对新形势下石油企业档案管理面临的问题及对策研讨

薛瑞

摘 要：在石油企业档案资料不断增加，以及信息技术及产业的高速发展的背景下，传统的档案管理手段已经逐渐落后，不能够满足企业发展的需要，石油企业档案管理和利用面临着很多的机遇和挑战。本文从石油企业在档案管理中出现的问题入手，在石油企业档案管理方面进行了初步研究，针对如何管理好石油企业档案提出相应的对策。

关键词：石油企业；档案管理；问题；对策

全球经济的发展使石油，天然气等能源需求量日益增大，我国石油企业已经出现石油和天然气开采不足的问题，内部各种管理问题也不断出现。档案不仅是企业外在的表现，也是商业信誉、专利权、商标权等无形资产的证明和根据，在企业的管理、创新和风险规避中发挥着不可替代的作用；使企业管理规范化，有利于经营生产，使企业权益得到维护，企业纠纷得到有效解决。档案管理也属于石油企业管理系统，因此，必须针对档案管理中的各种不良现象，提出有针对性的对策和策略，进而使石油企业内部管理更加完善。

一、石油企业档案管理工作中存在的问题

当今，石油企业档案数量逐渐增多，种类更加多样，档案利用得日益频繁，导致石油企业档案管理工作中的问题日益突显，主要表现在以下方面：

（一）档案管理制度不完善，机构不健全

石油企业部分领导不太关注档案管理工作，觉得企业主要是抓油气勘探和开采、抓油气处理和集输，注重市场经济效益，认为档案管理工作并不重要。这些错误观点导致石油企业领导忽视了对档案管理机构的健全，没有建立档案管理制度，没有配备专业的档案管理人员，只能让人力资源部的职员临时承担档案管理部门职务[1]。

（二）档案管理人员综合素质普遍较低，管理意识缺乏

石油企业档案管理部门的职工大部分是中年女性，年龄较大，学历也较低，学习新技术、新知识比较慢。他们只会一些简单的计算机，不会运用信息技术对档案进行筛选、加工和开发。完全没有意识到档案管理工作多么重要，没有意识到会给企业造成多大的麻烦和后果，以至于出现档案材料缺失、整理不规范、相关信息不准确等问题，他们不愿丢下传统的管理思想和方法，不愿意学习新技术、新知识，学习先进的科学技术来解决存在的问题，提高工作效率。

二、做好石油企业档案管理工作的对策

根据石油企业档案管理中管理制度的不完善、机构的不健全，管理人员的综合素质太差，没有管理意识，管理设施太落后、方法太传统等多种问题提出相关的对策和策略。

（一）领导加强重视，建立健全的管理制度

1.加强宣传，强化认识。石油企业领导应召开各种档案管理会议，让各科室和全体职工积极支持管理工作，及时提供信息和建议完善各项残缺档案资料，及时提供准确、标准的档案资料。企业领导应加强宣传，意识到档案管理工作在现代石油企业管理中的地位和作用，鼓励全体员工都积极参与其中。

2.建立健全档案管理制度。立即建立档案管理领导小组，作为石油公司档案管理的主导机构，并建立健全企业档案管理人员培训制度，定期考核制度，档案管理制度，如档案统计、档案鉴定、档案利用、档案查询等各项制度，让档案管理者找到学习和改进的依据[2]。同时，加入专业年轻的管理人员，让档案管理工作不再枯燥和乏味，更加充满活力。

（二）全面提升档案管理人员综合素质

1.强化档案管理人员管理服务意识。档案管理部门并不是开采和生产油气的，而是做后勤服务的。随意，作为档案管理人员应积极树立高度的服务精神，增强为企业服务的意识，充分利用现代化信息管理技术，提高工作效率，做到档案信息资源共享，提供及时准确的档案信息资料。

2.提升档案管理人员的业务能力。第一，加强档案管理人员自主学习的能力，提高业务能力。鼓励他们利用空闲时间，自主学习与档案管理相关的最新理论知识，掌握计算机的基本技能[3]；同时，多关注和发现档案管理工作中的各种问题，提高学习效率和提升业务能力。第二，重视档案管理培训工作，加强各项档案管理培训工作，重在加强计算机操作技能培训，全面提高档案管理人员的综合能力。

三、引进先进设施和技术

（一）更新档案管理设施

石油企业应积极引进现代化的技术和设备，投入更多的资金，购买先进的计算机、打印机、扫描仪等。同时，加强对员工的培训，合理利用设备，以免造成设备的浪费，导致资源浪费。

（二）建立档案管理信息管理系统

引进新的方法和技术，建立自动化档案信息管理。信息管理系统能帮助档案管理人员迅速整理资料，它包括打印表格、编号、文件录入等多种功能，还能随时查询需要的资料。因此，引进先进的档案信息管理系统有着很大的作用，便于整理、查询、翻阅资料。

四、结论

随着时代的发展，石油企业在开采、生产、建设等方面积累了许多经验，在建设和管理中也出现了很多不好的现象。针对这些现象和问题，应该采取哪些有针对性的策略和措施，以加强对石油企业档案的管理，提高核心竞争力，是一项十分紧要的工作。

参考文献：

[1]李怿远.加强协调沟通 强化监督指导——做好重点建设项目档案管理工作的若干思考[J].浙江档案，2006（05） .

[2]刘爱民.谈如何搞好重点建设项目档案管理工作[J].档案天地，2004（S1）.

[3]崔婷.努力做好粮援项目档案管理工作[J].山东水利，2001（07）.