浅析神东煤炭集团公司档案信息资源的开发利用

孙彩霞

摘 要： 档案对于企业来说是一种非常重要的信息资源，加强企业档案信息资源的开发和利用，对企业的未来发展至关重要。随着近些年煤炭企业的不断发展，神东煤炭集团公司的档案管理工作内部条件和外部环境都在发生变化，因此，档案资源管理工作在很多方面需要进一步完善。通过对神东煤炭集团公司档案信息资源的开发利用进行研究分析，希望能够为实际档案管理工作提供一定的借鉴作用。

关键词：神东煤炭 档案信息资源 开发

中图分类号：F426 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）06-0097-01

前言

神东煤炭集团比较重视OA系统建设，利用此系统涉及到企业的各种业务，能够有效解决企业中信息交流问题。同时在企业网站建设中，加强集团内部大量的非结构化数据进行管理，神东煤炭集团通过对大量的档案信息进行了数字化加工，以此提升各部门文档使用效率，使各种流程更加具有规范化。

一、煤炭企业档案资源开发利用方面存在的主要问题

1.对档案的重视程度不够

很长一段时间，在煤炭企业内部工作人员对档案工作都不够了解，认识不够充分，甚至部分领导人员认为档案工作只是简单的抄写、保管的日常性事务工作，不是企业集团的主要工作内容，无法为企业带来经济利益。此外，个别规模较小的企业由于人员紧张等原因，缺乏设置专门的档案管理人员和档案室，进而出现档案管理混乱无序的情况，给查询档案工作带来很多不便之处。

2.档案管理缺乏专业性、系统性、前瞻性

主要表现个别煤炭企业中，根本没有设立专门的档案管理机构，只有少数的档案管理人员。同时档案管理人员由于能力有限，缺乏专业的培训和系统性学习，对档案资源管理工作内容不够了解，因此整体素质难以做到令人满意；很多档案管理人员身兼数职，无法全身心的投入档案收集和管理工作中来，进而影响档案的归档工作，不利于整體工作效率的提升[1]。

3.档案管理缺乏权威性、统筹性、主动性

在个别煤炭企业中，由于档案管理不受重视，没有较高职位的领导对其整体工作进行监管，进而造成档案管理比较分散，分散在很多职能部门中，比如说办公室保存文书档案、财务部保存财务档案、人力资源部保存人事档案等等。虽然上述部分都有能力保存档案，但是由于各部门之间缺乏有效沟通，相对封闭，使档案管理从整体角度看，处于较为分散的杂乱状态，进而造成档案管理缺乏主动性。

4.档案管理的现代化程度不高

在现阶段的档案管理中，不仅仅要求档案室具备恒温恒湿、防火防蛀的条件，同时要求档案资料能够实现现代化的检索、储存和管理。相比较而言，实现后者比前者更为困难[2]。从根本上讲，档案资源作为一种信息资源，数量众多，只有利用现代电子化和数字化方式，进行档案信息的检索和查找，才能快速找寻到所需资料。

5.滞后的档案编研，偏低的人员素质

由于档案信息编研成果层次较低、质量不够理想、同时实用性不强和利用率较小，导致企业档案信息资源可利用性不高；此外部分档案管理人员业务能力欠缺，综合能力偏低，无法适应现代化的档案管理措施，因此在很大程度上，对企业档案信息资源开发与利用工作的开展造成一定限制。

二、企业档案信息资源开发与利用的有效途径

1.明确企业档案信息资源开发与利用的重要地位

神东煤炭集团公司档案工作人员需要转变思想，立足于本职工作，积极进行创新改革；同时档案管理工作的相关领导，需要对档案信息资源开发与利用工作给予足够重视和支持，保证其能够在高起点和高标准的情况下合理开展。现阶段的档案信息资源开发系统，主要是以促进企业档案信息管理业务的实现为最终目标，具备实用性高一级操作简单等特点，进而有利于提升公司档案管理人员的工作质量、改善工作强度[3]。此外，加强开展档案宣传教育工作，在公司内部广泛宣传档案信息资源开发与利用的重要作用，进而提升领导和员工的档案意识，在整个公司内部营造良好和谐的档案信息开发与利用环境氛围。

