探究档案数字化的质量和安全保密控制

肖玉英

【摘要】针对当前的档案管理工作，档案管理工作的重点就是将档案管理工作实现数字化。在实际工作当中，。人们最关注的就是有关档案管理工作的质量和安全保密性。在实际工作当中，需要相关的工作人员采取有效的管理方式，提高工作的安全保密性。本文主要针对探究档案数字化的质量和安全保密控制进行论述，希望可以起到积极的借鉴意义。

【关键词】档案数字化；质量；安全保密

档案数字化这个系统性工作是非常复杂的，设计到很多的部门，具有很强的综合性，最初只是依靠计算机进行辅助管理，当前我国一些档案馆已经可以共享信息，这就说明窝沟档案数字化在不断的发展，并且取得一些成绩。但是在实际工作当中，还是存在一些不足之处，其中最重要的就是质量控制和安全保密控制环节，需要给予高度的关注。

一、档案数字化的质量控制

（一）质量控制的主要内容

1 数字化方案的优选：进行数字化管理之前，需要以数字化方案为基础，展开具体的内容，方案自身的合理性对于档案数字化的质量具有直接的影响作用。方案类型主要包括策略、原则、技术支撑等。

2 数字化软件的选择：数字化软件在整体来说是比较复杂的，内容也是十分丰富的，在选择的过程中，要以软件的特征为基础，结合实际的需求，以数字化软件的功能和应用效率为基础，家纪念馆数字化软件的功能和作用进行有效的提高。

3 人员培训：针对档案数字化管理工作，需要对人员进行有效的培训。档案管理工作的主体就是人，工作人员的自身的责任心和職业道德以及业务水平得到有效的提高，数字化档案管理工作的效率才会得到有效地提高。

4 标准制定：针对档案数字化工作，其质量控制工作是十分重要的，因此就需要比较明确的参数和标准。需要以国家档案管理部门的相关标准为基础，结合档案管理工作的特点。

（二）档案数字化的质量控制的措施

1 明确分工和责任：在档案数字化工作当中，不同的工作量和工作方案的流程是不同的，在实际工作过程中要，要进行明确的分工，每一个具体的细节工作，都要落实到个人身上，分工要做到清晰合理，每个部门和人员的职责都要进行明确。

2 建立健全规章制度：档案信息化建设重要的一个分支就是档案数字化，在实际工作过程中，需要一个比较而同一的标准和规范，相关的规章制度要不断得到完善，相关的资料可以进行有效的利用和共享，建立规章制度之后，就是具备了具体的依据，实际工作在实施的过程中才会做到有章可循。

二、档案数字化安全保密控制

（一）档案数字化安全保密控制的内容

针对安全保密控制，就是对数字化实施过程的不安全因素进行分析，结合数字化工作中存在的运行规律，在技术和管理方面采取一定措施，使泄密事故不再发生。针对档案数字化工作的安全保密控制：建立规章制度，确立网络的安全，选择一定的场所衣，建设具体的安放系统，保管和使用具体的档案实体，维护数据库等。在数字化档案中，有些信息的涉密程度比较高，这样这项工作才会进行下去，需要安全保密制度进行有效的支撑。

（二）探究档案数字化的安全保密控制措施

1 加强技术保障制度：档案数字化安全保密控制制度，属于基础性的保障，加密技术、数字签名技术等都可以保障档案信息的安全。其中最安全、最直接的手段就是加密技术，可以保护档案信息，使其可以不出现丢失的情况。针对档案加密的方式是十分丰富的，在传输的过程中可以采用非对称密钥，其中具有公开密钥，还有进行严格保密的密钥，在发送电子档案的时候可以采用公开的密钥，在接受密文的时候主要应用的就是严格保密的密钥。第三方很难对密文进行解码，使电子档案可以安全的进行传输。

2 完善档案信息安全的法律法规制度建设：在档案数字化工作开展的时候就要建立安全保密制度，在实际的实行过程中，一些人会认为实行保密制度，对影响工作效率，我们啊哟将这种错误意识进行改进，坚决杜绝人为泄密的问题，对于相关的规章制度要严格遵守，重视安全保密工作，与此同时，对于安全系统建设要落实到实处，技术防范手段要不断得到强化，将安全防护设备进行配备。

3 加强人力资源建设：档案数字化保密控制需要高素质的人才作为支撑，针对档案部门，要对相关的工作人员进行有关信息保密的安全教育，使工作人员自身具有对信息的保密和安全意识，形成安全意识的氛围。需要组织工作人员学习相关的规章制度，对于档案数字化工作流程需要进行科学的设计，各个环节的安全保密问题和原则都要进行明确，参与人员的安全保密意识要得到加强，要不定期急性抽查，除此以外，需要不断更新安全保密观念，可以自主进行有关安全知识的学习，在条件允许的情况下，可以引进信息安全保护方面的专业人员，是档案队伍的水平得到有效的提升。

结束语：

我国的档案工作质量在近些年随着科学技术的发展也随之得到大幅度的提升，在档案信息化建设的过程中，需要采取有效的措施，提升档案数字化的质量和安全保密控制工作，推动档案数字化建设的发展。

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