关于人事档案社会化管理模式的探讨

管海迪

【摘要】随着社会的快速发展，档案工作加快了自身改革的步伐。在这种情况下，提出了人事档案社会化管理的理论，即人事档案管理工作开始面向社会，由社会化管理机构承担档案管理职责，通过专业化、现代化和集约化的管理来有效的实现人事档案信息资源共享的开发利用，从而更好的满足各方面的服务需求。这是一种人事档案管理的全新模式，文中针对人事档案管理的必要性进行了分析，并进一步对人事档案社会化管理的具体措施进行了阐述。

【关键词】人事档案；社会化管理；必要性；具体措施

一、人事档案社会化管理的必要性分析

（一）人才流动是人事档案社会化管理的根本原因

在市场经济环境下，人才流动已成为非常普遍的现象，这就导致越来越多的“社会人”产生。我国人事档案管理遵循“档随人走”的原则，这就使“单位档”转变为“社会档”的档案数量急剧增加，对于这些流动人员人事档案迫切需要建立相关的管理机构。因此人事档案社会化管理服务机构应动而生，主要从事人事档案代理工作，具有较强的社会性。

（二）人事档案管理出现的新问题迫使人事档案管理改革

由于人才流动的日益加剧，人事档案管理工作中出现许多新的问题，不仅存在擅自扣挡和建档的现象，而且档案丢失、弃档、收集困难、转递混乱等情况普遍存在，这些问题的存在，需要相关管理机构需要对人事档案管理工作进行规范，加快推动了人事档案管理改革的步伐。

（三）人才信息的争夺迫使人事档案信息服务社会化

近年来，人才信息的争夺不断加剧，人事档案社会化管理机构作为人才信息的搜集者、保管者及提供者，对人才信息进行合理开发，从而为社会发展提供各种人才信息服务，这不仅是人事档案社会化管理机构的社会职能体现，同时也是时代发展的必然要求。

二、人事档案社会化管理的具体措施

（一）设置社会化的人事档案管理机构

在人事档案社会化管理模式下，要求人事档案要从单位走出来，走向社会。人事档案社会化管理机构改承担着人事档案和信息资源整合的重要任务，通过对人事档案和信息资源进行集中保管、集中开发，从而实现人事档案的统一管理。人事档案社会化管理机构在对人事档案信息整合和管理工作中，可以建立全国行业联网，从而实现人事档案信息的网络传递，建立人事档案社会化管理行业网，在运行成熟后，人事档案社会化管理机构则可以通过广域网，以网站的形式来连接社会各个终端，从而为社会群体提供信息查询和利用服务。

人事档案社会化管理模式下，对于一些具有较强政治性和保密性的国家党政机关人员和军人档案，社会化保管机构则需要采用事业单位性质，并隶属于党政军各部门在全国按行政区划在各地设置专门的人事档案社会化管理机构，对同一级党政机关及军队军人的人事档案进行管理，同时本级组织部门、人事部门、档案部门及军队政治部门等履行指导及协调的职责。对于一些国有企事业单位及非国有企业、社会团体的人事档案，由于需要保密的内容较少，开放程度和流动性较大，这类档案具有较强的社会性，在对这部门档案保管过程中，可以采用现代企业的运作方式，利用先进的管理手段及周动的服务来更好的满足社会和市场的需要。对于学生档案，由于流动性和社会性较弱，档案数量较少，这类档案可以由学校暂时管理，学生步入社会后，再由人事档案社会化管理机构进行管理。

（二）建立适应社会化管理的收集策略

人事档案社会化管理中由于计算机、网络等相关技术的运用，辅之以相应的输入输出设备，可以实现档案由实态到虚拟的转变，使逻辑收集即信息收集成为可能。人事档案的物理收集与逻辑收集，就是社会化管理机构只收集和保管人事档案记录对象本人在非现在任职单位形成的档案材料（以下称一级材料）实体，如本单位需要查阅利用，可通过网络进行链接、下载、查看。而本人在现在单位逐渐形成的档案材料（以下称二级材料）实体，可由现在单位收集、保管，不必每年向社会化管理机构移交，但必须以扫描、数码拍摄等方式，依托网络传递的手段及时输送逻辑信息给社会化管理机构，由社会化管理机构将收集到的信息图形文件，运用相关软件转化为格式较小的文本文件，并与实体档案建立关联以保持人事档案信息内容的完整性，便于完整查阅。在人员发生单位间流动后，现单位转变为原单位，其保管该人二级材料的实体根据有关规定，及时移交到社会化管理机构，社会化管理机构通过对这部分二级档案材料的接收而实现对人事档案实体的完全收集，达到最终集中统一管理人事档案实体的目的。

（三）针对利用对象的不同有条件的开放人事档案

由于人事档案社会化管理服务对象的范围较广，在为本单位、协管及监督部门提供服务外，还需要为本人及非单位的查阅和利用提供服务。这种利用需要针对服务对象来提供不同的档案内容。在对本人提供查阅、利用服务时，对于本人填写、组织填写本人认可的材料可以对本人进行开放。同时以组织身份形成，代表组织决定的对本人的评价、考核、鉴定的材料也可以对本人开放。代表个人观点熂形成的评议、鉴定、检举及揭发等材料则不宜向本人开放。非本单位对个人人事档案信息的查阅、利用应在不侵犯个人隐私权、不损害他人正当利益的前提下进行。所以，对非本单位形成的档案材料，应由本人决定其开放内容和程度。

（四）完善与社会化管理相配套的法律、法规

人事档案社会化管理工作的顺利进行，必须在各级组织、人事、劳动、档案部门领导与监督，指导与协调下进行，必须有国家相关部门制定、执行的法律、法规作为保障。为保证人事档案社会化管理工作正规、有序、高效、健康地发展。人事档案社会化管理中隐私权的保护，是一个被社会普遍关注，又十分敏感的话题。目前我国还没有一部比较系统、全面地保护隐私权的立法，有关隐私权的法规，我国的隐私权立法明显滞后。而人事档案社会化管理中要求知情权、开放档案、广泛利用，恰恰激化了这一矛盾，因此应尽快为隐私权保护立法，或在档案法等法规中明确加入保护隐私权的条款以完善我国的法律、法规体系。可见，人事档案社会化管理变相地推动了我国法制化、民主化进程。

三、结束语

在市场经济环境下，人事档案管理已成为社会化的管理活动，这也加快推动了人事档案管理社会化的进程。人事档案社会化管理属于一项具有复杂性的系统工程，涉及的内容较多，而且现有的人事档案管理模式影响较为深远，因此要实现人事档案社会化管理还任重道远，需要循序渐进的进行。

参考文献

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[2]李翠屏.浅析人事档案管理服务的社会化[J].兰台世界，2012年14期.

[3]黄婉超.建立社会化开放式的人事档案管理模式[J].云南档案，2010年09期.