2.实现企业档案管理的多渠道开发

档案管理的多渠道开发，指的是逐渐提升档案信息资源的利用性、以及重要价值。也就是说对档案信息进行多次的深加工，将煤炭集团公司档案信息逐步收集、浓缩、分类、编辑、分析等多形式加工，以此使档案信息资源在精准度、纯度等方面提升一个档次，使得档案信息利用人员能够及时找寻需要的信息资源，最终促进档案信息价值的提升，向经济价值方向转换。

因此，煤炭集团公司档案信息编研人员需要对本企业档案编研的重点服务对象、以及所需要的编研成果形式等内容做好详细了解工作；同时对丰富编研成果方面和扩展服务群体范围进行深层次研究，也就是在实践工作的基础上，不断扩展服务范围，丰富成果。如果提升档案信息资源的价值，需要充分结合档案编研成果、煤炭集团公司的企业文化、以及职工活动三者之间的联系，逐步向公益性方向发展，进而提升企业领导和职工对档案管理工作的重视程度，对此给予足够认识，最终真正表现档案管理工作的深远作用[4]。

2.1档案信息资源需要充分同企业文化、企业活动相关联。企业档案能够全方位体现出一个企业的深厚文化，同时也是企业文化的积累和传承，为企业文化创新提供重要的基础保障，企业档案的重要性不言而喻。可以说企业档案同企业文化紧密相连。企业作为社会成员的重要组成部分，企业档案信息资源也可以充分借鉴文化的作用，进而促进企业档案文化和企业文化的整体提升。比如，可以将神东煤炭集团公司的历届表彰大会、职工娱乐活动表演、以及代表发言等内容，制作成多媒体形式奖励给具体个人，可以将此作为档案中的信息组成部分，有利于提升员工对公司的依赖感和认同感。

2.2注重企业档案利用效果的宣传。公司进行档案管理工作，最终目的是对此进行利用，因此提升档案资源的利用率势在必行。对于档案的利用价值，可以以典型事例进行反映，通过编写典型事例，能够帮助公司档案信息资源开发利用进行有效记录。在现阶段的公司档案利用工作中，编写档案利用效果实例不仅是较为重要的工作内容，同时也能够提升档案作用的宣传效果。档案利用效果的实例逐渐增多，档案信息资源的重要价值也会逐渐体现出来，进而引起公司领导的高度重视和认可。

3.建立档案信息资源数据库，实现档案查询方式现代化

在现阶段的公司档案管理中，可以充分利用现代技术方式，包括光学影像、数字扫描、以及音频视频转换等等，使传统纸质档案、音频视频、以及归档文件资料等不同载体的档案，向数字化和电子化信息方面转换；同时成立丰富的档案信息资源数据库，逐渐取代传统人工的检索管理方式，利用计算机技术的档案信息资源检索和管理，能够在整体上提升档案信息的服务效率[5]。

4.改善档案人员知识结构，提高档案人才综合素质

档案信息资源的开发与利用，离不开高素质人才的大力支持，因此神东煤炭集团公司有必要组建一支素质过硬、技术扎实的专业档案信息人才队伍。首先，公司可以对档案工作人员组织培训工作，以此提升其计算机网络、数据库等方面的技能和知识，丰富档案工作人员的知识框架；其次，在人才选拔方面，重点关注网络技术、档案管理方面的人才，通过技能培训，以此发挥其在数据库建设、网络资源开发等工作中的作用，有利于促进档案信息资源开发利用的信息化方向发展，从而使公司档案工作紧跟时代步伐，与时俱进。

总结：综上所述，档案信息资源的开发与利用，是一项长期的系统化工程，不仅仅是对于企业自身发展，同时对社会的发展都具有重大推动作用。神东煤炭集团公司档案信息资源管理工作，始终秉持求真务实认真负责的理念，在实践工作中积极探索档案信息资源开发与利用的新途径，以此促进档案管理工作效率的提升，进而更好的服务煤炭行业的未来发展。

参考文献

[1]赵振军.浅析企业档案信息资源的开发与利用[J].机电兵船档案，2015（5）：52-53.

[2]申凤英.浅析企业档案信息资源的开发和利用[J].黑龙江档案，2014，（3）：74-74.

[3]刘玲玲.企业档案信息资源开发利用的影响因素及对策探讨[J].现代企业文化， 2015（14）：87-87.

[4]代爱玲.浅析企业档案信息管理开发与利用的重要性[J].经济技术协作信息， 2015（22）：27-27.

[5]张巍.企业档案开发利用工作存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2013，（3）：142-142.