专业图书馆对科技情报的管理研究

周月阳

[摘 要]随着现代社会的迅猛发展，专业图书馆已成为各大科研院所科技情报的重要来源地。因此以加强专业图书馆对文献资料和科研项目情报的管理为研究对象，以有利于信息资源的共享及创新、提高情报利用率为目的，使科研项目在研发和生产的过程中得到信息技术的支撑和保障，促进项目成果的顺利产生，为科研项目研发及生产过程提供有力的信息技术支撑和保障。

[关键词]专业图书馆；科技情报管理；项目管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.06.127

[中图分类号]G351.6 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）06-0-02

图书馆，作为一个交流各类信息资源的服务机构，是推动社会向前发展的动力之一。而各大科研院所设置的图书馆，往往与所在单位的信息中心一体化，根据其性质不同，均划分为专业图书馆。这是一个依靠专业人才，用科学的方法搜集、整理、保存、提供信息资料的一种新型的图书馆模式，其目的是针对所在单位的专业信息需求，提供国内外的科技文献，为科研工作提供服务。因此，加强专业图书馆对科技情报的管理，有利于科研决策和科研项目的顺利制定和开展。

1 管理目的

1.1 开发文献资料研究，为本单位日常科研工作服务

随着科技情报的需求增加，专业图书馆日常的管理就是将各种来源的信息资料，通过收集、整理、加工、组织并创造成为情报，并让其所产生的情报知识得以获取利用。作为国家创新生产的主体，科研院所是情报知识生产、情报知识创新的重要研发场所，同时也是交流与传播情报的主要环境。

因此对馆藏文献资料的开发需要包含以下几点。第一，结合内部调研，判断本单位发展方向所需情报，听取专家分析建议，制订科技情报内容，并整理馆藏或传递给相应岗位的科研人员。第二，加强与外部情报来源中心的交流，通过高效的学习方法和途径，增强情报分析的能力，提高获取情报的效率，以馆藏情报的数量和准确性来增加专业图书馆实用性的价值。第三，根据现有的情报知识再次进行创新应用。

1.2 开发科技情报信息研究，为本单位科研决策服务

科研院所的科研方向和科研目標不能凭空而论，这些是需要决策部门通过专业图书馆对科技情报信息的收集、整理、分析、研究、评估后，以真实的科技情报来引导、检测、指挥、调节科学研究工作，从而最终明确科研目标。同时，了解政府的政策方向，分析和国外先进科技成果的影响力，以科学、可靠的依据来支撑科研决策。

2 管理分类

科技情报工作是一门学科技术，其中包含两个方面：一方面是把资料收集起来，建立资料库和检索系统，以便于查看使用；另一方面是把这些资料活化、激活了以后变成情报，这就需要分析、研究（如图1所示）。因此，对于专业图书馆而言，科技情报的管理是集目的性、系统性、深入性、专业性、及时性于一体的管理工作。

图1 专业图书馆对于情报管理的分类

2.1 馆藏文献及日常情报管理

专业图书馆是一个专门为科研工作者服务的部门机构，利用各种方法，通过各种途径，并付出大量复杂的科学劳动来满足科研生产对科技情报和文献资料的需求。这一管理周期相对较长，因为各大科研院所的专业图书馆的主要工作就是根据世界科技的发展趋势、政府政策实施的发展方向、行业内技术的发展提升等方面，馆内情报人员的工作重点就是收集整理大量与本专业相关的文献资料，从中提取出有帮助的情报资料，并加以分析，最终传递交换或归档储存，形成各自馆藏的科研资料并加以利用。所以也可以简单理解为文献资料是科技情报的基础来源，科技情报则是文献资料的活化应用，这就是一个科技知识从量化到质化的过程，如图2所示。

2.2 科研项目情报管理

众所周知，PMBOK把项目管理分为了五大过程组和九大知识领域。实际上，在一个项目的启动、计划、执行、控制和结束的过程中，科技情报管理是能够参与到项目的全过程管理的，并且在整个科研生产项目信息化管理中也起到了重要作用，

