从文书档案建设知单位效能

熊冬珠

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）08-000-02

摘要文书档案建设工作在单位的发展中发挥了重要的作用，是一个单位生产管理、技术开发和科学研究等活动的主要参考依据，对提升单位的管理质量、运营水平都发挥着重要作用。应将文书档案建设工作作为单位管理工作的重要组成部分，加强对档案建设管理工作的重视，充分发挥档案管理的职能，明确档案管理工作的重要性，将“死数据，活运用”，为解决单位前进发展中存在的问题提供依据，使档案建设体发挥出在单位建设中的强大效能。

关键词档案建设单位管理问题单位效能

文书档案是对单位的发展过程中，形成的决策方针、科研成果、运作经营等重要的原始记录材料，也是单位管理工作中不可缺少的组成部分。单位的文书档案最主要的功能就是能够再现历史，是单位领导参与决策和开展工作的重要原始凭证，是单位文化建设工作的主要来源，对提升单位的能力，促进单位管理水平的提高，具有重要作用。

一、单位档案建设中存在的问题

档案的建设主要应从“收、管、用”三方面着手。但在现实当中，许多单位的档案意识淡薄，从上至下没有形成良好的管档风气，主要体现在以下几个方面：

（一）档案收集意识很薄弱

文书档案工作不仅仅是管档人员的职责，更是每一个“单位人”的职责。工作过程中，应注意每一份过程材料的收集体，到一项工作任务完成，整个过程从开始的方案、计划、总结、报告等材料均依事情发生顺序或时间顺序依次完整的收集。但现实中，很多单位与个人都非常忽视收集过程，工作任务完成，形成材料就不知所踪，档案收集意识不到位。

（二）档案管理设施不到位

档案管理设施不到位，没有意识到单位档案建设对单位的生产经营和人才管理造成的重要影响，导致单位的档案管理工作在单位的发展中不被重视，多存在被动的工作局面。因而，没有专设档案存放库房、档案柜，甚至连档案盒都不使用不一，更不提“三室分开”，专人专管。

（三）档案管用制度不健全

档案建设的管理、使用制度不完善，致使文书档案建设工作流于表面，不深入、不细致，没有充分发挥档案建设的服务职能。随着市场经济的改革，许多单位实施了重组转制，而由于前期档案管制工作的不系统，不健全，给重组工作带来一定的阻力，出现较多的误差。

二、优化单位档案建设的方法

首先，提高档案建设人员的专业素质，作为一名单位档案管理人员，必须要具备较高的政治素养，能够最大限度的发挥单位档案管理工作的作用。要定期的对档案管理人员进行职业道德和爱岗敬业教育，培训相关的档案建设专业知识，使档案管理人员能够对相关的档案知识、工作程序和管理技巧进行了解，为文书档案建设工作提供基础。

其次，促进单位档案建设的信息化，档案建设的信息化主要是指在档案管理中，应该充分发挥单位档案的信息化功能，促进档案信息联网，实现档案信息的共享，能够保障档案信息得到最大限度的发挥，强化档案建设的服务职能。

最后，应该将档案管理工作由传统的手工做账向自动化的操作做账方式进行转变，将单位的档案馆作为资源管理的中心，运用现代化的档案设备，建立完善的单位档案信息网络系统，促进单位文书档案建设工作的创新，发挥文书档案建设工作的服务职能，实现档案信息资源的共享。

三、档案建设对发挥单位效能的重要作用

（一）再现历史，提供依据

档案建设是单位管理工作的重要组成部分，对单位的生产经营和管理活动的高效开展具有重要作用。单位建立档案部门的最主要目的就是对单位的发展情况和发展历史做出详细的记录工作，起到再现单位历史的重要作用。在单位的后续发展中，可以充分利用档案建设来为单位的发展提供可靠的依据，为单位的发展提供依据和基础，对单位的发展具有重要作用。

（二）领导决策，提供依据

单位的档案中记录了大量的单位资料，主要包括文本资料和单位发展资料等，是单位的历史的原始记录，实现了对单位真实历史的还原，起到了再现历史的重要作用，具有真实性和完整性的特征，具有极高的说服力。单位的相关领导人员在进行决策的过程中，通常都会将档案作为单位的原始资料，作为单位发展和各项决策工作的凭证，是单位领导人决策的主要参考依据，对单位的发展具有重要意义。

（三）考核员工，提供依据

人力资源档案和单位业务档案也是单位档案的重要组成部分，实现了对单位员工工作情况和单位业务发展情况的真实记录，具有档案信息可靠性的特点。对单位员工的考核是单位发展中一项重要的工作，单位的领导人员不能对所有单位员工的工作状态全部了解，在对单位员工进行考核的过程中，通过对单位档案的查阅工作，能够对单位员工的真是工作、业务和学习经历进行有效的考察，明确其奖惩情况。同时，通过对单位档案的了解，还能明确单位员工的德、能、勤、绩等情况进行了解，为考核单位员工提供了可靠和科学的参考依据，能够帮助单位选出优秀的员工，为单位的发展提供条件。

（四）文化建设，重要来源

单位的档案建设自身具有较强的文化性，是由于单位的档案主要是记录了单位的发展历程，对单位的经营和发展情况做出了详细和全面的激励，如实的反映出了单位在漫长的发展过程中，存在的问题和单位发展的优势，是单位经营管理和生产建设的重要写照。同时，档案中也反映出了单位的发展思想，能够对单位过去的思想观念进行了解，为单位的发展能够提供可靠的参考依据。在建设单位的文化过程中，要对单位的档案信息进行深入的研究，主要是对单位的文化建设历史和单位文化建设的精髓等问题进行深入的分析和研究工作，明确单位的文化建设发展情况，促进了单位文化建设工作的有效开展，提高了文化建设的发展水平。同时，单位在进行文化建设的过程中，能够实现对档案资料的全面了解和如实记录，丰富了单位的档案资源，使单位档案更具活力。因此，应该做好单位的管理工作，实现对单位档案的真实记录，对单位文书档案建设工作具有重要意义。

结论：单位的档案建设是单位工作的重要组成部分，对单位的发展具有重要作用，本文对当前单位文书档案建设工作中存在的问题作出了分析，并针对档案建设中存在的问题提出了解决的策略，实现了档案管理工作的创新，强化了档案管理工作的职能，对提升单位的档案建设管理具有重要作用。单位的文书档案建设工作对提高单位的效能具有重要作用，主要表现为为单位的发展提供参考，为领导者的决策提供依据，是考核单位员工的重要方法，也是单位文化建设的重要来源，对单位的发展起到了促进作用。

参考文献：

[1]益学荣.试论单位档案与单位文化建设[J].中国商论，2015.18.

[2]金楠.浅析单位档案信息化建设存在的问题及对策[J].黑龙江教育学院学报，2011.09.

[3]王萍.论单位档案馆（室）核心档案资源建设[J].办公室业务，2012.06.

[4]赵潇.信息时代下单位档案建设的路径探究[J].办公室业务，2013.15.