论建筑项目的施工档案管理改革方向

韩聪

【摘 要】施工档案真实反映了工程项目的施工过程，其中还囊括了工程的特点和内容等，为规划和管理工作提供依据。施工档案真实的反映了房产、地产以及设备产的形成过程，对全过程进行了记录，为产权关系提供法律依据因此，科学的利用建筑施工档案，能够有效避免并解决产权纠纷问题。

【关键词】建筑项目；施工档案；管理改革

一、施工档案在建设工程管理中的重要性

在建设工程中，施工档案是评定工程质量等级的主要根据，是查验工程质量等级的主要凭证，也是改建工程不可缺少的资料之一。当施工单位竣工验收交付使用一定时期后，由于施工中存在着质量隐患或养护措施不得力等原因，工程相继出现各种质量缺陷，为了保证施工质量，延长工程使用寿命，必须进行维修和补强。这就必须通过查阅该工程的档案，以便采取合适、有效的措施。工程技术规划和设计人员必须详细了解工程下面的各种工程管线的布局和走向，以便做出正确的规划和设计，这些资料可以通过查阅该工程的档案获取。

二、建设工程施工档案管理中存在的问题

（一）施工档案管理人员的档案管理意识不高。一般来说，在施工企业内部，经常会利用的工程档案资料包括技术图纸、施工验收证书、竣工效果图等相关资料，相对来说其他档案的利用率不高。施工企业内部档案管理人员并未深刻认识到档案管理工作对企业发展的重要性，对档案管理工作不够重视。

（二）档案管理工作与项目施工不同步。有的施工单位并不重视工程档案管理工作，相关的档案管理工作与项目建设施工工作不同步，并且不同施工阶段中，不同施工单位及部门对档案管理采取了单独保管的形式。当工程竣工时，要对如此复杂庞大的工程业务资料进行收集、整合、整理，其难度可想而知。

（三）档案归档水平及质量不高。虽然，当前一些施工企业已经开始认识到档案管理的重要性，但是其侧重点表现为量的提升，并没有注重档案管理的质量以及精细化管理。此外，一些项目部门不能够准确把握施工企业工程档案的收集范围和内容，造成很多没有保存价值的工程资料也会被保存归档，使档案不能够优化管理。

（四）施工档案管理的不规范。对工程质量造成了影响在我国现行的标准与试验规程中，对原材料试验的取样方法、取样代表数量、取样频率等均有明确的规定。但是，因为试验人员水平参差不齐，或施工单位为了整理资料方便，或施工单位为了经济利益的考虑，使得试验中取样缺乏代表性，取样频率不足，代表数量不确切的现象频繁出现，所以试验结果不能较全面地反映工程的实际情况，有可能使某些本不合格的材料因漏检而应用于工程中，给工程种下质量隐患。

三、建设工程施工档案管理的措施

（一）增强档案意识，确定施工企业工程档案适当的归档范围。施工企业工程档案的归档范围应当包括：在工程准备阶段的档案文件材料的整理工作，主要有工程开工审批表的填写工作，建设单位和设计单位的施工图纸的审核工作，工程的规划许可证的申请工作等，做好施工图纸的会审工作和技术交底工作；在施工过程中，还应当做好施工文件材料的整理工作，制定好原材料汇总表，施工设计变更图的修改和完善。

（二）确保工程档案资料的真实性和有效性。为了确保建筑工程形成文件材料的真实性和准确性，项目管理人员在建筑项目施工过程中，应当依照相关法律规定明确工作人员的法律责任，由项目责任人员负责签字工作，绝不允许代签问题的出现。对于确实因为特殊原因不能进行亲笔签字的，项目责任人员需要出具委托授权书，保证授权委托书与同竣工文件归档保存的一致性。在形成建筑施工档案的过程中，应当防止数据或者文字表达错误的出现，一旦发现问题，责任人应当立即修改，保证档案资料的真实性和合法性。

（三）加强档案管理业务指导，控制档案管理的过程。其一，在项目开工建设之前，要把工程竣工档案的质量要求及相关的管理细则明确告知给建设单位。同时，在重点施工项目进行中，要主动深入到施工现场对施工、监理等相关单位工程竣工档案的编制方法给予业务指导。其二，可以采取多样化的指导方式给予指导，如可以进行重点工程竣工档案培训，也可以利用网络、广播电视、视频会议等方式对重点工程的建设单位给予相关的业务指导。其三，档案管理部门可以不定期地根据建设单位或施工、监理等单位的需要，进行跟踪式指导服务，必要时可以委派专门的业务指导人员对相关单位进行上门指导，进而从根本上改善档案管理质量。

（四）加强信息化建设。档案管理信息化发展是现阶段档案管理发展的必然趋势，随着办公自动化系统的应用，档案资料的内容更多的是数字化档案信息。构建完善的档案信息管理系统，能够通过一些计算机技术加密的方式对数字化档案信息进行安全管理。对一些重点和密级较高的档案管理，档案信息管理系统可以对权限进行有效的分配，加强对档案的保密防护。在档案管理工作中，要处理好纸质文件与电子文件的共存及处理工作。在纸质档案归档的同时，也要做好对重要的纸质文件、实物文件通过扫描、翻拍的方式进行数字化的转换工作。档案信息在使用阶段，要做好相关的审批工作。

综上所述，作为施工过程的真实记录，施工档案在建设工程中有着不可替代的作用。工程施工单位必须要加强档案管理意识，明确施工档案管理的重要价值，不断对档案管理工作进行强化，进而提升我国建设工程行业的质量水平。

参考文献

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