对房屋权属登记档案信息化管理的探讨

【摘要】房地产行业档案管理记载的不仅仅是时代经济发展的历史进程，同时也是行业改革发展与提升的宝贵经验和财富。在房地产管理日渐增强的今天，信息化的现代档案管理显示出越来越重要的位置。而在计算机普及化、人们财产权属意识不断提升、房屋权属登记数量不断增加的情况下，对房屋权属登记档案信息化建设也逐渐提上日程。本文通过研究当前房屋权属登记档案的现状和不足，探讨如何建立更为适应当前形势的房屋权属登记档案信息化管理方式方法。

【关键词】房屋权属；登记档案；信息化管理

档案管理随着社会变革的大浪潮也在慢慢朝着信息化管理的方向发展，而房地产行业档案管理记载的不仅仅是时代经济发展的历史进程，同时也是行业改革发展与提升的宝贵经验和财富。如今，房地产管理日渐增强、计算机普及化、人们财产权属意识不断提升、房屋权属登记数量与日俱增等一系列环境变化，房屋权属登记档案管理的缺陷日渐显露，对房屋权属登记档案信息化建设也被逐渐提上日程。那么当前房屋权属登记档案的现状究竟如何，又存在那些不足，我們应该如何建立更为适应当前形势的房屋权属登记档案信息化管理系统呢？

1、房屋权属登记档案信息化管理现状

随着城镇化发展，国内房地产权交易频繁，因产权纠纷、司法协助以及住房制度改革[1]等问题查阅房地产权登记档案的案例时有发生。面对这一系列的新问题，老一套的房屋权属登记档案管理模式耗时耗财耗人力，远远满足不了查阅人群的需求，甚至还有一些老档案因保存不善、或者被长久挤压而难以发觉，产权纠纷需要的档案证明或是司法协助需要查阅的档案因为查找不便、耗时耗力等情况早已成为众人吐槽的焦点。虽然房屋权属登记档案管理随着制度改革做了相应的调整，但还是存在着不同程度的不足和问题。

2、房屋权属登记档案信息化管理不足和问题

2.1 部门对档案信息化管理意识不强

由于主管部门主观意识上的认识不到位，在经费上未给予倾斜，于是成为了档案信息化管理建设发展的最大制约因素。建立档案管理的信息化系统缺乏足够的经费来运行，档案信息的管理、录入、整理等等需要的经费得不到解决[2]，导致档案信息化管理进程缓慢，甚至长期处于停滞不前的局面。

2.2 档案管理方式混乱缺乏专业性

部分房地产管理部门对房屋权属登记档案管理没有引起足够的重视，一直沿用以前的档案接管方法，仅仅是只保存移交到该部门的相关档案，并未要求管理人员对接管后的档案进行整理、编目、立卷、入库和调档查阅等一系列的专业管理[3]，使得档案管理出现混乱、难以查找等问题。同时，随着社会的发展，不断有新的档案被移交进来，使得档案查阅工作量增加。

2.3 档案管理人员综合素质不高

由于人员的流动性很大，不断交流的档案管理人员在不同的岗位上轮岗，其受到的档案管理专业培训不足，在实际的档案管理中很难真正做到专业化，再加上知识储备的局限性，有些档案管理人员甚至还不熟练计算机操作[4]。因此必须尽快培养一些专业技术过硬、管理才能够好、政治觉悟够高、工作责任感够强的一批专业型的档案管理人员。

3、房屋权属登记档案信息化管理建设措施。

3.1 不断提高房屋权属登记档案信息化管理意识

房屋权属登记档案信息化管理建设是时代发展的必然趋势，可以大大满足社会需求，让档案信息的社会服务效益最大化。因此相关部门必须提高认识，对档案信息化管理予以重视，在经费以及人才队伍建设等方面给予支持，让房产权属登记档案信息化管理建设需要的计算机、扫描仪、微缩机等基础设施建设得到完善与提高，[5]不断推进档案信息化技术的提升。同时，出台相应的建设方案，做好规划，为档案信息化建设提供指导方向。

3.2 不断完善档案管理方式方法

建立完善的档案管理信息系统，对房屋权属登记档案的相关文字和图像信息都必须进行归集并一一录入专业的检索系统中。而为了确保档案信息的准确性，必须要严格核对，确保电子信息准确无误。值得注意的是，由于房产产权变动频繁，查阅房屋权属档案的原因也是多种多样，因此在设计检索系统的时候，应该确保档案信息能够实时更新，并考虑设置检索关键词、检索方式多角度检索以便查阅。另外，档案信息涉及个人隐私，房屋权属登记档案涉及的问题方方面面，所以必须要严格档案信息系统的保密建设，确保信息安全。

3.3 不断提高档案管理人员的综合素质

海量的档案存储量会让信息化建设难度增大，同时房屋权属登记档案管理相关制度的调整和变革更让信息化进程更加困难。在此过程中便需要工作人员拥有丰富的知识储备、过硬的专业技术以及灵活的应用能力。因此，需要对档案管理工作人员进行专业的培训，增强他们的理论知识，为档案管理、收集、开发等打好基础。除了专业素质能力外，工作人员的服务意识和创新思维也需要进一步提升，如可以建立奖励机制，开展服务大比拼、每月评比微笑之星等活动，既提高了员工的工作、创新的积极性，也让档案工作服务更加人性化。

结语：

时代在进步，房屋权属登记档案信息化建设是必然趋势。房地产行业档案管理记载的不仅仅是时代经济行业的历史进程，同时也是行业改革发展与提升的宝贵经验和财富，建设信息化房屋登记档案管理系统，除了在硬件基础设施上做好充分准备、不断改进档案信息管理技术之外，专业的档案信息化管理人员也是必备的软条件。同时，构建信息化的房屋权属登记档案管理系统还需要各个部门的通力合作，才能够真正将事情落实到位，实现社会服务效益，造福百姓。

参考文献：

[1]王丽英，我国房地产产权产籍管理信息系统存在的问题及建议[J]，中国集体经济，2011，（4）：61-62.

[2]刘巧兰，房地产产权产籍管理面临的问题与规范化管理措施[J]，现代商业，2012，（17）：59-61.

[3]黄晓健，浅谈房地产产权产籍档案管理职工队伍的建设[J]，现代商业，2012，（35）：25-26.

[4]黄启雄，房地产产权产籍管理研究[J]，才智，2012，（22）：15-17.

[5]边廷珍，论房产档案的科学化管理[J]，城市建筑，2013，（10）：9-11.

作者简介：

杜建明（1978.06-），男，汉族，新疆乌鲁木齐人，本科，中级经济师。