论建设电力企业档案管理工作信息化建设的重要性

蔺一梅

摘要：随着社会经济的快速发展，我国的经济体制在不断改变，科学技术对各行各业的影响逐渐增大，在这样的背景下，电力企业必须实现档案管理的信息化，才能使电力企业跟上时代的发展步伐，在激烈的市场竞争中赢得主动权。档案的信息化建设对于电力企业的长远发展具有十分重要的作用，企业领导必须重视这一工作，积极推动这项工作的开展。

关键词：电力企业；档案管理；信息化建设

电力能源是人们生产生活中使用最多的能源之一，随着社会经济的快速发展，各行各业对电力的需求量不断增加，这在很大程度上推动了电力企业的发展，目前，我国正大力推进智能电网的建设，这给电力企业提出了新的目标与要求。在这个信息化的时代，企业管理必须与时俱进，加强信息化建设，才能够提高资源的利用效率，为企业创造更多的经济效益，实现电力企业的档案管理信息化对于智能电网的建设和企业的未来发展都具有深远意义。

一、进行电力企业档案信息化建设的重要性

（一）档案信息化建设的内涵

实现档案的信息化就是在原有档案的基础上，不改变档案的原有内容信息，对档案的存在形式以及本身的内容信息进行转变，这一转变必须符合信息转变原则，从而使档案信息能够社会化，实现档案资源的共享，提高档案的利用效率。档案本身包含着各种各样的信息，在信息化的过程中不仅要弄清档案本身所记录的信息，还要将原始信息进行处理，使其能够与社会其他信息形式进行融合，从而形成更为广泛的信息。因此，档案是一笔巨大的财富，这些财富不应该沉睡在档案馆里，而应当发挥其巨大的价值，因此在信息化的时代，电力企业必须实现档案资源的高效管理和利用，使档案资料能够更好地为电力企业的建设和发展服务。

（二）电力企业进行档案信息化建设的重要意义

电力企业的档案是对电力企业生产经营活动的原始记录，它能够真实地反应出电力企业的发展历程，并蕴涵着大量的技术与知识，在信息化的时代，进行电力档案的信息化建设是不可阻挡的趋势，依托于快速发展的信息技术，对档案资源进行高效的管理与运用，可以有效提高企业的管理效率和管理水平，促进企业的健康发展。随着电子信息技术方面的发展，信息技术已经被运用到电力企业管理的各个方面，在档案管理中运用信息技术可以帮助企业更新文件的管理方式，探索更为方便与快捷的管理方法与管理工具。在信息化的时代，电力档案信息化建设对于电力企业的长远发展具有重要的作用，评价电力企业档案管理现代化的水平主要是看其档案信息化的程度，这就要求电力企业必须扎住机遇，加快电力企业档案信息化建设的步伐，实现档案的正确管理，提高档案的利用率，从而使电力企业能够更好的适应社会主义市场经济的管理体制，不断提高企业的竞争力。

二、电力企业档案信息化建设中存在的问题

（一）电力企业对档案管理的重视程度不够

长久以来，电力企业上至领导，下到员工，对于电力档案的管理缺乏足够的认识。在大多数人心中，档案管理只是文字类的工作，和市场占有率、售后服务保障等工作相比并没有什么价值，因此完全没有必要进行档案的信息化建设，更没有将档案信息化纳入到电力企业的整体规划中去。这种认识上的误区使电力企业没有投入足够的人力、物力和财力进行档案管理的信息化建设，从而造成档案管理水平低下，管理方式不当等多种问题。

（二）企业管理制度不健全

电力企业的档案管理是一项严谨和复杂的工作，工作人员必须结合电力企业的自身特点，立足于实际，制定出适合电力企业的档案管理制度。在档案信息化建设过程中，一些电力企业虽然紧跟时代的发展步伐，建立了企业规章制度，但是这些制度并没有联系企业实际，只是没有前瞻性的应付，所以并不能够起到实际的作用。在档案管理中，不健全的档案管理制度导致工作人员职责不明，档案资料的收集存在信息丢失、信息模糊等现象，一些档案资料在归还时存在随意涂改、撕毁等现象，这些都严重影响了档案的管理工作。

（三）信息化技术有待完善

目前，电力企业的档案管理信息化建设还处于探索阶段，信息化技术还有待完善。采用计算机模仿技术来替代传统的档案管理工作只是一种表面式的档案信息化管理，这种方式并不能够有效实现档案整合编制、浏览以及获取工作的整合，并不是真正意义上的信息化。由于电力企业领导对档案管理工作的重视程度不够，因此在制度制定时只是对档案管理进行了大致的方向要求，并没有规定具体的实施细节，也没有制定必要的奖惩制度和监督措施，因此档案管理中存在工作人员职责不明、态度不端正以及消极怠工等现象。

