用创新的理念，促进办公室职能作用的发挥

吴剑

摘 要：办公室作为一个综合部门，工作开展得如何，直接制约和影响到整个单位工作的正常开展。随着办公室工作内容的不断丰富和发展，工作领域也越来越宽广，对文秘人员的素质要求也越来越高，文秘人员必须具备多方面的素质方能胜任此项工作。办公室要当好领导的参谋和助手，树立大局意识，从领导的角度思考问题，力求参到点子上，谋到关键处。要树立全心全意为人民服务的意识，把服务作为基本职能，把强烈的事业心和责任感转化为积极的参与意识，为领导提供最佳服务。

关键词：办公室；职能；创新

办公室作为一个综合部门，是承上启下、协调左右、连接内外的枢纽。办公室工作千头万绪、包罗万象。办公室工作开展得如何，直接制约和影响到整个单位工作的正常开展。随着社会的发展和科技的进步，如何加强新形势下办公室工作，充分发挥办公室职能，是我们面临的一个新课题。

一、办公室工作人员要具备较高的综合素质

一是扎实的文字功底。文秘工作的主要内容之一就是文稿起草、办文批文等。这就要求秘书有过硬的文字功夫，熟悉各种公务文稿的特点、性质和作用，这也是做秘书的最基本的条件。同时，要有良好的文化积淀，博学多才，善于积累。作为一个优秀的文秘人员，只有熟悉全面情况，才能写出真正有价值有水平的文章。

二是坚定的政治立场。只有在思想上和行动上与党保持一致，才能做到政令畅通、令行禁止。办公室作为单位的“窗口”，涉及的各项工作在很大程度上代表着部门的立场，反映着部门的形象。因此，文秘人员要不断地强化“窗口”意识，用一流的人格和人品，一流的工作态度，一流的工作作风，一流的工作业绩来塑造办公室的良好形象。

三是善学的求知精神。文秘人员要特别注重学习和知识的积累，树立终身学习意识。结合自身实际有针对性地制订学习计划，利用一切可以学习的时间学习，既要学习理论知识，也要学习业务技能，优化知识结构。还要善于在实践中学习，重视调查研究，善于分析和总结，真正从实践中获取知识。

四是严谨的工作作风。办公室工作繁杂而琐碎，任何一个环节出现错误都会引发连锁反应。这就要求办公室工作人员要细心和耐心，在办文、办会、办事上一丝不苟。

二、办公室工作人员要练就较强的协调能力

一是沟通能力。由于办公室工作接触面广，知识水平参差不齐、能力高低不一、职业各式各样。这就对文秘人员的沟通能力提出了更高的要求。只有不断地加强学习，尽可能多地掌握多方面的知识，积极开发多种沟通渠道，熟练运用沟通技巧，善于争取别人的理解并适时发表自己的意见，与对方产生共鸣，从而达预期的目的。

二是协调能力。办公人员要统筹兼顾，理顺各部门的关系，采取合理的方式达到协调的目的，从而促进各项工作平稳有序地开展。在沟通的基础上协调，在协调的基础上更好地沟通。通过沟通，才能使个人在集体中充分发挥作用。

三、办公室工作人员今后努力的方向

胸怀大局，提高服务质量。“三个服务”是办公室的重要职能，办公室工作人员要胸怀大局，端正服务态度，提高服务质量。首先是要分清主次，要把政务性工作和事务性工作区别对待。在现实工作中，要分清主次，把政务性的事留着自己办，把握好大的方向和原则，为领导提供正确的参考意见。把事务性的事交给其他人员办，交待清楚注意事项，做到滴水不漏。其次是要胸怀全局，保证服务的准确性。在党政主要领导的直接领导下开展工作，要服从领导，不可擅自越位进行工作安排。同时，又要“兵位帅谋”，从全局的角度思考问题，不能仅仅听命于领导，对领导的错误决策，要及时提醒，当然要讲究方式方法和策略，尽可能保证服务的正确性。三是要注重细节，提高服务质量。办公室工作无小事，任何失误都可能影响大局，要在仔细、周密和严谨上下功夫，增强工作的敏感性，把工作做细、做实。

完善制度，高效有序工作。办公室的工作涉及面广，因而要逐步修订完善、逐步形成一套规范化、科学化、制度化的工作制度和工作流程，保证工作高效有序运转。在此基础上，还要抓好“三个结合”：一是分工与协作相结合，要明确专人负责具体工作，防止分工不清，推诿扯皮。同时，办公室的有些工作具有突发性，为了保证按时完成紧急任务，又需要全体人员通力协作。二是原则性与灵活性相结合，对于一些原则性的规定，必须不折不扣执行。对于特殊情况，只要不触犯相关规定，就应灵活执行。三是事前调研与事后督导相结合，要做好事前调研工作，掌握第一手资料，为领导提供正确翔实的决策信息。对领导作出的决定和安排，要加强督导，保证执行不走样。

深入调研，当好参谋助手。办公室人员由于处理的公文多、参加的会议多、接受的信息多，加之经常在领导身边工作，对领导的思路比较清楚，是领导的得力助手和参谋，因而要加强对信息的收集整理，合理分析、科学推理，积极为领导决策想办法、出主意，帮助领导制定正确决策。

加强锤炼，提高个人修养。办公室工作人员要有豁达大度的性格，要真诚待人、坦荡做事，要有容人的雅量和风度，吃得了亏、受得了气，要一视同仁，与人为善。对他人的缺点或失误，不求全责备，不能自以为身居“要职”就可呼风唤雨。要低调做人，时刻想着自己是职责是服务，在任何情况下都不能忘乎所以。那就是对上不卑，秉公直言是对领导尽职尽责的表现；对下不亢，虚怀若谷，赢得群众理解和支持。要公平公正办事，防止拉帮结伙，办公室工作人员对外交往较多，在讲原则的同时广交朋友，真诚待人。

自警自省，坚守道德底线。办公室工作人员由于业务涉及面广，又经常受领导委托办理一些具体事务，因而要时刻筑牢拒腐防变的思想道德防线，面对“诱惑”顶得住，听到“非议”站得稳，身临“攀比”立得正，纯洁社交圈，净化生活圈，规矩工作圈，管住活动圈，不能沾染不良嗜好和不廉洁行为。经常想一想自己是不是把心思和精力都用在了工作上，工作中是不是还有什么疏漏；经常想一想自己是不是勇于担当，是不是大胆创新工作；经常想一想是不是严格遵守廉洁从业的规定，有无接受服务对象吃请或接受财务的行为。