基于ERP集成环境的会计信息处理研究

2016-10-19宝鸡职业技术学院

财会通讯 2016年25期

宝鸡职业技术学院　王　波

基于ERP集成环境的会计信息处理研究

宝鸡职业技术学院王波

随着信息技术的不断发展，企业的信息化建设正成为其提高自身竞争力的重要方向，因此ERP系统正在被越来越多的企业所采用。本文通过实际案例研究了如何在ERP集成环境下进行会计信息系统的建设，研究发现：通过财务信息与业务信息的协同处理，会计信息系统与ERP系统内其他子系统相互集成，提高了会计信息处理的效率，同时为企业标准成本管理体系和成本控制体系的建立提供了有利的信息系统环境。本文的研究结论对于企业的信息化建设具有一定的借鉴和指导作用。

ERP财务会计会计信息

一、引言

随着信息技术的不断深入发展，信息化建设已经不可避免，如何通过改善和整合企业管理系统，实现企业管理信息化，如何借助科学的、创新的管理软件来增强自身的核心竞争能力、提高综合实力，从而顺应“优胜劣汰”的丛林法则成为当下企业管理信息化发展的突围重点。ERP系统作为企业信息化的重要组成部分，是提高企业竞争力的重要解决方案之一。ERP即是一种先进的管理思想，也是一种管理工具，ERP的核心思想是将企业的各种资源进行整合，通过信息化的手段整合企业的计划、采购、物流、生产、销售以及财务管理等资源，提高企业的管理效率。由于企业的经济活动需要转化为货币计量并通过会计手段加以反映和监督，会计信息系统已经融入到ERP系统之中，成为其重要的组成部分，处于集成的核心地位。在ERP环境下，会计信息系统不能独立存在，它必须依赖于ERP的整体集成环境才能发挥其效用，这种依赖性关系是通过ERP的集成特性来表现的，通过财务与业务的一体化实现的。因此，如何提高ERP集成环境下会计信息处理的效率、加强内控并充分挖掘会计信息的利用价值成为学术界关注的焦点之一。本文试图用案例说明的方式对会计信息处理方式方法进行研究。

二、ERP与会计信息系统的理论分析

ERP是企业资源计划或企业资源规划的简称，是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力资源和物质资源、计算机软硬件于一体的企业资源管理系统。ERP是先进的企业管理模式，是提高企业竞争力的重要解决方案之一，主要宗旨是对企业的人、财、物、信息、时间和空间等综合资源进行综合平衡和优化管理，协调企业各管理部门，围绕市场导向开展业务活动，提高企业的核心竞争力，从而取得最佳的经济效益。因此ERP是软件，更是管理思想。ERP的核心思想分别是财务管理、物资管理、生产管理、项目管理、客户服务管理和数据管理。其中，财务管理模块主要完成会计核算功能与财务管理的大部分功能；物资管理模块主要完成后勤采购及库存物资管理的功能；生产管理模块主要完成生产计划、物料需求计划、能力需求计划和车间管理的功能；项目管理模块主要完成项目的计划管理、预算管理及过程管理的功能；在销售与分销模块完成后勤销售与客户服务的功能；在人力资源管理模块对企业的人事档案、薪酬核算、人事政策和绩效考核等进行管理。

财务与业务的集成应用以及财务信息与非财务信息的有效集成是现代会计信息系统应用的必然要求。ERP系统代表企业各种资源的整合利用，财务管理是ERP的核心思想之一，会计信息系统是ERP系统的重要组成部分，ERP系统的核心特点是业务集成和数据共享，因此现代会计信息系统与ERP系统是有机的一体。会计信息系统作为ERP系统集成环境下的一个子系统，企业的业务信息需要集成传递到会计信息系统中进行反映和监督，如图1所示。

图1　ERP系统的信息处理关系图

三、ERP集成环境下会计信息处理案例

优泰科是一家生产制造型企业，主营业务是从事环保设备的制造。优泰科在ERP系统上线前，使用的会计信息系统仍然是手工会计信息系统的仿真，这种会计信息的生产除了必须从系统外部取得原始凭证外，进行会计核算业务处理，与手工会计系统在本质上没有区别。而且提高会计信息处理效率是通过ERP系统的实施和应用来实现的。

