档案管理信息化面临的问题与对策分析

张弦 佟淑玲

[摘 要]随着社会信息化进程的不断加快，我国的信息化档案建设也迅速发展，档案信息化管理正逐步实现科技化、智能化、规范化，但也存在不少问题，尤其是在中小档案管理部门，其档案管理信息化与西方发达国家的差距还不小。这就要求在档案管理信息化建设过程中，采取科学合理的途径与方法，以便扎实、全面地实现档案管理信息化。

[关键词]档案管理；信息化；建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.06.133

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）06-0-01

档案管理信息化建设，一方面需要制定完善档案信息化管理的相关标准，确保档案管理的健康有序进行；另一方面需要研发并推广档案管理应用软件，确保电子档案的完整有效、规范齐全。其最终目的就是实现档案信息资源的科学管理与合理分配，确保档案资源系统网络化、标准数字化。档案管理信息化建设具体包括基础设施、档案信息资源、应用系统、标准规范与人才队伍等建设内容。从本质上来看，档案管理信息化是管理模式与工作方法的革新与改进，以现代数字信息化方式存储与转送，为社会提供便利服务。

1 档案信息化管理中存在的问题

由于地区发展不平衡、历史遗留问题等因素，很多中小档案管理部门在档案信息化管理过程中普遍存在一些问题。一是档案信息的存储问题。一些单位多以传统方式对档案进行管理，在这种传统意义上的档案管理中，纸张、磁带、影像带、黑白照片、彩色照片、磁盘的电子文档等是主要媒介，这给档案管理带来了不少问题，一方面占据了大量存储空间，增加了管理费用，另一方面在寻找信息资源时，难度很大，不能简单快捷地寻找到合适资源。二是档案管理模式问题。目前中小型档案管理部门主要采取计算机辅助管理的手动模式，档案的接收管理、鉴定保存、编纂研习等多以手工为主，这种不科学的管理方法势必降低工作效率，导致丰富的馆藏资源不能得到最大程度利用。三是不合理的管理方法与存储手段带来的信息查询障碍。在手动检索信息中，寻找卷号目录、文件内容、档案编号、存档位置等都需要相关的繁琐程序，这种主要依靠纸质、传统电子存储媒介等的管理模式给信息检索带来了很多困难，导致信息查询效率低下，查询方法不完善，不能将丰富的档案信息资源提供给相关部门与社会大众。

2 提高档案信息化管理水平的对策分析

基于以上档案信息化管理的相关内容与具体问题，从档案信息化资源建设、档案信息化人员建设、档案信息化管理标准与管理制度等方面入手，分析切实可行的解决措施。

2.1 增设存储设备，加大对档案信息资源的硬件建设

在具备了丰富的信息资源之后，还需要有统一、专业的管理设备，以实现档案部门电脑网络全覆盖。同时，信息资源的存储要舍弃传统的储存模式，采取大容量的存储载体。随着各单位档案信息的迅速增加，档案部门面临着繁重的工作内容，这在客观上要求其具备高容量、便捷化的存储设备，可以通过计算机的磁盘存储系统、光盘存储系统、云盘存储系统等，解决档案信息存储难的问题。如此，通过使用高速度、大容量的存储设备，一方面减少了工作人员的工作量，另一方面也提高了存储效率。这种规范化、科学化的处理手段能确保信息管理的稳定性与安全性，实现档案管理的信息传输、交换与资源共享。

2.2 制定并完善科学合理的标准规范与管理制度

实现用户高速便捷获取档案信息需求是档案信息化建设的重要目的，为实现这一目的，很重要的一项工作就是要完成档案数据库的信息存储与资源使用标准化、规范化建设，兼顾国际要求，避免档案信息资源的重复研发、重复利用等问题，为信息资源共享提供基础。档案信息化建设除要有科学合理的管理制度外，还应实现信息的标准化建设，促进档案事业与档案信息化建设的健康有序、协调稳步发展。信息化建设的标准规范能提高档案管理与服务水平，加强档案管理工作与其他社会工作的交流融合，实现经济效益与社会效益的双重目的。档案管理标准的信息化建设应着重从档案管理信息化的网络环境标准化与信息资源标准化入手，制定符合实际的档案管理信息化的相关标准规范。

2.3 提高档案管理人员的管理水平与业务素质

信息化时代带动档案管理工作内容也发生了改变，工作领域与服务范围扩大，服务水平与档案管理手段提高，这些都给档案管理人员提出了新的挑战。当前，各单位档案管理部门中专业人才普遍缺乏，档案管理人员队伍结构不合理。基于此，一方面，各单位应改变档案工作者现有的知识结构，建立由档案学专业、相关学科专业、外围基础学科专业知识和科学文化知识组成的合理的知识结构，建立复合型档案管理队伍，以便在信息化建设中提供最大的人才保障，同时，还要引进各方面的人才，充实档案管理队伍，建立多样化的专业人才，以便应对档案管理现代化与信息化需求；另一方面，各单位应通过档案信息化管理的继续教育与“外包”，调整档案工作者的知识结构，对他们进行继续教育，提高他们的操作水平与服务能力，将自身不擅长的、专业化要求很高的相关业务外包给专业公司完成，利用社会资源弥补档案人员能力的不足，这也有利于专业技术人才缺乏的档案馆获取最好的、最新的技術，节约人力资源，提高工作效率。

3 结 语

档案信息化管理建设需要以上各种软硬件条件，它不仅仅是档案管理部门的单独网络与基础设施建设，更要求大环境下配套完善的高速数字化信息与智能化网络环境的牢固支撑，只有这样，才有可能形成科学完备的信息化档案管理体系。

主要参考文献

[1]谢维丽.浅析当前档案管理计算机化的问题与对策[J].中国科技信息，2010（9）.

[2]周晓英.信息化档案管理发展的新趋势[J].四川科技，2011（8）.