事业单位档案管理的常见弊端及解决办法

李洋

摘 要：随着信息化技术的高速发展，我们的社会发展也越来越快。政治和经济齐头并进，档案的管理在我们社会的发展中也占据着重要的位置。档案管理的好坏直接影响到我们的人身和财产安全。本文的针对事业单位档案管理的常见弊端及解决办法的一个探究。

关键词：档案管理；常见弊端

众所周知，当今社会的发展离不开经济和政治，但经济和政治良好的发展离不开一个好的档案管理。而我们都知道档案管理具有一定的特殊性，其工作信息量大、包括的范围广、以及和很多重要的东西挂钩。因此，要做好事业单位的档案管理，要具有一定的档案管理水平，与时俱进，及时发现管理工作中的弊端问题并给与解决，这样才能做到事业单位档案工作与其他工作的正常运作。

一、档案管理的常见弊端与事业单位本身存在的问题有关

我们事业单位本身存在的问题会影响我们的档案管理，如果企业本身对档案管理的认识不足是会直接影响到档案管理的工作能否顺利进行的。不重视对档案的管理，没有严格的管理制度这样是很容易造成形式化档案。很多情况是档案管理人员自由懒散，工作不认真，档案资料收集不齐全，档案文件在档案室随处可见，这种现象在大部分事业单位中普遍存在，还容易被有些有心之人钻空子。管理人员不清楚档案是否收集全面，管理者不知道档案能不能正常使用，如此造成档案利用率低，正确率差。

管理层要重视档案管理工作，带头推广档案管理在我们工作中的重要性，才能让员工重视、关注我们的档案管理工作，意识到档案管理的好坏和我们工作有密不可分的关系。当事业单位当中的领导者与决策层开始重视档案管理工作的时候，就会下达相对应的管理任务，要求工作人员达到一定的指标，此时档案管理机构的工作人员为了自身利益就会认真完成工作履行自身义务，并提升档案管理工作的效率。正确认识档案管理在事业工作单位中的重要性，事业单位档案管理的宣传对员工每天的工作有重大帮助，这样可以让档案管理的各项工作顺利的进行和开展。事业单位要建立一套属于自己档案管理的规章制度，并严格要求管理层和工作人员按规章制度办事。

二、档案管理的常见弊端离不开管理的基础设施落后

由于事业单位的管理设施的采办是由政府拨款采办，一切都要通过政府程序和文件才能进行采办，而其他的企业则可以通过自身企业的存款进行采办。这就是事业单位和其他企业不同之一，经过调查研究表明如今很多事业单位的档案管理设施较为破旧，不仅给我们的档案的管理造成了很多漏洞，也无法跟上当今时代的档案管理的技术。手工检索在我们的事业单位档案检索工作当中为主要档案信息检索方式，传统手工检索方式要耗费大量的人力物力，不仅过程繁琐复杂，还增加档案管理人员的工作量。现代化技术不断发展更新，新型的自动检索方式的出现替代了传统的手工检索，并且自动检索的方式的准确度和工作效率都比手动搜索高得多，而手动搜索是快要被社会淘汰的一种检索方式，对我们日常的档案查询造成了极大的不便之处。现代的其他企业几乎都是用自动检索，而事业单位用的手工检索不仅耗费工作人员的时间，还会耗费其他人的时间。事业单位的档案管理设施的落后使得事业单位档案管理的弊端在现代化社会中尤其明显。

解决因为管理的基础设施的落后问题可以改善档案管理的弊端带来的问题，事业单位在发现管理基础设施破损是应及时向上级汇报并主动向上级领导申请拨一部分资金给事业单位，用来改善管理的基础设施的建设。只有我们的管理基础设施能跟得上技术和信息化的步伐，才能更进一步的改变事业单位档案管理落后的面貌，如此才能提高事业单位档案管理的工作效率和管理水平。我们还可以建立现代化管理体系，把计算机技术结合到档案管理中，通过现代化的信息技术对我们的档案进行分类、整合以及完善，这样就能很好的解决档案管理的常见弊端。如此不仅让事业单位的档案管理慢慢的适应现代化技术，还能提高我们档案管理的工作效率。还能把档案备份在计算机中，便于我们的查询和工作，当然同时要对我们的档案做好密保工作，以防被有心之人窃取滥用。要创新我们的档案管理必须要充分利用现代信息网络技术，我们可以通过网络共享功能在计算机中寻找和提取非机密档案，使得我们的档案能够更加全面和完善。

三、工作人员的工作能力和素质低下也是档案管理常见弊端之一

工作人员大部分人都没经历过专门的档案管理知识培训，缺乏档案管理方面的专业知识和知识技能，对需要了解专业知识和技能不够上心，没有对所用的知识和技能进行系统的学习和积累，并且现在很多事业单位的档案管理人员都不具备当今的事业单位的档案管理的专业素质，文化程度和水平都打不到现代化社会的要求。档案工作人员的专业知识淡薄和素质低下和离不开我们的管理层对档案管理的不重视，他们的不重视导致档案工作人员的工作积极性不高，工作态度上消极怠工，应付了事。这对档案工作的正常开展造成极大的不利因素。

要解决档案管理中存在的这个问题，我们必须培养档案管理工作人员的专业知识和技能，提高专业素质。只有重视人才的输出和培养才能做好事业单位的档案管理工作，要培养工作人员的工作态度，改变以前自由懒散的工作态度。要制定合理的档案管理的规章制度，并要求工作人员学习并正确实行，还可以设立奖惩制度来提高工作人员的工作积极性和工作效率。还能在创新事业单位的档案管理过程中对工作人员的计算机在档案管理中的技术进行培训，加强他们对信息技术的操作能力，使得能熟练地掌握档案管理在计算机中的运用。使用现代先进的网络技术，可以促进单位工作人员之间的交流和沟通，可以提高档案管理的安全性和隐秘性。所以要改善事业单位中档案管理的常见弊端必须提高对档案管理的工作人员的专业性和技能性。

四、总结

事业单位在档案管理中常见的弊端非常明显，要解决这些问题必须加强对档案管理的工作，要求管理者重视档案管理，档案管理的工作人员要积极认真好管理工作，要关注社会的发展，及时对档案管理存在的问题进行改革和创新。事业单位档案管理的常见弊端的解决也有利于我们社会其他方面的发展。

参考文献：

[1] 任丹丹，杨惠民.事业单位档案管理存在的问题与探讨[J].科技展望，2015（33）.

[2] 兰培龙.探究事业单位档案管理工作存在的问题及改进措施[J].才智， 2015（19）.

[3] 杨敏华.事业单位档案管理中存在的弊端及解决措施[J].办公室业务， 2013（23）.