（一）主要流程梳理与再造要提高会计信息处理效率只有技术条件是远远不够的，ERP软件必须与企业的实际情况相结合才能成为企业的应用系统，而这种结合的过程就是ERP系统的实施过程。在ERP系统的实施过程中，业务流程的梳理和优化再造是必须经历的过程，优泰科通过业务流程梳理标准化了企业的业务流程，其中涉及到会计信息处理的业务流程简要列举如下：物资及外委服务采购业务流程、商品出库销售业务流程、生产计划与执行业务流程、设备维修与大修理业务流程、薪资计算与核算业务流程、员工借款与费用报销业务流程、供应商付款业务流程、客户收款业务流程。这些业务流程涉及到业务部门在物流、采办、生产计划和销售业务的开展过程，同时也是财务与业务协同的过程。

以物资及外委服务采购业务流程举例说明，针对此流程，以物资的采购为例，业务流程如图2所示：

图2　物资采购业务流程图

从图2中可以看出，在ERP集成环境下，会计信息处理不再单纯仅由财务部门来完成，部分会计信息的处理在业务流程的特定环节由相关的业务部门在业务处理时同步集成产生。

图3　会计信息系统与后勤子系统集成信息处理方式图

图4　物料类别与物料类型确定会计科目过程图

（二）财务信息与业务信息协同处理

（1）后勤管理子系统与会计信息系统集成。第一，后勤管理子系统及其组成部分。ERP系统中的后勤管理子系统一般包含采购、库存管理、生产制造、销售与分销、项目管理等模块，通过MRP进行物料的组织调度，因此后勤模块的共享基础数据是物料基础数据。后勤子系统与会计信息系统的集成是通过后勤业务处理实现的，通过业务信息同步进行会计信息处理，如图3所示。

第二，物料数据与会计信息系统集成。在ERP系统中，物料数据是核心基础数据之一。从后勤子系统与会计信息系统的集成角度来看，与集成有关的物料数据体现在两个方面，一是物料会计数据，二是物料移动数据，将不同的物料类别与物料的移动类型进行组合自动匹配出存货会计科目、成本费用科目和损益科目，并以此为基础进行集成会计信息处理，如图4所示。通过物料的类别与物料的移动来确定唯一的会计科目，当物料进行移动时集成到会计信息系统，产生会计凭证。

第三，采购管理模块与会计信息系统集成。采购管理模块可实现如下功能：物料需求计划、采购、收货和采购发票处理。根据企业的销售计划、生产计划、维修计划、项目计划，运行MRP，比较物料总体需求量与企业实际非限制可使用库存、物料预留及安全库存量，计算出实际物料需求，并集成产生物料采购请求，经过企业的招投标程序及企业审批流程，将物料采购请求转变为采购订单或采购合同，当采购订单或采购合同中的采购物料到货入库，在ERP系统中进行收货，收货的操作在会计信息系统同步产生会计凭证（借：原材料，贷：暂估应付）；当收到采购发票，在ERP系统中进行采购发票校验处理，产生会计凭证（借：应付暂估，贷：应付账款）。

第四，销售管理模块与会计信息系统集成。销售管理模块可实现如下功能：价格管理、客户管理、信用管理、销售业务过程管理，其中销售业务过程管理包括销售订单或销售合同管理、客户交货物流管理和发票管理。在销售业务过程管理中，当企业与客户签订销售合同，在ERP系统中建立销售合同或销售订单，当向客户交货时，在系统中进行库存商品的销售出库处理，同步在会计信息系统产生会计凭证（借：主营业务成本，贷：产成品）；当给客户开发票时，在ERP系统中进行销售开票处理，形成会计凭证（借：应收账款，贷：主营业务收入）。

