医疗设备采购管理信息系统的研发

刘宇静　朝洛蒙　龙建成　俞　莉　苏红森

医疗设备采购管理信息系统的研发

刘宇静①朝洛蒙②龙建成③俞莉③苏红森④*

目的：设计医院医疗设备采购管理信息系统，以避免医院医疗设备采购中出现采购环节脱节、设备到货慢以及采购文档管理不规范等现象。方法：基于B/S结构管理系统，开发设计医疗设备招标系统的采购中心端、评审专家端及供应商端的数据查询系统，实现采购系统的业务流程信息化。结果：系统实现了采购流程规范化、采购文档数字化以及采购绩效标准化，有效提升医疗设备采购的安全性和高效性，并为医院医疗设备管理提供支持。结论：医疗设备采购管理信息系统的设计可有效降低医疗设备的采购成本，使采购过程规范和透明，达到采购管理“公开、公正、公平”的目的。

招标采购；医疗设备；管理系统；数据查询系统；评审专家端；信息技术

［First-author’s address］ Department of Medical Engineering， The Army General Hospital， Beijing 100700， China.

近年来，国家就医疗物资采购密集出台了系列相关的法规和制度，医院的医疗物资采购部门亟需建立完善的既符合国家法律法规又满足医院运营规律的采购制度，并采用信息化手段规范制度，建立完整的信息化管理系统［1］。为此，本研究以医院采购面临的困难为焦点，以采购为医院管理服务为目标，剖析了采购的各个环节的难点和焦点，设计出采购管理信息系统，系统从医疗设备申购到招标项目进展、设备到货以及供应商管理等多维度信息为医院医疗设备管理提供决策依据［1］。

1　医疗设备管理需求分析

医院的采购部门与设备科工作重合，具有采购设备及材料的种类繁多、数量巨大的特点。在采购新形势下，保证采购安全、提高采购效率以及做好保障服务是医院设备管理部门亟待解决的问题［2］。

在医院设备及材料的采购过程中，采购部门需与其他需求科室等部门进行跨专业沟通，而各部门对于采购的需求不尽相同［3］。立项部门需掌握项目进度，需求部门关心设备何时到货，医学工程部门关注设备保修期和维修培训，供应商则关注何时付款等，而这些需求是采购流程中必不可少的环节。因此，需要一个公共信息平台来保证采购过程透明化，采购信息公开化，使参与采购的工作人员开展团队合作，以确保采购流程安全高效（如图1所示）。

图1　采购部门需求示图

采购管理系统按照医院采购流程和管理制度构建和设计，包含了医疗设备采购中任务下达、公告发布及设备付款等各个环节，全过程实现的过程中各种文档的收集和汇总。以采购流程为主线，从绩效管理、供应商管理及医疗器械管理等多个维度对采购过程中产生的信息和文档进行汇总和整理［4］。该系统的应用可极大提升医疗设备采购管理水平，依托于该系统可从医疗设备年度立项和医疗设备效益分析等多方面有效服务于医疗器械管理，为医院决策管理提供服务［5］。

2　医疗设备采购管理系统结构

采购管理信息系统是基于B/S结构管理系统，通过浏览器访问采购管理系统，根据系统权限可上传、修改及查看采购相关信息和文档，其架构如图2所示。

图2　医疗设备采购管理系统架构图

2.1系统功能模块

采购管理系统主要包括3部分：①采购中心端，实现设备采购全称监管；②供应商管理，实现对投标的管理；③专家评审系统，实现对设备采购的技术评审。系统功能模块如图3所示。

图3　系统功能模块示意图

2.2采购中心端

采购中心端可实现从设备采购任务下达，到完成采购设备付款的采购全过程中的文档及信息数据收集。数据收集由待处理项目、已处理项目及重新立项任务3部分构成。系统可查询采购计划预算、采购项目负责人、项目执行进度以及设备到货付款等信息，并且具有项目执行进展提醒功能［5］。对于采购部门管理者而言，通过该系统可以根据统计出的工作量，如项目负责人执行项目数统计，执行进度展示等进行绩效考评；还可根据统计出的任务完成情况，如到货率、付款率等为医院下一年的预算制定设备管理提供决策支持，如图4所示［6］。

图4　采购功能模块示意图

对采购部门工作人员而言，通过该系统设定的工作流程，可以进一步规范工作标准，提高采购任务完成效率，并对于采购文档的规范化存档具有重要意义［7］。

2.3供应商管理系统

供应商管理系统实现了供应商资质、投标产品价格及合同等相关文档和信息收集。该系统的目的是收集供应商在公司资质、产品资质以及代理资质等相关信息，为供应商管理以及供应商评价提供基础数据［8］。通过该子系统，可逐步建立并不断完善供应商库，为设备采购服务。结合后期设备的到货时间，维修及培训等信息对供应商进行评价，提升采购部门对供应商的管理职能。采购管理端报名登记供应商信息之后，供应商通过自己的账号进入供应商端登录，填报并导入资质，系统支持直接导入资质压缩包，导入成功后文件一一对应，供应商只需录入投标产品等信息［9］。

