浅谈高校档案管理信息化建设

陈宁

摘 要：在高校的数字化校园建设规程中，档案管理信息化建设是非常重要的组成部分，高校档案管理工作只有实现信息化、数字化、网络化，才能为高校的建设与发展提供更为快捷和优质的档案信息，才能实现高校的发展目标。本文对当前高校档案管理信息化建设进行深入的探讨，针对当前高校档案管理工作存在的问题进行分析，并探讨相关解决措施，以供参考。

关键词：高校；档案管理；信息化；建设

中图分类号： G647 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）26-24-2

0 引言

近年来，随着我国信息化建设不断推进，信息技术广泛应用，信息网络快速普及，高校的信息化建设快速发展，高校档案工作也面临着巨大的机遇和挑战。如何应对信息化带来的变化，进一步拓展档案工作发展空间，利用信息化提升高校档案管理工作和服务工作，是我们亟待解决的问题。

1 高校档案管理信息化建设的必要性

1.1 提高工作效率

传统的档案管理都是通过工作人员对档案整理、分类、归档，工作量大，且需要耗费大量的人力，消耗大量时间。而信息化档案管理模式所有的文件都是通过计算机操作进行整理，档案以文件的形式保存，管理起来方便、快捷，为工作人员减轻了工作量，提高了工作效率。

1.2 解决库房紧张问题

随着各大高校招生人数的日益增多，每个高校需要管理的档案数量也越来越多，很多学校内部之前的档案存储库房都存放了大量的档案，以目前的发展趋势，使用传统的档案管理方式仍旧需要准备空间更大的库房才能满足日益增加的档案数量。但是采用了信息化的档案管理方式后，不仅不需要增设新的库房，而且之前的库房也可以用来做其他的办公，因为信息化档案管理不再需要储存大量的纸质档案，也就不用占用空间，一切档案都储存于计算机中，切实解决了高校库房紧张的问题。

1.3 满足更多的服务需求

随着社会的进步，每个人的档案对于自身来说越来越重要。对于学生而言，无论是学习期间还是工作之后，在很多情况下都需要用到档案。应用传统的档案管理模式时，如果我们需要查找自己的档案，档案管理人员首先需要查找档案所在的类别，之后再缩小范围，最终找到档案所在的区域，还要从同一区域的档案中找到所要的档案，一般来说需要花费较长的时间，并且还容易出现错误。利用信息化手段管理档案就切实解决这一问题，对于档案的查找只要在计算机中的档案库检索要找的档案名称即可，花费的时间也就几秒钟，大大提高了查找速度，并且查找的档案信息更加准确和可靠，为档案工作者的工作带来了极大的便利。

2 当前我国高校档案管理工作存在的问题

2.1 思想观念落后，管理工作不到位

目前我国大部分高校都将教学质量和科研成果作为学校管理的首要任务，对于档案管理工作的重视程度不够。首先，大部分学校领导都认为传统的档案管理模式流程简单，易操作，对于信息化技术的使用有抵触心理，思想观念落后，难以适应时代的发展，很多管理者认为对于档案的管理就是记录和保存，多年的工作经验使他们已经习惯了这种工作流程，不愿意去花费时间学习新的工作方式，这种思想态度阻碍了高校档案管理信息化的发展。其次，高校对于档案管理工作不到位，很多高校不愿意花费资金新建档案管理的办公区域和库房，档案管理基础设施不齐全，没有良好的办公环境和规划的库房，使档案管理工作无法向更好的方向发展，并且容易出现档案分类混乱，档案丢失，缺少文件等问题。

2.2 缺乏统一的网络化协调机构

目前，有些高校实施了档案的信息化管理，但是由于受到教育体制问题的影响，各大高校都是在各自学校内部进行独立的档案管理工作，没有统一的网络化协调机构，每个学校有自己的管理方式和网络系统，其他学校没有办法进行借鉴和查看，这就给信息资源的共享造成了阻碍，影响了高校档案信息化发展的步伐。

