做好新时期企业秘书工作

◎任瑞军

做好新时期企业秘书工作

◎任瑞军

企业秘书在搞好优质服务的同时，还要承担文稿撰写、公关接待、综合协调等多方面的任务。特别是新常态下，秘书更是面临着新的问题和压力。要做好新时期一名称职秘书，必须要对自身工作做到准确定位，积极主动作为，以阳光心态迎接挑战；要加强理论学习，提高综合素质，提高处理问题能力；要强化“政治意识”，把握正确方向，始终保持政治上的成熟和清醒；要树立创新意识，做到统筹兼顾，以超前的思维指导工作；要不断改进工作方法，提高办事效率，不断充实和完善自己，以适应新时期企业秘书工作需要。

办公室作为特殊部门，“窗口”单位，不仅要发挥桥梁和纽带作用，提供优质服务，还要承担文稿撰写、文件处理、行政管理、机要保密、信息收集、公关接待、综合协调、车辆调度、信访稳定等方面的任务，决定了其工作的特殊性。而这些工作大多是由秘书来承担并完成的，所以企业秘书在办公室的工作中则是担当着特殊而重要的角色。特别是新常态下，企业面临着新的机遇和挑战，秘书更是面临着新的问题和压力。如何做好新时期一名符合角色要求，为领导、机关和员工所接受的称职秘书，是摆在一名秘书面前新的课题。

做到准确定位，积极主动作为

秘书工作是机关工作不可缺少的重要组成部分，工作主要是上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务。作为特殊部门，也决定了其工作的特殊性。这种工作性质同时也决定了秘书的工作特征就是默默无闻、按部就班，也就是说必须认真地、不折不扣地按“规矩”办事，按领导的意图办事。这既是工作纪律，又是职业道德。这些工作是对一名秘书综合素质的考验。不仅要去秘书具备更要有不怕吃苦、甘于献的精神。还应具备良好的心理素质、适应能力和沟通能力；不仅要有睿智的头脑，敏锐的洞察力，还要以阳光心态迎接挑战。对此，文秘人员要有“苦中作乐”的心态，要有自己的想法和思路，不断接受新知识，培养自己的工作能力和沟通能力，提高工作效率；学会在点灯熬夜中接受锤炼，在吃苦受累中提升素质，在心灵炼狱与思想炙烤中练就本领。

加强理论学习，提高综合素质

如今，企业的创新发展已成为时代的显著特征，企业之间的竞争也愈来愈激烈。作为办公室秘书人员，如果不能及时更新知识、更新理念，则会出现知识储备不足、视野不够开阔、综合能力不强的缺陷，要想胜任“领导助手”的职责，也会越来越感到困难。作为秘书，要按照“超前谋划、提前落实、注重细节、保证质量”的要求，进一步加强对相关政策、法律法规、业务知识等方面的学习，提高思想认识和这综合素质，学会从政治的角度来辨证的分析问题和解决问题；要把提高自己的写作水平作为增强能力的重点来勤学苦练，使自己成为“杂家”，做到“提笔能写、开口能讲、遇事能办”。做到履职有思路、办事懂规则、工作有水平，确保在以后的工作中在“节奏”上超前，在“精实”上下功夫，在“创新”中出思路，在“优质”上提水平，促进企业又好又快发展。要摆正自己的位置。秘书工作的性质是服务，不是决策，要力求找准服务领导的对接点，找准参谋与尽职尽责的融合点，把握适度原则，力争使工作到位不越位。

强化“政治意识”，把握正确方向

不讲政治的秘书，就不是合格的秘书。秘书人员由于工作岗位的特殊性，常常涉及一些核心机密。这就要求秘书人员必须具有强烈的政治意识，在任何情况下都不能在政治上出问题。一要始终保持政治上的坚定，始终要保持正确的路线和观点。二要

严格遵守党和国家的政策法规。秘书人员必须增强政策观念，坚决维护党和国家政策法规的权威性和严肃性，只要是违反了有关的政策法规，都不是一名合格的秘书。三要从政治的高度严于律己。要始终保持政治上的成熟和清醒，严格遵守党的政治纪律，特别是在决定重要事项、敏感事件处理等问题上，不说三道四和品头论足。

树立创新意识，做到统筹兼顾

一是要有超前的思维。要求秘书工作人员要在平时的工作中，继承好的传统，根据新的形式，寻找新的办法。二是要有超前的思考。作为秘书人员就必须进行超前思考，在为领导提供文稿时，把自己思考的东西，融入到文稿之中，为领导参谋，替领导着想。在日常工作中，对一些涉及到企业形象的接待或事务，考虑细致，考虑全面，真正做到为领导分忧。三是要有实实在在的创新行为。要多问一些为什么。做不好、做不到位时要问为什么，做好了、做到位时也要问为什么，只有这样才能得到总结和提高。要多面看一些问题。在平时的工作中，如果我们换一个角度看问题，换一个思路想问题，换一种口径表述问题，或许会收到意想不到的效果。

改进工作方法，提高办事效率

作为办公室秘书。每天面对的工作千头万绪，每一项工作都与全局有着密切的联系，要求秘书要不断在工作总结经验，改进方法，提高效率。一是思路要清晰。办公室工作杂而乱，常常是手忙脚乱。我们要分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排，做到忙而不乱、紧张有序。二是要提高工作效率，不断摸索工作规律，尤其是在遇到工作任务多的情况下，一定要冷静思考，按工作的轻重缓急来依次处理。三是要注重细节，加强沟通协调。坚持“严、细、快、实”的工作作风，低调做人、用心做事、谦虚谨慎，以更加认真、更加负责的态度，强化大局意识，积极思考。四是要甘于奉献。作为一名秘书，要时刻做好加班的准备，工作不计时间，加班没有怨言是应具备的基本素质。要干好此项工作，只有甘于牺牲、默默奉献，并将此作为自身综合素质去不断提升，在工作中不断充实和完善自己，只有这样，才能适应新时期企业秘书工作。

（作者单位：河南能源化工集团焦煤公司九里山矿）