是企业档案管理发展的必然方向。所以，档案管理人员要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。切实做好电子文件的采集、积累、鉴定、著录、归档工作，确保电子文件的真实、完整、有效。利用计算机辅助档案管理，使归档文件整理的编目、检索、统计等各个环节由计算机自动或辅助完成，方便快捷，缩短了企业档案信息的加工时间，则可以收到事半功倍的效果。既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高归档文件整理工作的效率，提升了企业档案服务水平。

三、创新工作思路，提高档案利用率

拓展服务功能是促进企业档案工作发展的前提。企业档案保管的目的是为了利用，因此，档案管理人员要更新思想观念，解放思想，破除“看摊守业”的思想观念，要及时“换脑筋”，破除自我封闭，因循守旧，安于现状的旧观念，树立敢想、敢闯、敢冒风险的大胆开拓精神，不断为企业档案工作注入新的活力与动力，坚持以利用为中心的业务指导思想，拓展企业档案工作的新领域走向经济建设的主战场，在处理好企业档案利用和安全保密关系前提下，要不断完善利用工作制度和查找工具。

创新是企业档案管理工作实现跨越式发展的基石，传统的档案管理观念、开发和利用等服务模式已不能满足现代企业档案信息化的要求，在档案管理工作上必须进行创新。一方面要充分利用现代科技，丰富服务内容。档案管理人员利用现代技术对已收藏的档案进行分析研究，按照一定的主体对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤编制成各种档案参考资料，通过企业档案室内部局域网及时公布相关信息，实现档案信息的网上查阅，提高查找利用档案的效率。另一方面立足档案，拓宽服务领域。加强横向联合，利用现代信息化技术提供远程服务，利用网上信息量大、传递速度快的优势，实现企业档案信息资源共享，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理。企业档案人员要有效的管理和利用在科研、生产及管理等各个领域形成的大量电子文件和电子档案，提高工作和管理效率。

总之，企业档案管理是整个企业管理体系的重要组成部分。尤其是在企业的关键部门的档案管理人员，其工作直接担负着记载历史节点、保存历史资料的重要职能企业档案管理工作与企业管理同步发展，只有做到同步发展，才能有效的开发企业档案信息资源，为企业的腾飞服务。