2.3 档案管理人员素质较低

自从高校开始逐步实施档案信息化管理之后，就对档案管理人员的专业素质提出了更高的要求。传统的档案管理工作没有太多的专业要求，只是对档案做好登记，分类，归档，保存即可，因此从业多年的档案管理人员对于使用计算机进行档案管理还是很生疏，不能熟练掌握计算机的应用，尤其是年龄较大的工作人员，对于新鲜事物的接受能力较差，要想熟练运用计算机工作需要花费很长的时间。这对于高校采用信息化手段管理档案是非常不利的，没有专业的人员操作档案管理系统，会影响档案管理工作的效率，并且一旦操作错误可能还会造成信息的丢失，或者信息录入错误等问题。

3 建设高校档案信息化管理的措施

3.1 建立完善的档案信息系统

要想真正实现档案管理的信息化，首要任务就是建立完善的档案信息系统。我们使用计算机对档案进行管理就必须一个专门的系统进行操作，在这个系统平台上我们可以进行信息的录入，分类，归档，整理，保存，搜索等等，通过使用计算机软件实现档案管理的信息化。另外，我们还要建立一个完善的信息资源库，在这里我们可以查找所有想要查找的信息，并且必须保证信息的准确、可靠。我们知道无论是计算机系统，还是计算机软件都需要定期的升级优化，只有这样我们才能保证使用功能越来越方便、快捷、高效。因此，对于档案管理信息化系统需要有专业的工作人员进行定期的维护和更新，保证系统的稳定运行，为档案管理工作提高可靠的技术支持。

3.2 提高档案管理人员的专业素质

档案实施信息化管理后就不再是简单的整理档案，对档案进行分类、保存的工作了，它需要专业的档案管理知识和管理水平。首先，作为一个合格的档案管理人员必须具备信息素养。我们都知道档案管理工作属于保密性工作，从业人员不能随意对任何人泄露有关的档案信息，这是一个档案工作者的基本职业道德。同时，档案管理人员要具备敏锐的信息收集能力，信息分析能力和信息检索能力，能够在复杂的信息中快速找到有价值的信息，并判断信息的准确性，进而能够在工作中合理地利用这些有效信息帮助自己完成工作。其次，要想做好档案管理工作还要具有一定的信息知识储备量。档案管理档案涉及的信息各不相同，工作人员必须拥有对多方面知识的了解才能合理的对档案进行分类整理，而且工作人员还要学习很多档案管理方面的相关知识，以便为日后的工作奠定良好的基础。我们处于信息化的时代，科学技术进步的速度飞快，我们只有储备更多的知识才能在工作中更加得心应手。

3.3 网络安全化建设

高校档案采取信息化管理方式后，就涉及网络信息安全的问题。互联网的出现给我们的生活带来了极大的方便，同时也对我们的个人信息埋下了安全隐患，在日常生活中，我们经常遇到电脑病毒，恶意软件入侵等危害个人信息的黑客，他们会通过对软件植入病毒而窃取个人信息。采用信息化方式管理高校档案必然也会遇到这种问题，因此，对于高校档案管理系统必须有专业人员进行定期维护、管理和更新，加强网络安全，防止信息被恶意窃取。另一方面，档案管理人员在工作中要具有严谨、认真的工作态度，避免因工作失误而造成档案信息错误或者丢失的情况；对于一些有保密性要求的档案，一定要严格遵守规定，对其进采取保密措施，并且按照保密程度进行分类：秘密、机密、绝密，对不同保密程度的档案采取的保密措施也不同。总而言之，档案涉及个人的隐私和一些不能公开的信息，档案管理人员一定要保证档案管理系统的安全，一旦系统出现漏洞会造成大量信息丢失，其中一些保密性要求高的档案丢失会带来严重的后果，切实保证档案系统的安全对高校档案管理工作具有至关重要的意义。

4 结束语

综上所述，信息化建设是高校档案管理的一大趋势，为此，高校应当认识到档案管理工作变革的必要性和重要性，并明确档案管理信息化过程中存在的问题，同时还要采取积极的措施去解决这些问题，建立完善的信息管理系统，提高相关工作人员的素养，建立档案信息网站，以此来实现资源信息共享。

参 考 文 献

[1] 张学.浅谈高校档案管理信息化建设[J].办公室业务，2013，21：145-146.

[2] 杨博文.浅谈高校档案管理信息化建设[J].人力资源管理，2015，04：164-165.

[3] 葛雅京.浅谈高校档案管理信息化建设[J].求知导刊，2015，18：111-112.