面向“双创”高校科技档案管理研究

马红岩

摘 要：高校创业需要以科技档案的知识转化为导向，按照创新创业的要求进行知识的深度开发，形成与企业知识联系越来越密切的合理化知识学习模式，并与科技档案管理模式融合生长，通过知识识别与深度开发、知识学习与共享和知识重构三个体系形成创业知识的共享机制，不断与外界进行信息和能量的交换。

关键词：创新创业；高校科技档案；创业知识

1 面向“双创”的高校科技档案功能

“大众创业，万众创新”要引导创业者们重“质”不重“量”。这次创业热潮以第三产业，尤其是科技产业的创业为主。要想承受得住市场、消费者以及时间的考验，应当鼓励高附加值的知识密集型产业上的创业，这就要求创业者具有核心竞争力，支持高校科研人员在取得发明专利之后将成果投入到商业中，可以激发高校教师的创新能力、科研水平，推动创新、创业、创投、创意联动，提高创新创业的质量水平。目前，高等院校的大量专利被束之高阁，无效专利造成了创新资源的极大浪费，这就要求我们必须思考如何推动高校的大量专利与“双创”结合起来，提升创新创业的质量和水平。如何挖掘专利数量和专利契合度，高校科技档案承担着非常重要的功能[1]。

高校科技档案反映和记载了高校的自然科学研究、生产技术、基本建设等科技活动和各项成果，具有查考利用价值，是具有历史查考凭证作用并已归档保存的科技文件材料，是一种一次文献。高校科技档案可以按照不同领域和专业进行归类，如农业类、医药类、工业技术类等；也可以按照科技活动的方式进行归类，如自然现象观测类、设计科研类、生产技术类和管理维修类等。高校科技档案作为科技信息的载体，可以提供全面、综合和系统的科学数据和依据，有助于创业者了解国内外的技术水平和市场动态，有助于分析研究自己的技术力量、技术水平、设备条件等信息，有助于搜集科学管理、技术市场、科技交流等方面的信息，有助于进行较为科学的决策。

面向创新创业的科技档案管理需要我们对其动态的、抽象的边界进行界定。由于面向创新创业的科技档案管理是一个全新概念，任何企业、个人或机构都可以成为该体系的组成部分，研发主体、创业实施主体、创新创业知识识别与深度开发、创新创业知识学习与共享等与外部环境进行信息和能量交换的结合部就是该体系的边界。面向创新创业的科技档案管理具有柔性、动态性和模糊性的特点。

面向创新创业的高校科技档案管理任意一个“单元”都能够包含有关的全部组织信息，掌握着全套的“游戏规则”和行为准则，呈现出局部信息与整体信息的相关性。高校科技档案管理体系内各行为主体的活动是同步进行的，是一个并行结构，任何节点的任何行为均可以传递到任何地方，决定各行为主体活动的顺序不需要按照某一标准进行排队[2]。高校科技档案管理的各行为主体存在竞争与合作，通过一些简单的规则和普遍遵守的原则推动创业体系的演化。高校科技档案管理的科学化需要不断在宏观尺度上调整优化，达到一个个的次优结构，以便形成较好的结构和功能，实现高校科技档案管理体系的逐步进化。

2 面向“双创”的高校科技档案深度开发

高校科技档案的创业知识深化过程是螺旋上升的。首先完成创业知识从高地向低谷的流动，也即形成创业知识需求是创业知识深化的第一步。利用科技档案在解决创业问题的过程中会遇到新的问题，进而需要其他创业知识和己有创业知识的融合，在解决问题中又产生了新的创业知识，当这些新创业知识被记录在科技档案时，就完成了创业知识深化螺旋上升的一个循环[3]。由于在创业知识的流动和解决问题中实现科技档案管理的知识深化，科技档案管理人员需要了解创业知识在哪里、都有哪些创业知识、怎么样获取这些创业知识，这就需要加强科技档案管理人员的交流，建立高校内部的人际网络和创业知识目录，要把创新和务实有机的结合起来，要求科技档案管理人员的工作必须是以解决问题为主的，而不是日常的程序化工作。如某高校科技档案记录了该校人员运用新的理念和新的方法，开发了一套设备管理信息系统软件，由于应用部门没有掌握该软件的原理和操作知识，项目开发完成后不能直接转化应用，软件不得不束之高阁。通过培训后的公司设备管理部门向项目开发单位查阅相关档案资料，提出咨询方案，该方案在公司得到了成功的运行，高校科技档案管理人员可以进行成果转化中的创业知识开发。