第五，后勤生产业务集成产生会计核算凭证。后勤生产业务由企业的生产计划部门来完成，通过ERP系统执行后勤生产业务流程，在ERP系统中创建生产工单，当生产工单需要领料时，由仓储物流部门进行物料发货，集成产生会计核算凭证（借：基本生产成本，贷：原材料等），当生产部门统计并确认机器工时和人工工时时，集成产生会计核算凭证（借：基本生产成本，贷：基本生产成本），当对生产工单收货时，由仓储物流部门进行物料收货，集成产生会计核算凭证（借：库存商品，贷：基本生产成本）。

（2）预算控制模块与会计信息系统集成。预算控制模块可实现如下基本功能：预算的编制和下达、预算控制和预算分析功能。预算结构构成了企业预算下达的落脚点，企业预算被下达到预算结构中，为了能实现预算实际执行结果与预算的对比分析，预算结构需要与会计信息系统在企业组织结构和会计科目两个方面进行匹配或共享。从财务核算的角度出发，会计信息处理的对象是一定会计主体的经济活动，会计需要对企业的利润中心和成本中心以及独立核算单元进行核算，这些构成了会计核算的组织结构范围，因此预算控制模块与会计信息系统集成需要预算组织结构范围与会计信息系统的组织结构范围相匹配或共用相同的组织结构范围。会计核算离不开会计科目，预算也离不开预算项目，因为企业预算是一种财务计划。因此预算控制模块与会计信息系统集成需要会计科目与预算项目匹配。预算在被分解后，预算预警功能就被激活启用，在预算执行的过程中，对预算将被耗竭或超过预算时进行预警。成本费用的会计核算需要以成本对象作为辅助核算对象，成本对象包括成本中心、生产订单等，成本对象是成本费用的归集对象，是成本费用发生的责任主体，同时成本对象属于预算的组织结构范围，从而实现预算控制模块与会计信息系统的有效集成。比如管理部门的差旅费报销，管理部门既是会计核算的成本中心，也是预算的组织结构，差旅费科目既是预算项目，也是会计科目，差旅费报销会计记账，既形成了会计凭证，也形成了预算的耗用凭证，从而预算与预算的实际执行情况可以及时进行对比分析。

（3）人力资源管理子系统与会计信息系统集成。人力资源管理子系统包含如下功能：薪酬计算。根据员工的类别、工龄、薪酬福利级别和员工绩效计算员工的薪酬福利。考勤管理。考勤不仅关系到员工绩效管理、员工的薪酬福利计算，也关系到人工成本的工时计算。人力资源管理子系统的核心基础数据是人员数据，企业的人员首先是属于企业内部某个组织结构范围，而企业的组织结构范围在ERP系统的各个子系统中是通用和共享的。人力资源管理子系统薪酬计算与会计信息系统的薪酬核算相互集成，在人力资源管理系统中进行员工的薪酬计算，计算员工工资、奖金、员工福利、保险和税金。通过ERP系统中的工资项目和会计科目的匹配关系，通过人力资源管理子系统与会计信息系统共用组织结构范围，将人力资源管理子系统计算的员工薪酬集成到会计信息系统，在会计信息系统中产生会计凭证。人力资源管理子系统中通过员工考勤功能，将员工考勤数据集成到后勤子系统中，在后勤子系统的生产计划模块进行工时确认，通过确认的员工工时和工时成本计算人工成本，通过后勤子系统与会计信息系统的集成，在会计信息系统产生会计凭证。

（4）ERP集成环境下会计信息系统的内部集成。第一，总账集成。总账系统是会计信息系统的核心组成部分，企业财务部门通过总账出具需要对外披露的报表，包括资产负债表、利润表和现金流量表等报表。总账系统通过对会计凭证会计科目的处理，产生科目明细账并汇总形成科目总分类账。总账系统的主要功能是凭证记账、凭证审核、凭证查询、月末结账和年末结账等功能。总账作为会计信息系统的核心组成部分，实施与ERP系统中的其他子系统进行集成，ERP系统中的其他子系统通过集成产生总账会计凭证，并更新科目明细账和总分类账。

