浅谈人事档案管理工作如何适应新形势的需要

王芳

【摘要】随着改革开放的不断深入及经济发展的持续推进，社会对各类人才需求的数量、种类及结构也在发生着很大的变化。为了更好的利用人才，挖掘出各类人才的潜能，以便使他们更好地服务于社会，做好人事档案的管理工作是十分必要而且极为迫切的。现阶段实现人事档案的正规化、信息化管理才是做好上述工作的基础。笔者从人事档案的几种现代化管理模式展开阐述。

【关键词】人事档案；管理工作；新形势需要；措施

由于我国国民经济的持续快速发展，所有单位的历史档案的保管工作亦产生了前所未有的变化。各级各类部门档案管理行为正逐渐趋于规范化、科技化，由此对我们的历史档案存储保管、现实运用过程拟订了更先进的考核基准。历史档案的内容包括每个人的历史资料记录及其各种相关证件，它如实、清晰地地记载着每个人各个阶段的政治表现、品德修养、业务水平、学识深浅、工作业绩等各种情况。给组织管理部门完整地、客观地审核、考验及启用所需人才提供历史档案依据。

1、加强人事档案的程序化管理

我国当今市场经济模式的构建，还有人事管理制度改革的不断推进，其都给社会档案的管理过程充实进了崭新的内涵，而且对此项工作制定出了更为严格的考核标准。在现实这样一个崭新的历史阶段，我们一定要展望未来，利用更严格的标准、全新的观念做好干部档案管理工作，尤其是要遵循档案管理业务的特数化要求，力推其程序化管理进程，依照相关的规范化管理流程、超常化思维及有关法律条例及执行程序体系确确实实履行好历史档案的管护职责。

要完成此项管理任务，亟待要求现阶段的历史档案保管人员仔细揣摩关于历史档案保管的所有历史档案管护的工作条例、运作体系，彻底改善执行管理条例的业务运作水平及增强管理实践能力；第二，须树立规范化管理观念，完善所有工作程序，理顺业务运作流程。达到对所有历史档案保管工作科学化执行、档案查阅程序严格化、科学化、档案分类规范化。而且在此基础上，还要认真落实人事档案管理制度及规范，也就是：查看档案资料流程、资料入档控制流程、审查验正执行程序、不同地域查阅方法、资料保密控制程序、档案封存建档告知条例，促使历史档案资料的保管工作按照章程依法实施。

2、强化人事档案的信息化管理模式

人事档案资料作为一类现成的宝贵信息存储资源，仅在运用现代化管理模式进行科學的管理时，方可在当今的信息化时代中完整展示其应有的价值。在信息技术蓬勃发展的当今时代，其不仅给人事档案管理过程带来了全新的提质机遇，亦给扩大人事档案管理业务领域、流程、方法赋予了完整的技术支撑，人事档案管理业务只有立足于人力、程序及管理工艺三项内容最佳融合的管理构架基础之上，方有希望达到档案保管和使用过程的科学化及时消化。

其当使用微机对历史档案中的信息资料进行处理、整合、凝炼，以达到对档案内容处理的信息模式运作化，如此不但可促使档案管理人员有效克服不得不进行繁琐反复人工操作的麻烦，还可大幅度增强档案工作运作效率，也有力促使了档案资料信息技术利用的区域、传递速率、操作模式的持续更新和优化，并且使历史档案管护迈入了崭新的阶段。

（1）加大网络技术在历史档案管护中的利用深度，完成历史档案信息化保管，有力于及时、快捷、精准地查寻每名工人的历史情况记录，给公司领导层做决定及人力资源管理部门履行管理职责储备相关数据资料。

（2）构建收回建档通知业务管理机制，快捷、精准地采集刚出现的的有关历史资料讯息，进一步丰富历史档案记录内容。平时工作过程中，要及时深入考察和掌握并采集每一名职工在日常工作中接受过的奖惩事例，各项新技术、新事迹、新经验的培训教育情况等，将其全部及时充实到档案内容中，为信息的再利用补充新鲜信息资料，此为人事档案信息化控制的基本流程。

3、强化人事档案电子化模式的管理

档案管护器具的科技化，其是为了满足新时代各项事业的建设需求，促使档案内容管护向高科技化发展的有力保障。由于我国整体国民经济的不断繁荣及工业化水平的日益提升，其给我国历史档案管护工作质量提高创造了十分有利的外部条件。

在历史档案库的基本设施构建中，需要利用现代化的多功能设备，尤其是对档案库房的防盗窃、防着火、防水浸、防虫咬、防潮湿等项工作中须尽力关注到切实保障档案的储存安全，在这一前提下，遵循档案存储方式提质的相关基准，还应当填置档案存放箱、缝合器具、装订设备等档案库房用在档案常规保管的相关设备，还有信息管理用具、打字复印设备等讯息记录，收集实用设备，另外还有加湿器械、紫外线式消毒照射灯等维护档案用的防护设备。此均为人事档案管理常用的硬件工具，构置此类档案管理的常用器具、装备均是实现历史档案科学化管理业务所必不可少的工具。

4、加强人事档案队伍知识化的管理

在知识经济时代，提高人事档案管理水平，必须建设培养一支思想过硬、作风扎实、乐于奉献、肯钻研新知识、新技能的复合型管档人员队伍，这是实现现代化管理的组织保障。随着计算机等现代化设备在人事档案管理中的应用，对档案工作人员的素质要求也越来越高。只有努力提高档案工作人员的素质，才能真正实现档案工作现代化。因此，最重要、最根本的一点就是提高干部档案人员的素质。

另外要依照《干部档案工作条例》的规定，加强干部档案工作队伍的建设，管档人员必须具备政治可靠，作风正派，责任心强的素质，同时还应经常组织政治业务知识培训和学习。

5、结语

人事档案信息化管理是现代人事档案管理的发展方向，一定要引起高度重视，各单位只有在人事档案管理中运用信息化技术，落实信息化人事档案管理制度，引进和培养信息化技术人才，才能使人事档案管理更加快捷、高效地为自身发展服务。

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