如何做好档案的管理工作

【摘要】随着社会经济的发展与时代的进步，档案在经济发展中起着越来越重要的作用。无论是在国家的经济发展、技术水平、科技发展，还是在企业的经营管理档案的作用都是无可替代的。由此档案的管理工作的重要性不断突显，如何做好档案的管理工作是当下我们最关注的问题之一，本文将探索现今档案管理工作的现状及存在的问题以及就现存问题提出几点对策，在现代化的发展趋势下探索企业档案管理的新思路。

【关键词】档案管理；问题；对策

档案是机关、组织和个人在社会活动中所形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。当前的档案管理的工作中存在着许多问题，如：档案的管理人员专业水平相对较低、单位不重视，制度不完善、不能够正确运用新的技术和设备等。因此，要想更好地规范现阶段的档案管理工作，需要坚持与时俱进的原则，分清档案管理工作的重要作用，以科学合理的方法制定出适合档案管理人员的工作计划；从现实出发，更新管理观念，促进管理人员责任感的形成，激发其工作热情，进而提高档案管理的科学性和规范化，使其更加符合法律要求。

1.档案管理的工作的现状以及存在的主要问题

1.1档案的管理人员综合素质以及专业水平相对较低

目前，我国从事档案管理工作的工作人员的综合素质以及专业水平相对较低，是我国档案管理工作的最大问题。为了能够让档案管理信息化建设的工作开展顺利，就必须要求专业化素质十分高且对档案的管理工作了解十分详细且熟练的工作人员。现在档案管理员一般趋于老龄化且学历较低，甚至还有兼职或者直接转岗的。因为他们并没有接受过专业的档案管理方面的培训，因此他们的档案管理方面的无论是操作水平还是理论知识等都不能符合要求。同时由于一单位的这种档案管理工作的工作人员的调动加上一些工作人员的责任心不强，很容易造成一些档案数据的丢失，在进行档案资料的整理时处于十分被动状态，使档案的科学性和准确性都降低。同时由于工作人员一直处于机械的工作状态严重影响档案的工作水平的同时使档案管理也失去了创新和发展的水平。

1.2单位不重视以及制度不完善

单位领导不重视是也是现今档案管理工作中存在主要问题之一，它是导致档案管理工作人员工作态度不端正的直接原因，从而间接导致档案利用的效率低下。无论对于哪个单位，档案的重要性都是不容置疑的。如果懂得充分用档案资源来总结出对提高工作成效无益的做法来改进工作方式以及生产工艺，从而达到提高经济效益的作用就是一个很好地结果。而如今的现状是大多数的企业并不重视档案工作的管理，对档案工作人员不仅不会进行相关培训而且要求极低，从而不可能通过对档案管理分析中提高自己的经济效益。

1.3档案的管理工作技术落后

随着科技不断发展与进步，档案的管理管理工作也应该跟上时代的脚步将计算机技术应用其中。其中的许多企业都运用了计算机和网络来进行更方便快捷的档案管理。但是大部分的企业单位的档案管理工作并没有跟上时代的步伐缺少电脑等现代化管理设备，依靠旧的手工方式和原始的手段进行档案的装订保管工作。还有一些单位虽然应用了计算机技术单还只是粗浅的利用，进一步深层次利用的需求意识并不成熟。这些方面极大的降低了档案管理的工作的效率，是档案的管理工作的首要改革之处。

2.加强档案管理的对策及档案管理现代化的发展趋势

2.1提高档案的管理人员综合素质以及专业水平

档案管理人员在档案管理工作中起着至关重要的作用，档案管理人员自身的综合素质水平高低在档案管理的工作中有着决定性的作用。因此培养具有较强专业知识和管理经验的企业档案工作人员是提高档案管理工作科学化水平以及工作效率的重要途径之一。主要方法有，首先，要对档案管理人员有学历较高的要求，而且必须是专职的工作人员。其次，对档案管理人员进行档案管理工作方面的理论知识以及技术的培训，让档案管理工作人员能够适应当今科技发展的潮流，更加熟练的掌握计算机操作以及软件开发和维护和企业档案管理的有效制度的流程等技术。与此同时提高对档案管理工作人员职业素养的培养，提高档案管理工作人员的责任心，每个工作人员都要树立爱岗敬业的精神，积极思索，不断进行档案工作的改进和创新，为档案管理工作的顺利开展以及持续发展提供良好的前进动力。

2.2制定标准化的档案管理制度

单位领导要对现今档案管理工作给予高度重视，在薪酬待遇方面应该给予档案管理人员相对优越的条件。同时制定标准化的档案管理制度，做好企业档案管理制度的建立和完善，形成档案管理系统的优化体系。首先，各档案管理的单位应该按照国家档案管理有关规定，并结合自身特点制定出具备完善系统的管理方案，从而起到提高档案的利用率及质量，优化和集成档案资源，从而促使档案管理工作的有序化和规模化。其次，根据实际情况中遇到的一些问题，制定出档案文件归档的详细步骤，在具体的执行过程中也要做到严格按照自动化的规章制度进行执行，来保证档案管理工作的系统的完善。再次，制定定出更加合理的岗位责任的制度要求，而且明确要求每个岗位的职责和任务.而且一定要熟悉每个人自己的工作流程，认真且严格的完成自己工作任务。单位要帮助企业员工档案管理人员做好培训工作，吸引更多优秀的企业档案管理人员，为企业档案管理信息化建设工作的开展奠定基础。

2.3促进档案管理工作现代化的实现

为了加强档案管理工作的现代化和信息化建设，首先，单位要加大资金投入力度，建设档案信息化管理所必须的网络等硬件、计算机、档案室等设施，以及必要的软件信息系统和档案数据库，并且做好档案的管理工作，保证档案资料的安全性和完整性，为档案的查找利用提供十分便利的条件。其次，档案管理人员的素质加上企业管理培训，从而使档案信息化管理操作技能和计算机技术水平得到提升，这样才能满足档案信息化管理工作及现代化要求。与此同时，在新媒体时代，档案管理人员应该更多地关注当前媒体技术的发展，档案工作的进展、动态，让公众及时了解，促进与提升档案信息的利用率。同时我们需要将数字信息化技术广泛的在档案的建立者以及档案的管理部门之间能够广泛的应用，使得档案管理能够拥有一个专门的系统实现档案材料的保存"管理"利用一体化，这也将为档案的发展提供一个巨大的飞升空间。

结语

综上所述，现阶段我们国家的档案管理的工作中存在许多的弊端及不足，我们要在提高对档案管理的工作提高认识的同时，充分利用现代化社会发展的科技技术，做到档案工作的与时俱进不断创新，开拓档案管理工作的新局面。

参考文献

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[2]徐章蕊.新形势下做好档案管理工作的思考[J].商，2013（08）.

[3]李淑华.新时期民政局如何更好地开展档案管理工作[J].才智，2013（24）.

作者简介

刘丽（1982--）；女；籍贯：黑龙江省甘南县甘南镇；本科；馆员；研究方向：档案管理。