第二，应收管理集成。应收账款是指企业销售商品、提供劳务等应向客户收取的款项，应收账款是对形成企业债权的客户业务进行处理，比如销售发票业务处理、应收账款账龄分析、自动催款、客户信用管理等。会计信息系统中的应收管理以客户业务为核心，与ERP系统中的销售与分销、与总账管理紧密集成。为客户建立信用档案，分配客户信用额度，在销售合同或销售订单建立时及时检查客户的信用额度，实现对客户的信用管理。在会计信息系统中建立客户与会计科目的映射关系，将客户与反应企业债权的应收账款科目相关联，当在销售与分销模块进行客户开票时，确认收入并形成企业的应收账款，集成到总账形成总账会计凭证，在应收管理中形成客户的挂账明细账。当收取客户的款项时，及时通过应收管理模块进行清帐。在会计信息系统中为客户建立客户折扣和收款条件，根据收款条件和发票日期确定账龄分析的起点和到期日期，在任意时点计算客户的应收账款账龄，当用户的挂账超过了账龄截止日期，自动向客户发送催款通知。应收款管理的业务流程的一般步骤：建立客户档案，形成客户基础数据；与客户签订销售合同并在系统中建立销售订单，经过销售部门经理审核后下达；根据销售订单建立交货通知单；根据交货通知单发出商品并记账；根据交货单开立销售发票，进行销售发票处理并记账；如果客户挂账超过信用期，生成催款通知单；收取客户款项并清帐。

第三，应付管理集成。应付账款是企业因购买原材料、物资和接受劳务而应付给供应商的款项，是企业应付的购货款项，相应的在ERP系统中处理的是企业为采购发生的供应商挂账和清帐业务，会计信息系统中的应付管理模块与后勤子系统的采购管理模块相互集成。通常在ERP系统中，企业采购商品或劳务，在ERP系统中建立相应的采购合同或订单，在收货或劳务确认后收取供应商发票，在采购管理模块中进行供应商发票处理，通过在会计信息系统中设置的供应商与应付账款会计科目的关联关系，集成到总账管理模块，产生会计凭证，形成企业的应付账款，同时在应付管理模块产生供应商的挂账明细账，当对供应商进行付款，对供应商的挂账进行清帐，更新应付管理模块的供应商挂账明细，同步集成到总账形成总账凭证。应付管理的一般业务流程如下：建立供应商基础数据档案；建立供应商采购合同或采购订单；审批采购订单；采购订单收货入库并记账；对供应商发票、入库单和采购合同进行三单匹配，进行发票业务处理并记账；对供应商进行付款业务并清帐。

第四，固定资产管理集成。固定资产是企业的生产经营过程中用来改变或者影响劳动对象的劳动资料，在企业生产经营过程中发挥长期作用。固定资产按其生命周期可划分如下阶段：获取、转移和报废三个阶段，按照会计准则的规定，固定资产需要计提折旧。会计信息系统中的固定资产管理模块对固定资产进行卡片式管理，记录资产的名称、数量、单位、购置日期、使用部门、设备编号以及折旧条件等信息。固定资产管理模块主要是针对资产的获取、转移、报废和计提折旧进行业务处理。通过资产分类，将资产分类与会计科目进行关联，或者针对每个资产卡片制定其关联的会计科目，比如资产原值科目、累计折旧科目和折旧费用科目与资产分类或资产卡片相关联，在对资产进行业务处理时，集成到总账，形成总账的会计凭证，同时更新资产管理模块的明细账。如果是从供应商处购置资产，需要同应付管理模块相集成，以形成应付账款总账和供应商明细账。

第五，成本管理集成。成本管理与总账管理、后勤子系统中的库存管理模块、采购管理模块、销售管理模块、生产计划管理模块以及人力资源管理系统相关联。通过系统集成，成本管理模块及时归集成本，提高成本核算的效率和准确性。通过责任成本的分析和考核进行成本管理。产品成本的核算方法分为品种法、分批法和分步法，无论哪种方法，在ERP系统中都需要成本核算对象进行成本的归集。