2.4专家评审系统

技术评审系统是通过信息化手段对投标文件进行打分，相比传统的手工评分能显著提升评标效率和公信度。在评审时从专业的角度筛选优质供应商，通过系统自动统计总分功能可以提高评审效率；通过大屏幕显示评审专家汇总得分可以提升招标的透明度；通过文件的电子存储可以提升招标的档案管理。

3　医疗设备采购管理系统特点

系统的设计将重点解决两个管理、一个服务方面的问题［10］。①管理采购部门工作人员：管理者需掌握每项采购任务的执行进度以及年度采购任务量化指标，包括中标金额、节约费用等信息；②管理供应商：管理者需掌握主要产品的供应商信息，包括代理产品、以往采购价格等信息；③服务好科室和机关，为医院医疗设备管理服务，如图5所示。

图5　系统界面示意图

3.1程序化流程控制有助于规范采购标准化

系统流程化控制，每个环节不完成将不能执行下步技术评审环节，技术评审结果、商务谈判等环节均按照采购规范来设计，确保了采购环节的每一步都必需执行，否则无法进入下一环节。通过该系统的使用，有助于采购规范的标准化执行。

3.2标准化文档记录有助于档案管理

采购过程中产生的企业报名登记表、资格审核表及技术评审汇总表等各种文档，可通过系统的高拍仪拍摄并上传至系统。待项目执行完毕后，由档案管理人员专职对纸质版文档进行收集整理和装订成册。

3.3采购全流程的数据监管

系统产生的招标使用科室、预算金额、中标结果及付款情况等数据，对这些数据进行整合、分类及分析，可简单明了计算采购金额节约率、设备到货率以及预算经费使用情况，在很大程度上为医院的医疗设备管理提供决策支持［11］（如图6所示）。

图6　年度统计示意图

4　医疗设备采购管理系统使用效果

采购管理系统使用后，根据工作流程和工作内容系统，完成实时的系统统计和汇总［12］。同时建立完整的档案体系，并输出统计报表，实现招标流程的系统化，使评标的效率提高两倍多。通过验收环节，设备的验收和到货率由原来的78%提高到98%，通过该系统的运行，使供应商和评审专家具有规范化的程序，档案完整，实现了全流程的可追溯，使医疗设备采购实现了标准化和信息化［13］（如图7所示）。

图7　医疗设备采购系统决策示意图

5　结语

医疗设备采购管理系统需要根据工作流程和工作内容不断完善，具有从设备采购任务操作开始到设备资料最终归档，充分利用信息化实现采购流程的全程监管；建立完整的档案体系，能支持多条件、多维度和各种统计报表的输出。医疗设备招标流程衔接是薄弱环节，节点处的工作环节如何提高对接效率，需要进一步探索［14］。通过该系统的运行可对采购部门的工作人员进行规范化培训和管理，使未来的采购工作不断标准化和简单化，使采购人员能够从繁琐的事务性工作中解脱出来，开展医疗设备管理方面的研究和探索，为医院临床诊疗提供保障［15-16］。

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Design and application of purchasing management information system of medical equipment

LIU Yu-jing， CHAO Luo-meng， LONG Jian-cheng， et al// China Medical Equipment，2016，13（10）:105-108.

Objective: In order to meet the bidding requirements of the development of hospital， and solve a series of nonstandard problems in the process of medical equipment purchase， we designed easy-to-use and practical information management system of medical instruments. Methods: The purchasing management system uses platform of network to develop software. The architecture is based on B/S model and back-end database is Web server. The client side application is designed and developed by PHP. It includes expert database， merchandise database and provider database， to achieve one stop service of the purchasing management and servicing. Results: The scientification and standardization of equipment purchasing management used in this system guarantee the security and high efficiency of information. Additionally， it will provide the evidence for management people to make decision on medical device management. Conclusion: The project is very successful on its design and the implement of the whole process management. In the meantime， it establishes the work routine， lowers costs and improves users’workload and performance， as well as the just， fair， public and competitive of purchase.

Purchasing management； Medical device； Management system； Data query system； Evaluation expert side； Information technology

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2016.10.031

1672-8270（2016）10-0105-04

R197.324

A

2016-07-04

①陆军总医院医学工程科 北京 100700

②内蒙古民族大学附属医院医学工程部 内蒙古 通辽 028000

③滕州市中心人民医院器械科 山东 滕州 277500

④解放军第181医院医学工程科 广西 桂林 541002

hongsensu@163.com

刘宇静，女，（1963- ），本科学历，副主任技师。陆军总医院医学工程科，从事医疗设备的管理和计量工作。