浅谈数字化档案长期保存的问题及措施

张洋

摘  要：改革开放以来，我国的人民生活水平不断提高，科学技术水平总体上有了质的飞跃，尤其是计算机技术和网络技术的发展，其在各行各业上的应用极大地提高了我国各行各业的发展，提高了行业的发展速度。近年来，计算机技术和网络技术在档案管理工作中的应用使我国档案管理工作进入到数字化发展时代，但是数字化档案长期保存的工作仍旧存在一些问题，需要探讨，文章从数字化档案长期保存所存在的问题出发，分析了如何长期保存数字化档案的对策，希望能够对数字化档案的管理工作提供一些借鉴，仅供参考。

关键词：数字化档案;长期保存;问题;措施

计算机技术和网络技术在给档案工作到来了发展机遇的同时，也带来了一定的挑战，尤其是数字化档案，在长期保存的问题上，数字化档案面临着严峻的形势。如何对数字化档案进行长期保存，关系着档案数字化建设和信息化建设的发展，因此研究数字化档案的长期保存工作具有重要意义。

1 数字化档案长期保存面临的问题

1.1 数字化档案载体的寿命问题

数字化档案信息是通过计算机技术和网络技术实现的，是将档案以文字、图片、语音、视频等形式存储在硬盘、光盘等载体上，硬盘、光盘等载体体积小，易保存，且符合现阶段人们对档案便捷性的需求，对实现档案资源的充分利用十分有利。然而，数字化档案载体也有一定的劣势，存储载体在储存上容易受外界因素的影响，造成使用寿命降低，严重的将导致载体内的信息无法恢复，给档案资源带来极大的损失。而且档案载体具有一定的特殊性，在使用过程中，需要借助一定的技术设备才能判断其是否可以正常使用，因此，在日常的管理中，相关人员不能轻易的判断出载体的状况，对载体的储存与保护形成了一定的阻碍，而且科学技术的发展与更新换代十分迅速，载体的形式发展也很快，导致档案的存储载体跟不上时代的脚步，使用寿命受到影响。

1.2 数字化档案所依赖的计算机软件技术过时问题

在数字化档案的长期保存问题上，除了数字载体的寿命问题外，数字档案的检索系统也是一个急需解决的问题，数字档案过分的依赖于计算机软件系统，而计算机软件属于不断更新换代的，科学技术更新的特别快，这就导致数字档案的检索系统跟不上日益提高的计算机软件技术，导致数字档案检索系统技术相对落后，不符合人们的需求。尤其是在市场经济的发展与挑战下，计算机技术与网络技术的发展水平与日俱增，相应的软件更新周期变短，这种现象为数字化档案的长期保存工作带来了严峻的挑战。

1.3 数字化档案真实性的维护问题

数字化档案长期保存的问题还受到档案真实性的挑战，数字化档案的真实性包括三个方面：档案的内容真实;档案的主体与内容相符;档案的形成及使用时间一致。数字化档案的管理工作应该充分重视档案的真实性问题，只有做好档案的真实性工作，才能保障数字化档案的长期使用和保存，数字化档案的真实性问题比较复杂，因为数字化档案容易被窃取、篡改等，而且在改动后基本不会留下痕迹，档案管理人员很难察觉，这种特殊性为数字化档案的真实性工作到来了严峻的挑战，而且在运输以及保存的过程中，数字化档案也容易受自然环境等因素的影响，造成档案数据缺失，数字化档案数据的完整性与真实性受损。

1.4 数字化档案存取的安全问题

数字化档案的存取对数字化档案的安全与长期保存也存在一定的威胁，尤其是在进行档案数据传输等的过程中，档案数据再经由计算机进行传输时极易感染病毒，而且数字化档案的管理系统与检索系统网络防护较弱，经常出现被黑客和不法分子入侵、竊取数据等情况，这些现象的发生极易导致档案数据被破坏、窃取，造成档案数据受损，对数字化档案的长期保存十分不利。

1.5 数字化档案保存的元数据问题

数字化档案信息的元数据保存问题一直是国际上的难题，目前，世界各国都未形成一套行之有效的元数据保存体系，各国的数字化档案各有特点，应该具体问题具体分析，我国相关的档案工作者应该加强相关方面的研究，根据我国数字化档案的具体特点，分析研究出一套适合我国的数字档案元数据保存问题的方案，否则，元数据问题将一直影响数字化档案的长期保存。

2 数字化档案长期保存的对策

2.1 合理选择数字化档案的存储载体

在进行数字化档案存储载体的选择时，应从以下几个方面进行选择：

（1）因为数字化的档案信息具有不可更改的特点，所以在选择档案存储介质时，一定要关注数字化档案的这个特点，保障数字化档案的数据真实、准确、完整，选择质量好、存储容量大的介质载体。

（2）在进行数字化档案存储载体的选择时，还要关注其安全性和耐久性。一定要选择耐久性高，安全性高的存储载体，保障存储载体的稳定性，对自然环境的影响十分敏感的存储介质不宜选择，而且应当考虑存储环境周围的磁场等因素。

（3）在进行数字化档案的存储载体选择时，一定要考虑载体的技术寿命，如果因为存储载体的技术原因，无法与计算机技术和网络技术接轨，导致数字档案数据的数据丢失等问题出现，对数字化档案的长期保存将产生严重的后果。

（4）在进行数字化档案的存储介质选择时，应该选择经得起市场考验的达到国家相关技术水平的介质，保障存储载体无质量问题。

2.2 合理选择数字化档案的保存技术

（1）迁移技术：主要是指将数字档案信息从一个存储载体转移到另外一个存储载体上。因为数字档案的格式具有特殊性，包含各种文字、图片、音频、视频等。所以在数据的传输过程中经常会出现数据丢失等情况，而且在传输的过程工作量大，也会造成一定的经济损失。

（2）更新技术。更新档案数据是指在原有的技术和存储环境下重写书档案数据，对计算机软硬件的依赖很大，能够防止由于存储介质物理变化引起的档案素具损坏的问题，但是对数字化档案长期保存的问题作用不大。

（3）转换技术。转换技术包括程序、系统、编码、存储介质等的转换，保障不同种类、不同介质的档案信息的转换，实现档案信息的共存。但是这种技术有可能带来档案数据的可靠性降低的问题。

（4）再生性保护技术。再生保护技术是指在一定的技术条件下，将数字化档案信息存储到一些载体上，例如纸张等，这样可以在一定程度上应对数字化档案存储载体老化的问题。但是这项技术对数字化档案因戏中的音频、视频无效。

（5）技术典藏。技术典藏是一项代价十分昂贵的档案数据保存技术，是收集和利用过时的计算机设备读取和保存过时的存储载体。这种技术十分的不便，难以大范围的推广和使用。

2.3 在国家层面上统一数字化档案长期保存的元数据标准

关于数字化档案存储的元数据问题，相关的档案管理部门和国家管理部门应该设置一个统一的规定，这样对数字化档案的长期保存工作噢十分有利。如果有统一的数字化档案元数据通用标准，数字化档案元数据在保存和处理上能够依照标准进行，各地按照统一的标准进行，也偶利于档案信息的使用。在制定数字化档案元数据的存储标准时，一定要根据我国数字化档案的具体情况，具体问题具体分析，不可盲目照搬照抄国外的标准，要制定符合我国数字化档案基本情况的适用标准。

参考文献

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[2]汪碧宇.新时期档案馆工作改革研究[D].安徽大学，2006.

[3]余卉.数字档案保存的来源感知系统设计与实现[D].华中科技大学，2012.