见表1。

2.2.1 科研项目需求识别

专业图书馆自建立之初，就应长期与外界情报机构或科研院所的信息中心等保持沟通联系，以奠定科研项目在立项之前就能有一定的项目专业情报基础。因此在项目启动之前，馆内情报人员应及时与项目管理人员进行沟通交流，迅速识别判断出项目所需情报资料，并协同项目科研人员进行立项调查、市场调研、反复产品构思、深入可行性分析，最终以书面形式向机构领导提交《立项调查报告》和《立项可行性分析报告》等，最终进行申请立项。

2.2.2 科研项目情报分析

科研项目立项之后，对于项目情报的分析在这个时候就显得尤为重要。因为无论是什么项目，总会有风险存在。所以，项目风险管理的目的是在项目实施过程中，合理规避风险或将面临的风险损失降至最低，而项目情报的分析则是项目风险管理的重点之一，提前加强对风险的预警和防范研究，建立风险预警系统和防范机制，完善风险管理系统，这些都需要馆内情报人员根据大量收集整理而成的情报资料，进行系统的风险识别、风险评估、风险量化之后，提出符合该科研项目的风险规划、风险控制和风险监督。因此，专业图书馆会根据科研项目的需求，组织项目相关人员收集项目干系人的需求文件，制订需求管理计划，列出需求跟踪矩阵，界定项目范围，还要与其他信息中心进行项目系统科技信息交流，以及时接收并掌握此项目中国内外的最新科学理论和技术动态，并协调项目系统文献信息刊物的编译工作，预见项目在实施工程中可能面临或不可避免的风险问题，收集相关信息资料分类存档，建立系统完整的项目风险管理体制。

2.2.3 科研项目技术分析

科研项目一旦开始执行，实施过程是需要严格按照计划定制的阶段来进行。这是一个占用大量资源的阶段，因此专业图书馆在之前的项目计划中所创建的需求管理计划，科研项目人员在项目的进程中会制定详细的工作包分解图，而馆内情报人员则会根据分解后的甘特图进度来配合并加强情报信息工作对于项目进度上的协作组织工作、技术标准的分析工作和项目业务日常的辅导工作。

2.2.4 科研项目情报反馈

众所周知，项目在实施过程中的一切活动都是相关联的。因此，针对科研项目过程中所产生的情报具有临时性和通用性的特点，专业图书馆在科研项目中可按技术类别或功能不同的子项目进行情报管理工作。情报人员则需组织项目专家阶段性验收，征求科研人员工作中的反馈意见，以便及时修正改进科研项目情报质量，使其更有针对性地发挥作用。

2.2.5 科研项目情报归档

项目的收尾也是一个很重要的阶段，专业图书馆会根据科研项目实施过程中所产生的各种文档、技术资料等进行整理与编辑，归纳总结科研项目进行过程中的有益经验和教训的记录，协同项目管理人员编制《项目工程总结报告》，交由项目项目管理者和领导部门，同时开展科研项目信息理论创新，用现代化手段的研究，整理存档，以供后续查看使用。

3 结 语

情报管理是一个横向变化、纵向深化的系统。而科研院所专业图书馆对科技情报的管理，基于对专业信息的要求，应该对本单位的项目业务流程进行必要的分析和總结，并归纳总结出自己的项目阶段化管理方法。因为就目前情况来看，大部分科研院所都有自己的核心业务范围，在发展其核心项目的同时，需要有一定的预见性，相关产业的发展信息也需要及时收集、整理、保管、交流。应重视外部环境对专业图书馆管理的制约和促进作用，与此同时，加强内部环境对信息质量的控制和科研人员的反馈，只有做到这一点，专业图书馆对科技情报的管理才能做到理论与实践、短期与民期、动态与静态、自身领域与相关领域、内部环境与外部环境的系统结合。

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