（四）缺乏专业的档案信息化建设管理人员

在电力企业的档案管理中，管理人员素质不高、专业技能不过关等现象十分普遍，因此档案管理时常出现各种操作问题，管理效率比较低下。档案管理人员的整体素质严重影响着档案管理水平，电力企业没有定期对档案管理人员进行培训，也忽视对专业管理人员的选拔，从而导致档案管理队伍持续走下坡路。同时，电力企业中档案管理人员的待遇普遍不高，因此很多档案管理人员往往会选择跳槽或者离职，这使得档案管理队伍处于持续的波动中。

三、进行电力企业档案信息化建设的有效措施

（一）提高对档案管理的重视程度，树立档案信息意识

意识具有能动性，在档案信息化建设中，加强电力企业领导和员工对该项工作的重视程度，更正其认识上存在的误区，树立工作人员的档案信息意识，则可以为档案的信息化建设提供推动力。在档案信息化建设中，档案工作人员是基本力量，电力企业必须让工作人员树立起档案信息的意识，使其认识到档案信息化建设的重要性，才能够提高工作人员的使命感和责任心，才能够调动工作人员的积极性。只有让档案工作人员全身心地投入到档案信息化建设中去，才能够促进档案信息与社会其他信息形式之间的渗透和融合，从而使档案信息化建设与社会中的其他信息事业建设相辅相成，共同发展。

（二）建立健全企业管理制度

科学技术的快速发展和市场竞争的日益激烈给电力企业的管理水平和管理效率提出了更高的要求，电力企业的业务十分繁杂，业务形式多种多样，数量庞大，这给企业档案的管理增加了难度。为了更好的进行企业档案的管理，电力企业必须根据企业体制职能的改变该制定新的管理体制，在档案管理方面，必须明确每一位管理人员的责任分工，并实行责任追究制度，对每一位员工的工作进行业绩考核。为了提高档案管理人员的责任心和事业心，加强对企业档案的保存与管理，企业必须将重要档案的归档与移交细化到个人，防止出现档案涂改、撕毁等现象。同时，电力企业还应当建立一个互相监督、互相促进的管理平台，覆盖到企业的各个角落，从而督促每一位员工认真工作，业绩突出的员工应当予以奖赏。

（三）大力建设档案管理的信息化技术

电力企业的档案管理信息化建设是与先进的信息技术分不开的，电力企业必须加强企业档案的存储技术，提高企业信息的文件归档能力，在此基础上增强每一位员工的安全意识，在日常工作中积极发现和避免出现安全隐患，防止档案中出现错误信息，为档案的信息化建设提供保障。电力企业要引进先进的技术设备，为档案管理配置高标准的磁介质档案存储设备，从而解决企业数字信息收集困难的问题。电力企业还应当加强对档案原件的管理，保证档案的完整性和全面性，在档案安全方面要做到两点：一方面要加强建筑消防报警等安全设施的建设，保护纸质档案的安全，一当面要加强网络安全系统的建设和巩固，通过病毒检查、备份保存以及建立防火墙等措施来避免数据丢失，提升档案资料的安全性。

（四）培养专业型的档案信息化建设人才

电力企业的档案信息化建设离不开专业的档案信息化建设人才，因此，企业必须重视档案管理的专业人才，一方面对现有管理团队进行培训，一方面进行人才引进，提升管理团队的综合实力。为了提高档案管理工作队伍的整体水平，加快企业的档案信息化建设，电力企业必须加强对档案管理人员的专业培训，从基础的计算机知识、档案管理与档案实践等方面入手，提升管理人员的理论知识以及业务能力，增强管理人员的责任意识，信息技术人员应当理解和熟悉企业各部门的业务，便于进行文档的分类和归档。

四、结语

科学技术的快速发展极大地改变了人们的工作和生活方式，对于电力企业来讲，为了在积累的市场竞争中占据优势，更好地进行智能电网建设，满足各行各业对电力的广泛需求，就必须提高管理水平和管理效率。电力企业的档案信息化建设对于智能电网的建设具有极大的促进作用，电力企业必须认识到档案信息化建设的必要性，加强各部门之间的协调配合，提升档案管理队伍的整体素质，改革档案工作管理体制与运行机制，使档案信息化建设真正落到实处。

参考文献：

[1]潘莉敏.论建设乡镇电力企业档案管理工作信息化建设的重要性[J].科技致富向导，2014，12（36）：253.

[2]黄琪.电力施工企业档案管理信息化建设探讨[J].城建档案，2016（5）：12-13.