面向“双创”的高校科技档案在开发创业知识要素过程中具有复杂性。高校科技档案管理的充分条件并不是是否具备某种创业知识，而是要考虑高校科技档案记录的特定科技成果是否具备特定的创业知识组合，正是基于这种复杂性才导致高校科技档案知识深度开发中的创业目标复杂性。高校科技档案深度开发创业知识和创业知识的识别是紧密相连的，必然是从创业知识广度、创业知识深度以及创业知识特质出发，确定创业知识深度开发的目标体系和树状层次结构，只有实现下一级目标，才能实现上一级目标。创业知识深度开发的目标是为了将目标变为现实，高校科技档案深度开发创业知识目标体系过程中，必须将每一个目标对应着一个实施计划，建立了由目标一一方案组成的双结构目标体系。

面向“双创”的高校科技档案管理应当以创业知识的需求为目标，以创业知识结构的合理化为目的，以确定创业知识深度开发的目标为出发点，建立知识信息化平台和创业知识结构识别模型，对创业知识需求和高校科技档案所有的创业知识进行分析，对所具有的创业知识及其结构进行识别，通过知识信息化平台的创业知识深度开发目标决策支持系统，以分析结果为依据，为创业者或者相关企业提供咨询。

3 面向“双创”的高校科技档案管理机制

高校创业的科技档案边界具有“确定”和“不确定性”的双重属性。首先高校科技档案的参与主体和行为作用对象具有较大的确定性，而面向创新创业的高校科技档案而言，创业知识的需求多种多样，所以其边界具有不确定性。高校、科研院所、各种实验室及工程研究中心与创业人员会形成互动的方式，一般包括人才流动、会展会议、学术交流以及培训学习等，相关创业知识会发生流入和流出。因此，创新创业可以看作知识流的运动，不仅包括系统化的、严谨的知识流动，而且包括各种非系统化的有用信息。面向创新创业的高校科技档案管理可以提供的包括技术信息、管理信息、竞争者的信息、服务信息、市场信息等。金支持，主要有政府拨款、政策性贷款、企业投资和私人投资等；离不开试验设备、生产设备、生产材料以及交流工具等有关的物质手段，并通过知识流、人才流、资金流以及物质流和外界产生密切的联系。

高校科技档案管理推动“双创”的深化，源于当今创业和现实生产力的紧密联系，产业技术手段、产业技术能力和产业技术知识的推动力需要产业技术的进步，需要产业技术体系的变革，市场竞争的压力要求包括高校在内的各个组织不断变革自己，当这种压力内化为高校的目标之一，就会扫除高校内部的障碍，激发老师的科技热情，引领高校未来的发展方向，固化高校内各主体的行为轨迹，科技创业行为起引导和规范作用，高校科技档案所蕴含的知识就成为主要的知识源头。

面向创新创业的高校科技档案管理应是一个科学的循环体系。教师科研成果-市场需求对接-产业技术进步-教师归纳创新-教师科研成果，各个环节不是线性的因果关系，而是周而复始循环出现，通过每个个人和组织共同完成的功能循环而连接起来每个环节，每个环节对下一个中间物提供催化支持，不断与其它环节进行信息与能量的交换，组织内部的奇思妙想和来自组织外部的刺激从中产生，这就是高校科技档案所应用的功能。高校科技档案的知识存量达到一定水平时或者说当知识的积累达到一定阈值时，可能容易激发个体灵感和火花的闪现，科技档案所储存的组织记忆不断积累刺激，加上外界环境以脉冲的形式刺激个体，就会以突变的形式不断涌现创新创业。

高校科技档案的知识扩散过程是非常复杂的，但其背后隐含着不为人知的规则，如收益规则、风险规则、人才流动规则等，这些规则都处于不断的变化之中。完善的规则有利于增加创业者行为的可预测性，从而更加自由和富于创造性。我们把高校科技档案看成是知识密集的表现形式，实现高校科技档案储存的知识由理论向现实的转变必然是各种知识相互交错的结果，组织内纷繁复杂的学习活动和知识扩散方式就是创业知识的重要来源[4]。组织结构、创业者、科研工作者、科技档案管理者、环境氛围都具有不确定性、不规则性行为，任何一个主体都可能触发知识扩散，只有充分认识科技档案管理形式背后的实质，采取措施有效的实现创业知识转化，进而提高创业的效率。

4 结语

“双创”的环境中，高校内的各创业主体必将以一定的秩序不断适应这一环境，并将外部变化反馈到高校内部，增强高校适应环境的能力，于是便出现了面向创新创业的高校科技档案管理模式。高校创业需要以科技档案的知识转化为导向，识别科技档案的知识结构的合理性，并按照创新创业的要求进行知识的深度开发，形成合理的、与企业知识联系越来越密切的知识学习模式，并与科技档案管理模式融合生长，使得高校科技档案管理能够形成创业知识的共享机制，形成比较明晰的体系结构和功能，不断与外界进行信息和能量的交换。高校科技档案管理受到创业过程中持续的知识创新的推动，倒逼科技档案管理必须适应复杂的环境，形成良性的动力学机制，高校科技档案管理就具备了自我进化、升级的能力。

本文为国家社科基金项目《推进创新驱动发展的质量控制研究》（14BJL004）的阶段成果。